Choć obowiązek wystawiania faktur w KSeF dla niektórych podmiotów wejdzie w życie dopiero 1 kwietnia 2026 r., jednak już od lutego 2026 r. będą one musiały odbierać faktury przez system. KSeF nie ominie prawników. Oznacza to,
że kancelarie muszą być gotowe na zmiany już na początku przyszłego roku. Ministerstwo Finansów udostępniło możliwość pobierania certyfikatów KSeF.
Każda kancelaria ma obowiązek wystawiania faktur VAT w przypadku obsługi przedsiębiorców. W przypadku klientów indywidualnych (osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej) faktura wystawiana jest wyłącznie na ich żądanie.
Dlaczego KSeF to wyzwanie dla kancelarii prawnych? Wprowadza nowe zasady fakturowania dla klientów indywidualnych i zagranicznych, wraz z koniecznością mapowania załączników do faktur. Konieczna będzie weryfikacja i aktualizacja umów z klientami. Kancelarie będą miały do czynienia z obsługą faktur kosztowych z dwóch źródeł – KSeF i dotychczasowych metod.
Czym jest KSeF? Krajowy System e-Faktur (KSeF) jest systemem teleinformatycznym służącym w szczególności do: wystawiania, przesyłania, otrzymywania, dostępu, przechowywania faktur ustrukturyzowanych oraz nadawania lub odbierania uprawnień do korzystania z KSeF.
KSeF przydziela automatycznie unikatowy numer identyfikujący każdą wystawioną fakturę.
Aby rozpocząć korzystanie z KSeF, należy uwierzytelnić się w systemie. Uwierzytelnić może się przedsiębiorca albo osoba lub podmiot wskazany przez przedsiębiorcę. Przepisy wykonawcze określają możliwe metody uwierzytelnienia się w systemie (np. za pomocą Podpisu Zaufanego, podpisu kwalifikowanego lub pieczęci kwalifikowanej).
Termin wdrożenia obowiązkowego KSeF
Obowiązek wystawiania faktur w KSeF wystąpi od:
l 1 lutego 2026 r. dla przedsiębiorców, u których wartość sprzedaży (wraz z kwotą podatku) przekroczyła w 2024 r. 200 mln zł,
l 1 kwietnia 2026 r. dla pozostałych przedsiębiorców.
Otrzymywanie faktur przy użyciu KSeF będzie obowiązkowe już od 1 lutego 2026 r. (poza przypadkami wyłączonymi ustawowo, gdzie faktura jest przekazana w sposób uzgodniony).
Ważne jest to, że do KSeF nie będą przesyłane faktury proforma, faktury wewnętrzne, dowody wewnętrzne, noty uznaniowe ani noty obciążeniowe czy rachunki w rozumieniu Ordynacji podatkowej. Jeśli chodzi o noty korygujące, to znikną one ostatecznie z obrotu gospodarczego. Z dniem
1 lutego 2026 r. zostaną uchylone przepisy dotyczące not korygujących, zatem nie będą one wystawiane ani w KSeF, ani poza KSeF.
Od 1 kwietnia 2026 r. wprowadzona zostanie możliwość wystawiania w KSeF faktur VAT RR i VAT RR KOREKTA dokumentujących nabycie produktów rolnych od rolników ryczałtowych. Wystawianie tych dokumentów przy użyciu KSeF nie będzie obowiązkowe. Jeżeli jednak rolnik ryczałtowy wskaże w KSeF nabywcę produktów rolnych jako uprawnionego do wystawiania faktur VAT RR i faktur VAT RR KOREKTA przy użyciu tego systemu, to do czasu odwołania tego wskazania nabywca będzie obowiązany wystawiać te faktury w KSeF.
Dla faktur VAT RR i faktur VAT RR KOREKTA przewidziana jest odrębna struktura logiczna FA_RR (1).
