AUTOMATYZACJA DLA URLOPU

0

Jesteśmy w sezonie wakacyjnym i chyba każdy radca prawny chciałby spowodować toczenie się jak największej liczby tematów niezależnie od jego urlopowej nieobecności. To przede wszystkim kwestia ustaleń i podzielenia obowiązków ze współpracownikami. Ale w wielu aspektach przydatne mogą być narzędzia automatyzujące pracę. Poza tym przecież nie zawsze mamy współpracowników.

Tomasz Palak
\radca prawny, prelegent, autor artykułów na http://tomaszpalak.pl/
i w prasie. Pięciokrotnie na podium konferencji I love marketing, występował również na Infoshare, TEDx Fuckup Nights i w licznych innych wydarzeniach. Wykładowca WSB, WSAiB, WSEI i UTH

Oczywiście są obszary, w których nasz udział jest konieczny i technologia nie może nas wesprzeć – choćby rozprawy czy rozmowy z klientami na żywo. Skupmy się jednak na płaszczyznach, w których jest nas łatwiej może nie zastąpić, ale wspomóc, a także na przydatnych w tym zakresie narzędziach.

Podstawy

Automatyzacją, z której przy okazji urlopu korzysta większość z nas, jest oczywiście mailowy autoresponder – powiadomienie o nieobecności. Z reguły podajemy w nim także ewentualną inną drogę kontaktu – na przykład swój numer telefonu czy namiary na któregoś ze współpracowników. Możemy jednak „pogrzebać” głębiej.

Bardzo zachęcam do poznania możliwości narzędzi takich jak IFTTT czy Zapier – pozwalają one na łączenie pozornie niepowiązanych programów i aplikacji. Najłatwiej będzie sprawdzić ich możliwości samodzielnie lub opowiedzieć o nich na przykładach – zastosuję tę drugą metodę.

Możemy niezależnie od respondera ustawić w filtrach e-maili, że te z danego adresu (klient) czy domeny (firma) trafiają do określonego folderu czy są przerzucane na inny z naszych adresów. Ale to nie wszystko – tu wkracza przykładowo IFTTT. Gdy coś trafi na ten „drugi” z naszych e-maili – a więc przejdzie wstępną selekcję – możemy o tym otrzymywać SMS. A więc jeśli podczas urlopu zdecydowaliśmy zaglądać w e-maile od X, to nie musimy sprawdzać skrzynki – możemy po prostu zajrzeć wtedy, gdy SMS poinformuje nas o takiej konieczności.

A skoro przy SMS-ach jesteśmy, IFTTT oferuje też możliwość „przerzucania” ich na e-mail. Oczywiście niekoniecznie nasz. Jeśli to telefon służbowy i nie spodziewamy się w tych wiadomościach jakichś prywatnych wyznań, wszystkie one automatycznie mogą bez naszego udziału trafiać do współpracownika.

A nieodebrane połączenia? Sam regularnie korzystam z funkcji, która umieszcza w moim kalendarzu pod koniec dnia roboczego ich listę i przypominajkę o oddzwonieniu. I znów – to oczywiście nie musi być mój kalendarz. Analogiczna funkcja istnieje także dla e-maili – a zatem jeśli podczas urlopu nie odbierzemy telefonu, informacja o tym może trafić do kogoś z załogi i ta osoba zajmie się oddzwonieniem.

Możliwości jest jeszcze więcej – choćby automatyczne zapisywanie załączników e-maili w chmurze. Do tej chmury może mieć dostęp również załoga i znów unikniemy kolejności przerzucania. Odpowiednia automatyzacja pozwoli nam na uniknięcie w toku urlopu działań takich jak informowanie o otrzymaniu telefonu czy SMS, przekazywanie załączników e-maili czy zaglądanie na skrzynkę z powodu oczekiwania na jedną konkretną wiadomość.

Obecność w internecie

Pisząc te słowa w lipcu, wiem, że do grudnia raz w tygodniu na moim blogu pojawiać się będzie nowy wpis – są ustawione na zapas w WordPressie. Co więcej, jestem w nim w stanie wygenerować linki do wpisów jeszcze nieopublikowanych – w tej chwili są niedziałające, ale od momentu publikacji jak najbardziej funkcjonalne.

Ta wiedza przyda się z kolei do opowieści o narzędziach do planowania postów w social mediach – przykładowo mogą być to Buffer czy Planoly. Dzięki nim mogę w tej chwili ustawić publikację wpisu na Facebooku na czwartek, Twitterze czy LinkiedIn dzień później i Instagramie na niedzielę. Da się tym sposobem zaplanować całe miesiące, na przykład z dużym wyprzedzeniem mieć gotowy okazjonalny wpis na Dzień Dziecka i tak dalej.

