NOWA SIEDZIBA KIRP

0

W przeddzień obchodów jubileuszu 40-lecia istnienia samorządu radców prawnych Krajowa Izba Radców Prawnych przenosi się do w pełni funkcjonalnego, odpowiadającego dzisiejszym potrzebom, a przede wszystkim – pierwszy raz w historii – własnego biura.

Piotr Olszewski
radca prawny
fot. OIRP w Warszawie

Przez blisko 40 lat Krajowa Izba Radców Prawnych niejednokrotnie zmieniała swój adres. Za każdym razem wykorzystując jednak wynajmowane powierzchnie biurowe. Wchodząc w kolejne dziesięciolecie istnienia samorządu, Krajowa Izba Radców Prawnych mieścić się będzie przy ul. Powązkowskiej 15 na warszawskim Żoliborzu.

Historia całego procesu, który doprowadził do otwarcia nowego, ważnego rozdziału funkcjonowania KIRP, sięga jeszcze 1995 r., kiedy powstał fundusz celowy, na którym gromadzono środki przeznaczone na sfinansowanie zakupu siedzib okręgowych izb radców prawnych i siedziby KIRP. Na decyzję o zakupie nieruchomości przyszło od tamtego czasu poczekać wiele lat. Poszukiwania odpowiedniej nieruchomości rozpoczęto w trakcie X kadencji samorządu. Wybór padł na będącą własnością irlandzkiej firmy nieruchomość zajmującą jedną kondygnację w pięciopiętrowym biurowcu. Transakcji zakupu dokonano ostatecznie w 2019 r. bez konieczności wspierania się środkami pochodzącymi z kredytu.

Proces inwestycyjny

Rok 2020 to czas opracowania projektów i dokumentacji technicznej, uzyskania decyzji związanej z pozwoleniem na budowę (wobec rozmiaru remontu i konieczności ingerencji w strukturę budynku i jego instalacje) oraz opracowania projektów aranżacji wnętrz. Pierwsze oferty wykonawców na wykonanie prac oraz wyposażenie pozyskano jeszcze w 2020 r. Oferty te, przede wszystkim z uwagi na oczekiwane wynagrodzenie wykonawców, były poddane bardzo wnikliwej analizie materiałowej i kosztowej. Efektem wielu spotkań z wykonawcami, oględzin realizacji przedstawianych przez wykonawców, negocjacji w zakresie proponowanych materiałów i oczekiwanego wynagrodzenia, a także weryfikacji zdolności wykonawczych, finansowych i doświadczenia oferentów było wyłonienie w kwietniu br. jednego wykonawcy inwestycji. Prace – najpierw wyburzeniowe, później kolejno budowlane i wykończeniowe oraz związane z wyposażeniem lokalu – rozpoczęły się w maju. Cały skomplikowany proces inwestycyjny skończył się w listopadzie – niemniej ostatnie tygodnie to okres wyłącznie formalnych działań lub oczekiwań na upływ terminów administracyjnych, umożliwiających rozpoczęcie korzystania z lokalu.

– Kilkumiesięczny okres realizacji inwestycji, biorąc pod uwagę jej skalę – a remont obejmował blisko 700 m2 powierzchni oraz wymagał ułożenia instalacji, wzniesienia przegród działowych, okładzin ściennych i pełnego wyposażenia lokalu w zabudowy stałe i meble, z zachowaniem wysokiej jakości prac – świadczy o operatywności
i sprawności wykonawcy, a tym samym dobrym jego wyborze – wskazuje Aleksandra Gibuła, Wiceprezes Krajowej Rady Radców Prawnych. – Poprzedzające rozpoczęcie prac nierzadko trudne negocjacje z wykonawcą dotyczące ustalenia warunków umowy, a później dyskusje na temat interpretacji treści umowy i sposobu procedowania czy ustalenia warunków zmiany umowy wbrew pozorom także należy ocenić pozytywnie. Oznacza to bowiem, iż wykonawca podchodził do procesu inwestycyjnego nie tylko pod względem wykonawczym, lecz także formalnym w pełni profesjonalnie.

Jak w przypadku każdej inwestycji bez względu na jej skalę, w trakcie jej realizacji pojawiały się problemy. Wiele trudności wynikało z faktu, że inwestycja obejmowała remont, który swoim zakresem dotykał części wspólnych budynku i konieczności przebudowy wielu istniejących już instalacji. – W aspekcie technicznym, jak się wydaje, wszystkie przeszkody, jakkolwiek z niemałym trudem, zostały usunięte, lecz sfera współpracy z właścicielami pozostałych części budynku niewątpliwie będzie jeszcze przedmiotem ustaleń. Największe problemy napotkaliśmy w zakresie ochrony przeciwpożarowej. Zapewnienie wszelkich niezbędnych wymogów w tej materii nastręczało wielu problemów, było też niezmiernie czasochłonne. Niemniej sfera ta nie mogła być przez nas pominięta ani załatwiona półśrodkami – chodzi przecież o bezpieczeństwo ludzi – przekonuje Aleksandra Gibuła.