Certyfikaty do KSeF
Od 1 listopada 2025 r., zgodnie z harmonogramem Ministerstwa Finansów, pojawiła się możliwość pobierania certyfikatów KSeF. Ministerstwo Finansów udostępniło Moduł Certyfikatów i Uprawnień (MCU). Moduł będzie umożliwiał zarządzanie uprawnieniami w KSeF, składanie wniosków o wydanie certyfikatów oraz pobieranie certyfikatów na potrzeby korzystania z systemu. Resort informuje, że certyfikaty i uprawnienia, o które wystąpi się w MCU, będą miały moc prawną i będą służyć do korzystania z KSeF 2.0 od 1 lutego 2026 r.
Krajowy System e-Faktur jest oparty na modelu poświadczeń, tzn. wymagane jest uwierzytelnienie i autoryzacja danej osoby w systemie. Po uwierzytelnieniu się w systemie podatnik korzysta z KSeF w zakresie przeglądania, wystawiania i otrzymywania faktur ustrukturyzowanych. Poza podatnikiem w systemie może działać podmiot uprawniony przez tego podatnika. Możliwe jest również nadanie uprawnień do korzystania z KSeF, np. dla biura rachunkowego lub konkretnej osoby fizycznej.
Przewidziane są dwa sposoby nadawania, zmiany lub odbierania uprawnień:
– elektronicznie – za pomocą oprogramowania interfejsowego (ksef.mf.gov.pl) – podatnik lub inny uprawniony podmiot wskazuje wymagany zakres danych, w celu nadania, zmiany lub odebrania uprawnień;
– w postaci papierowej przez złożenie do właściwego naczelnika urzędu skarbowego zawiadomienia o nadaniu lub odebraniu uprawnień (ZAW-FA) do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur.
Możliwość nadawania lub odbierania uprawnień do korzystania z KSeF w postaci papierowej jest przewidziana dla podatników i podmiotów, którzy nie są osobami fizycznymi i nie mają możliwości uwierzytelnienia się za pomocą kwalifikowanej pieczęci elektronicznej.
W przypadku podatników będących osobami fizycznymi oraz komorników pierwotne uprawnienie o charakterze właścicielskim jest przypisane automatycznie. Osoba taka nie musi nic zgłaszać. Może korzystać z systemu, autoryzując się Podpisem Zaufanym lub kwalifikowanym podpisem elektronicznym. W przypadkach szczególnych, gdy osoba posiada kwalifikowany podpis elektroniczny, który nie zawiera w sobie NIP i PESEL, istnieje możliwość zgłoszenia tzw. odcisku palca podpisu. Należy to zrobić za pośrednictwem zawiadomienia ZAW-FA, aby przypisać podpis do danego podatnika. Zmiana czy odnowienie podpisu na kolejny niezawierający NIP
i PESEL wymaga kolejnego zawiadomienia.
Podatnicy, którzy nie są osobami fizycznymi i posiadają elektroniczną pieczęć kwalifikowaną zawierającą NIP, mogą korzystać z KSeF na podstawie pierwotnych uprawnień właścicielskich, bez zgłaszania ich w urzędzie skarbowym. W pozostałych przypadkach taki podatnik oraz organ egzekucyjny, aby korzystać z KSeF, musi za pośrednictwem zawiadomienia ZAW-FA wskazać osobę fizyczną uprawnioną do korzystania z KSeF. Osoba ta będzie miała także możliwość nadawania dalszych uprawnień drogą elektroniczną w ramach systemu.
Jak informuje resort finansów, generowanie certyfikatów w MCU jest rozwiązaniem tymczasowym przewidzianym na okres od listopada 2025 r. do końca stycznia 2026 r. Od lutego 2026 r. funkcjonalność będzie dostępna w KSeF 2.0 oraz w Aplikacji Podatnika KSeF 2.0. Uprawnienia nadane w MCU zostaną przeniesione do KSeF 2.0, a więc i do Aplikacji Podatnika KSeF 2.0.
Obowiązek podatkowy bez zmian
Należy podkreślić, że KSeF nie zmienia terminów wystawiania faktur, będą one dokładnie takie, jak wynika to z przepisów. Faktury będą zatem wystawiane najpóźniej do 15. dnia miesiąca następującego po dniu, w którym dokonano dostawy towaru albo wykonano usługę.
