29 listopada 2025 r. (z wyjątkami) weszła w życie „cyfrowa” nowelizacja ustawy o Krajowym Rejestrze Sądowym (KRS) i niektórych innych ustaw (dalej: nowelizacja)[1]. W jej tle pojawia się odniesienie do dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1024 z dnia 20 czerwca 2019 r. w sprawie otwartych danych i ponownego wykorzystywania informacji sektora publicznego[2], w tym w szczególności przez zapewnienie dostępu do dynamicznych danych za pośrednictwem prawidłowo zaprojektowanych interfejsów API. Dodatkowo czeka nas pełna elektronizacja rejestru stowarzyszeń i innych organizacji społecznych i zawodowych, fundacji oraz samodzielnych publicznych zakładów opieki zdrowotnej (dalej: rejestr stowarzyszeń).
Pierwsza spektakularna zmiana polega na likwidacji obowiązku publikowania wpisów w KRS także w MSiG (art. 1 pkt 4 nowelizacji uchylający art. 13 ustawy o KRS[3]), na skutek czego KRS staje się jedynym, oficjalnym źródłem informacji. Przepis przejściowy stanowi, że w przypadku rozbieżności między wpisem do KRS a ogłoszeniem w MSiG opublikowanym przed dniem wejścia w życie nowelizacji obowiązuje wpis w KRS, jednakże osoba trzecia może powoływać się na treść ogłoszenia, chyba że podmiot wpisany do KRS udowodni, że osoba trzecia wiedziała o treści wpisu (art. 9 nowelizacji). Ma to oczywiście także swój wymiar deregulacyjny par excellence, a ustawodawca w uzasadnieniu nowelizacji wskazuje wprost, że jego celem jest przede wszystkim obniżenie kosztów ponoszonych przez przedsiębiorców oraz zmniejszenie obciążeń administracyjnych, przy jednoczesnym odciążeniu komórki Ministerstwa Sprawiedliwości obsługującej MSiG[4].
Co z tym API?
Zgodnie z nową procedurą dostępu do danych Centralnej Informacji KRS opisanej w przepisach art. 4c–4m ustawy o KRS Centralna Informacja KRS będzie miała możliwość udostępniania informacji z rejestru za pośrednictwem usług sieciowych tym podmiotom, które uzyskają zgodę Ministra Sprawiedliwości (MS), wydaną w drodze decyzji administracyjnej (art. 4c–4d ustawy o KRS). Ma to na celu zapewnienie podmiotom publicznym oraz podmiotom realizującym zadania publiczne możliwości dostępu do informacji z KRS za pośrednictwem usług sieciowych, na podstawie decyzji MS[5]. Będą one musiały wykazać przesłankę niezbędności przedmiotowego dostępu do danych zawartych w CI KRS, do realizacji przez ten podmiot zadań publicznych, jak również posiadanie i stosowanie urządzeń lub systemów teleinformatycznych, umożliwiających identyfikację osoby uzyskującej informacje z rejestru, zakresu informacji oraz daty ich uzyskania (art. 4e pkt 1–2 ustawy o KRS). Niezbędne będzie także udowodnienie przez podmiot wnioskujący do MS wdrożenia zabezpieczeń technicznych i organizacyjnych, adekwatnych do oszacowanego ryzyka, zapewniających poufność, integralność, dostępność i autentyczność przetwarzanych danych (art. 4e pkt. 3 ustawy o KRS), a sam MS będzie uprawniony do żądania szczegółowego wykazania spełnienia wyżej wymienionych przesłanek (art. 4h ustawy o KRS). Niewielka, wydawać by się mogło, zmiana techniczna ma szansę przełożyć się na ogromne znaczenie praktyczne, głównie dla celów integracji rejestrów publicznych i zautomatyzowania pobierania danych np. przez ZUS czy organy KAS.
Uproszczenie domniemań prawnych
Nowelizacja zmieniła dotychczasowe brzmienie przepisu art. 15 ustawy o KRS i obecnie to od dnia dokonania wpisu w KRS (a nie ogłoszenia w MSiG jak dotychczas) nikt nie może zasłaniać się nieznajomością ujawnionych wpisów, przy czym zachowany został wyjątek dotyczący czynności dokonanych przed upływem szesnastego dnia, z tym że konsekwentnie od dnia dokonania wpisu do rejestru. Ma to zapewnić pozytywny wpływ na pewność i bezpieczeństwo obrotu, ponieważ nikt nie będzie już więcej czekał na ogłoszenie czegokolwiek w MSiG[6].
Elektronizacja rejestru stowarzyszeń
Rejestr stowarzyszeń jest obecnie prowadzony zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej, ponieważ ustawodawca dopuścił taką możliwość, począwszy od 1 lipca 2021 r.[7], i umożliwił zainteresowanym składanie zarówno wniosków o wpis, jak i wniosków innych niż o wpis za pośrednictwem systemu teleinformatycznego (wciąż obowiązujący art. 19 ust. 3–4 ustawy o KRS). Ten stan prawny natomiast po dłuższym, bo trwającym kilkanaście miesięcy okresie vacatio legis, zostanie ostatecznie zmieniony z dniem 1 kwietnia 2027 r., od kiedy to wszystkie wnioski dotyczące podmiotu podlegającego wpisowi do rejestru stowarzyszeń będą mogły być składane wyłącznie w systemie teleinformatycznym (zmodyfikowany art. 9 ust. 1–1a ustawy o KRS zdanie drugie oraz uchylenie wyżej wymienionych przepisów art. 19 ust. 3–4 ustawy o KRS). Dotyczy to zarówno składania wniosków o wpis, wniosków innych niż o wpis, jak i wszelkich pism dotyczących tych podmiotów Ważną informacją jest również to, że akta rejestrowe prowadzone dotychczas w formie papierowej nie mają być (przynajmniej na razie) digitalizowane.