– Cieszy nas możliwość zrealizowania tak ambitnego i pełnego nowych wyzwań projektu, jakim była aranżacja nowej powierzchni biurowej dla Krajowej Rady Radców Prawnych – wskazuje Jacek Nędza, prezes zarządu TECHBAU Budownictwo Sp. z o.o., spółki wyłonionej jako wykonawca prowadzonej inwestycji. – Muszę podkreślić, że pomimo wielu trudności, które pojawiały się podczas realizacji projektu, typowych przy tak dużych przedsięwzięciach, nasz zespół we współpracy z przedstawicielami KIRP stanął na wysokości zadania, tak aby współpraca przebiegła z pomyślnym rezultatem w postaci zakończenia remontu w zakładanych ramach czasowych.

Dużym wyzwaniem dla KIRP jako inwestora i wykonawcy była również konieczność takiej organizacji prac remontowo-budowlanych, która zapewni możliwość niezakłóconego działania osobom korzystającym z pozostałych lokali w budynku. – Poza drobnymi i akceptowalnymi uciążliwościami prace te nie powinny budzić zastrzeżeń ze strony aktualnych użytkowników budynku – mówi Wiceprezes Gibuła.

Jakie jest nowe biuro?

Koniecznym do osiągnięcia w całym procesie inwestycyjnym celem było doprowadzenie do takiego stanu rzeczy, aby nowa siedziba KIRP spełniała aktualne potrzeby całego samorządu radcowskiego. Zdaniem Wiceprezes Aleksandry Gibuły nowy lokal jest urządzony godnie, adekwatnie do prestiżu zawodu radcy prawnego, w sposób nowoczesny, ale równocześnie na tyle klasyczny, aby odpowiadać gustom wszystkich osób odwiedzających oraz pracujących i wykonujących czynności na rzecz samorządu z wykorzystaniem biura. – Nasza siedziba jest reprezentacyjna, a przede wszystkim jest pierwszą własną siedzibą samorządu radców prawnych – podkreśla wiceprezes.

Biuro zostało zaprojektowane jako sekwencja przestrzeni o charakterze reprezentacyjnym, zapewniającym komfort pracy zarówno dla przedstawicieli organów, pracowników administracyjno-biurowych, jak również dla gości przebywających w siedzibie KIRP okazjonalnie. – Naszą intencją jako projektantów było stworzenie funkcjonalnych przestrzeni odpowiadających potrzebom jej użytkowników podkreślających rangę oraz nobliwy charakter instytucji. Dlatego wnętrze zostało zorganizowane z uwzględnieniem strefowania na potrzeby każdej z powyższych grup użytkowników. Każdej ze stref zapewnione zostały komfortowe miejsca pracy biurowej, sale konferencyjne oraz miejsca spotkań mniej formalnych – wskazuje Anna Wojcieszek, architekt z pracowni Stoprocent Architekci, współpracującej z KIRP w zakresie wykonania projektów przebudowy biura. – We wnętrzu dominują szlachetne materiały wykończeniowe o uspokojonej kolorystyce. Dobrana została również roślinność sprzyjająca atmosferze chwili wytchnienia i relaksu podczas codziennej pracy. Założeniem projektu było również zapewnienie komfortu akustycznego niezbędnego dla poszczególnych pomieszczeń.

Funkcjonalność biura

Samorząd i zakres tematów związanych z jego funkcjonowaniem stale się rozrasta. Jak wskazują przedstawiciele władz krajowych, tendencja ta zapewne się utrzyma. – Oznacza to, że zakres tematów, jakimi jesteśmy obowiązani się zajmować i jakimi chcemy się zajmować, się powiększa. Tym samym nie są mi obce przemyślenia wykraczające poza zakupiony lokal, a mające zaspokajać nasze potrzeby oraz oczekiwania członków samorządu wobec KIRP – wskazuje Aleksandra Gibuła. – Oczywiście wiele spotkań, wiele wydarzeń będziemy w stanie obecnie zrealizować w nowej siedzibie, niemniej część prac będzie nadal musiała odbywać się poza nią, jak choćby posiedzenia Krajowej Rady Radców Prawnych.

Co ważne, znaczącej poprawie ulegną także warunki pracy pracowników biura oraz członków poszczególnych organów samorządu. – Cieszy mnie ten aspekt i liczę dzięki temu na jeszcze sprawniejsze pod względem organizacyjnym działanie samorządu – podkreśla Aleksandra Gibuła.