Ustawa wskazuje, kiedy powstaje obowiązek podatkowy, i te przepisy pozostają bez zmian, także w przypadku sytuacji, gdy ten obowiązek powstaje z datą wystawienia faktury np. w przypadku najmu, usług budowlanych, dostawy mediów. Te zasady się nie zmienią.
Faktury przez administrację będą przechowywane przez 10 lat, mimo że termin przedawnienia się nie zmienia i wynosi nadal pięć lat, ale zdarzają się sytuacje, kiedy jest dłuższy.
Każda faktura wystawiona w KSeF będzie miała kod QR, który zapewnia dostęp do tej faktury. Mamy dwa kody QR. Pierwszy kod to link do faktury, a drugi zapewnia autentyczność i możliwość zweryfikowania, czy podmiot ma uprawnienia do wystawienia dla tego NIP.
Są dwa tryby wystawiania faktur: ONLINE i OFFLINE 24, każdy wywołuje inne skutki. Tryb OFFLINE 24 będzie można stosować, jeśli mamy np. problem z Internetem. W trybie
OFFLINE 24 można też wystawić fakturę korygującą
Dostęp do danych a tajemnica zawodowa
KSeF umożliwi organom dostęp do każdej faktury niemal w czasie rzeczywistym. Trzeba wyraźnie podkreślić, że dane przechowywane w systemie będą wykorzystywane przez organy podatkowe na potrzeby czynności sprawdzających i kontrolnych, zaś w określonych sytuacjach będą udostępniane instytucjom, takim jak sądy, prokuratura czy Centralne Biuro Antykorupcyjne. Pojawiają się obawy, czy szczegółowe opisanie zakresu usług na fakturach przesyłanych do KSeF przez osoby wykonujące takie zawody, jak adwokat, radca prawny czy doradca podatkowy, może prowadzić do naruszeń tajemnicy zawodowej.
W tej kwestii ostrzega także samo Ministerstwo Finansów. Należy mieć na uwadze, że oszuści mogą spróbować wyłudzić poufne dane i narazić użytkownika KSeF na poważne konsekwencje finansowe i prawne. Dlatego należy traktować certyfikaty jak dane szczególnie wrażliwe, nie można ich udostępniać osobom nieupoważnionym, a także należy zachować szczególną czujność wobec prób wyłudzenia dostępu do certyfikatów.
Ministerstwo Finansów apeluje, żeby certyfikaty i dane do logowania do MCU traktować z taką samą uwagą jak dane logowania do bankowości elektronicznej czy karty płatnicze. Nie przekazywać ich osobom nieuprawnionym.
Ministerstwo podkreśla także, że istotne jest przetestowanie KSeF. Udostępnione już są dwa środowiska – środowisko testowe i środowisko demo, szczególnie polecane zwłaszcza dostawcom oprogramowania, aby mogli przetestować swoje aplikacje. 3 listopada uruchomiono warstwę graficzną aplikacji podatnika, a 15 listopada udostępniono wersję demo tej aplikacji.
Warto w ramach przygotowań zapytać dostawcę oprogramowania, czy przygotowuje do niego zmiany dostosowawcze, aktualizację umożliwiającą współpracę z KSeF.
Zatem KSeF to pewne wyzwanie dla branży prawnej. Prawnicy muszą mierzyć się na co dzień z dynamicznie zmieniającymi się regulacjami z dziedziny prawa, zwłaszcza podatkowego. Już od prawie 10 lat mamy do czynienia z digitalizacją sprawozdawczości podatkowej w Polsce, czego przykładami są Jednolite Pliki Kontrolne (JPK), raportowanie schematów podatkowych czy usługa Twój e-PIT. Organy podatkowe korzystają także z wielu innych cyfrowych narzędzi weryfikacyjnych, takich jak STIR, baza VIES czy biała lista podatników. Obecnie do tych wszystkich obowiązków dojdzie jeszcze KSeF. Jest on z pewnością ogromnym wyzwaniem.