Ministerstwo Sprawiedliwości jako projektodawca wskazywało w uzasadnieniu projektu nowelizacji kilka aspektów, które legły u podstaw tej jednoznacznej decyzji o kursie na cyfryzację. Po pierwsze, dane statystyczne zebrane przez projektodawcę za okres od 1 lipca 2021 r. do 31 grudnia 2023 r.
pokazują, że na chwilę tworzenia projektu blisko połowa uczestników obrotu prawnego korzystała z wniosków w formie elektronicznej[8]. Po drugie, ministerstwo wyliczyło na bazie danych dotyczących zwracania wniosków składanych do rejestru stowarzyszeń, że nieprawidłowość ich wypełniania na koniec 2023 r. była na bardzo wysokim poziomie – ponad 34% stanowiły wnioski o rejestrację i ponad 25% wnioski o zmianę wpisu[9]. Po trzecie, uzasadnienie wskazuje na dane dotyczące zmniejszenia liczby zwracanych wniosków składanych do rejestru przedsiębiorców (po odejściu od papieru) z 25% do aktualnie stabilnego poziomu utrzymującego się poniżej 12%[10]. Wreszcie MS chce uniknąć bałaganu i niepotrzebnych kosztów drukowania akt spraw prowadzonych elektronicznie, ponieważ wciąż jeszcze nic nie stoi na przeszkodzie, aby po wniosku w postaci elektronicznej kolejny wniosek mógł być złożony na papierowych formularzach urzędowych (i odwrotnie)[11].
Z powyższych względów ustawodawca dopatruje się panaceum na poprawę funkcjonowania postępowania rejestrowego w zakresie rejestru stowarzyszeń w jego przymusowej elektronizacji. A konkretnie ministerstwo zamierza rozszerzyć osobom związanym z sektorem NGO wszystkie możliwości i udogodnienia, z których korzystają obecnie tylko przedsiębiorcy, włącznie z dokonywaniem czynności w oparciu o gotowe wzorce udostępnione w trybie S24 oraz czasem rozpoznania złożonego w tym trybie wniosku w terminie jednego dnia[12].
Likwidacja obowiązków gmin
Last but not least, uchylone zostały przepisy będące reliktami czasów minionych, tj. konkretnie przepisy art. 2 ust. 2 i 3 ustawy o KRS, na mocy których gminy jako zadania zlecone wykonywały czynności związane z prowadzeniem KRS, polegające na zapewnieniu zainteresowanym: wglądu do Polskiej Klasyfikacji Działalności (PKD – dostępna online na portalu MS), urzędowych formularzy wniosków wymaganych ustawą umożliwiających rejestrację spółek jawnych (oblig składania drogą elektroniczną od 1 lipca 2021 r.) oraz dostępu do informacji o wysokości opłat, sposobie ich uiszczania oraz o właściwości miejscowej sądów rejestrowych (system teleinformatyczny automatycznie sugeruje sąd oraz wylicza opłatę). W nowym stanie prawnym zbędna stała się też delegacja ustawowa dla MS, który miał określać w drodze rozporządzenia sposób wykonywania wyżej wymienionych czynności oraz sposób współpracy sądów rejestrowych i wójtów (burmistrzów, prezydentów miast) w tych sprawach.
Podsumowanie
Nowelizacja liczy sobie zaledwie pięć stron w formacie .pdf, choć w zasadzie zmieściłaby się na czterech. Tak mało tekstu prawnego wystarczy jednak, by poczuć z pełnym przekonaniem, że w tak ważnym obszarze dla obrotu prawnego, jakim bez wątpienia jest KRS, jesteśmy przenoszeni z dawnej, słusznie minionej epoki papierowych formularzy wprost do nowoczesnej rzeczywistości państwa cyfrowego. Życzmy sobie więcej takich aktów prawnych w 2026 roku!
[1] Ustawa z dnia 26 września 2025 r. o zmianie ustawy o Krajowym Rejestrze Sądowym oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. poz. 1556).
[2] https://eur-lex.europa.eu/legal-content/PL/TXT/PDF/?uri=CELEX:32019L1024 [dostęp: 8 stycznia 2026 r.].
3 Ustawa z dnia 20 sierpnia 1997 r. o Krajowym Rejestrze Sądowym (t.j. Dz.U. z 2025 r. poz. 869 z późn. zm.).
[4] Uzasadnienie nowelizacji, s. 3–4, https://www.sejm.gov.pl/Sejm10.nsf/druk.xsp?nr=1311 [ dostęp: 8 stycznia 2026 r.].
[5] Uzasadnienie nowelizacji, s. 1‒2.
[6] Uzasadnienie, s. 4.
[7] Ustawa z dnia 26 stycznia 2018 r. o zmianie ustawy o Krajowym Rejestrze Sądowym oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. poz. 398 z późn. zm.).
[8] Uzasadnienie, s. 8.
[9] Uzasadnienie, s. 12.
[10] Uzasadnienie, s. 13.
[11] Ibidem.
[12] Uzasadnienie, s. 14.