Nowe biuro KIRP zostało podzielone na kilka stref funkcjonalnych:

strefa wejściowo-recepcyjna. Znajduje się na kondygnacji +2 (I piętro) i dostępna jest poprzez hol wejściowy do budynku ze stanowiskiem ochrony znajdującym się na kondygnacji +1 (parter) za pomocą wind oraz z klatki schodowej. Hol windowy pełni również funkcję holu wejściowego. Naprzeciwko portali windowych zlokalizowana została lada recepcyjna.

strefa zarządu. Strefa zarządu z gabinetami Prezesa, Wiceprezesów, Sekretarza i Skarbnika KRRP, sekretariatem oraz małą salą spotkań znajduje się w północnej części biura. Pomieszczenia zlokalizowane zostały w części kondygnacji o całkowicie przeszklonej fasadzie. W całej strefie zarządu zaprojektowane oraz dobrane zostały meble o reprezentacyjnym charakterze gabinetowym.

strefa z salami konferencyjną i salą sądową. Strefa z salą konferencyjną i salą sądową Wyższego Sądu Dyscyplinarnego znajduje się w centralnej części planu nowego biura. Jej bezpośrednie sąsiedztwo ze strefą wejściową zapewnia kontrolę osób przybywających na spotkania oraz ogranicza przechodzenie gości do innych stref funkcjonalnych. Strefa ta przeznaczona jest dla użytkowników odwiedzających KIRP podczas szkoleń, konferencji, posiedzeń Prezydium, przesłuchań i rozpraw sądowych oraz innych. Sala konferencyjna dostępna będzie ze specjalnie poszerzonego w tym celu korytarza. W miejscu tym podczas przerw w posiedzeniach przewidziana została możliwość organizowana cateringu. W strefie tej została wygospodarowana odrębna garderoba wyłącznie dla gości KIRP. Sala sądu wyposażona została w stół sędziowski wyniesiony na podium. Stanowisko przesłuchań zostało zlokalizowane centralnie, stanowiska stron ze stołami i ławami po obu stronach sali. Dodatkowo zapewnione zostały miejsca dla publiczności.

strefa pracy administracyjno-biurowej. Strefa pracy administracyjno-biurowej znajduje się we wschodnim skrzydle planu biura, za strefą z salami konferencyjną i sądową. Strefa ta przeznaczona jest dla pracowników administracyjno-biurowych przebywających w siedzibie w pełnym wymiarze czasowym.

strefa zaplecza higieniczno-sanitarnego z pomieszczeniem socjalnym. Zaplecze higieniczno-sanitarne wraz z pomieszczeniem socjalnym i kuchnią znajduje się w południowo-zachodnim narożniku planu, obok ewakuacyjnej klatki schodowej.

Dodatkowo wzdłuż korytarza łączącego wszystkie strefy funkcjonalne zaprojektowane zostały lokalne poszerzenia o funkcji poczekalni przyrecepcyjnej oraz poczekalni Wyższego Sądu Dyscyplinarnego, które dla użytkowników mogą stanowić również miejsca spotkań mniej formalnych.


Maciej Bobrowicz

Prezes KRRP w latach 2007–2010, 2010–2013 i 2016–2020

Od maja 1995 r., kiedy to powstał fundusz celowy, było oczywiste, że będą tam znajdować się środki przeznaczone na sfinansowanie zakupu siedzib okręgowych izb i na siedzibę KRRP. Gdy zapadła decyzja o tym, że szukamy nieruchomości – naszej przyszłej siedziby – dysponowaliśmy kwotą z tego funduszu w wysokości 1 746 094,76 zł. Analizowaliśmy wariant zaciągnięcia kredytu i drastycznych cięć kosztów działalności KRRP. To drugie przyniosło taki efekt, że pozostałą część kwoty brakującą do ceny transakcji zaoszczędziliśmy! Kredyt okazał się zbędny. Chyba po raz pierwszy w historii KRRP udało się wypracować tak znaczną nadwyżkę finansową.

Poszukiwania siedziby zajęły nam sporo czasu. Dzięki ekspertom z rynku nieruchomości mieliśmy pełne rozeznanie, kto, co i za ile zamierza sprzedać. Wybór nie był prosty. Wybraliśmy nieruchomość o nowoczesnej bryle architektonicznej, będącą własnością spółki irlandzkiej. To spowodowało konieczność wyeliminowania ryzyk podatkowych i ryzyk związanych z trybem działania tej spółki, funkcjonującej w oparciu o prawo irlandzkie. Transakcja została zamknięta w 2019 r., a w 2020 r. kolejny prezes KRRP przejął pałeczkę i rozpoczął proces adaptacji nieruchomości na nasze potrzeby.

To, że mamy w końcu siedzibę, jest wysiłkiem wielu z nas: tych, którzy zainicjowali i powołali fundusz celowy, tych, którzy gromadzili na nim środki, i tych, którzy pracowali nad adaptacją zakupionego lokalu. Miałem olbrzymią satysfakcję, że to za mojej kadencji udało się tę wymarzoną siedzibę kupić.