I da się również linkować, także do jeszcze nieistniejących wpisów blogowych wspomnianych przed momentem. Jestem zatem w stanie zaplanować post na LinkedIn zapraszający do wpisu, który również jest zaplanowany. A to nadal nie wszystko… Wróćmy do IFTTT.

Narzędzie umożliwia także przerzucanie treści między naszymi kanałami w mediach społęcznościowych – wszystkich lub na przykład takich, w których użyliśmy określonego sformułowania. Możliwa jest zatem przykładowo następująca „warstwowa” automatyzacja:

  • Opublikuj w środę mój nowy wpis na blogu.
  • W piątek zalinkuj do niego i zaproś na Instagramie.
  • Ponieważ w treści wpisu na Instagramie użyłem sformułowania „#nowywpisupalaka”, opublikuj go również na Twitterze dzień później.
  • Skoro wrzuciłem obrazek na Twittera, zapisz go w moim Dropboxie.

Z pewnością warto się tym pobawić nie tylko w kontekście spokoju na urlopie, ale po prostu poznania oferowanych przez narzędzia możliwości i zaoszczędzenia czasu na co dzień – takich kombinacji jak powyższe da się stworzyć więcej i mogą mieć więcej warstw. Jednocześnie warto zauważyć jeszcze jedno – nasze media społecznościowe mogą prowadzić się po prostu same. Obrazki „robią się” w Bannerbear, a cały fanpage można oddać w wirtualne ręce na przykład narzędzia FastTony.

Śledzenie prawa

Część z nas nie może sobie pozwolić na wypadnięcie z obiegu w zakresie tego, o czym się mówi w prawie. Dotyczy to nie tylko nowych przepisów, lecz także przykładowo pojawiających się w internecie publikacji. Na co dzień wiąże się to dla nas z koniecznością przeglądania dziesiątek stron i setek podstron – warto byłoby rozważyć wsparcie się technologią również na tej płaszczyźnie.

Zacznijmy od wstrzymania konieczności otwierania każdej ze stron tylko dla weryfikacji, czy jest coś nowego. Tu polecam narzędzie Feedly – jeśli na którejś ze śledzonych przez nas stron pojawi się coś nowego, ono zbierze te wszystkie „pojawienia” w jedno miejsce i będziemy mogli zweryfikować na przykład po nagłówkach, czy są warte naszej uwagi.

Nasza uwaga nie musi jednak wcale oznaczać wczytywania się w kilometrowe wywody – tu z kolei przyda się narzędzie QuillBot. Przy pomocy sztucznej inteligencji jest ono w stanie parafrazować, a więc również streszczać, podane mu teksty. A więc zrobi za nas pracę w stylu „wypunktuj najważniejsze tezy”. A jeśli materiał jest filmowy i potrzebna byłaby najpierw jego transkrypcja – warto zainteresować się Happy Scribe.

Natomiast do śledzenia typowych zmian w prawie, włącznie z ich drogą przez legislację, przydatne będzie narzędzie Vigilex. Dzięki niemu będziemy w stanie otrzymywać spersonalizowane raporty odnośnie do interesujących nas obszarów prawa, także z poszczególnymi etapami jego stanowienia, konsultacji itd. Oczywiście w wersji już „przeczytanej” przez technologię, uporządkowanej i przedstawionej w przejrzystej i przyjemnej w odbiorze formie. To mnóstwo zaoszczędzonego czasu bez utraty jakości naszego monitoringu, a może nawet z jej poprawą.

Inne płaszczyzny automatyzacji

Przykłady uproszczeń można by mnożyć. Nie musimy umawiać spotkań – nasi klienci mogą wpisywać się bez naszego udziału w nasz kalendarz przy pomocy Calendly czy Appoint.ly. PDF-y mogą się „czytać” po przekształceniu w docsy za pomocą narzędzi OCR czy CloudConvert, a być odsłuchiwane przy pomocy choćby zamiany tekstu na mowę w Wordzie.

Pozostając w temacie pakietu Office, dostępne w nim narzędzie Process Advisor może nauczyć się powtarzalnej czynności jak np. wystawienie faktury i wykonywać ją za nas.

Czasem podczas urlopu zdarza się, że ktoś bezzwłocznie doprasza się o podpisanie umowy albo akceptację zmian w dokumencie, od którego „wszystko zależy”. W takich przypadkach dobrze pamiętać o narzędziach do automatyzacji pracy na umowach i podpisywaniu ich online.
W platformie Pergamin od momentu wysłania dokumentu do akceptacji i podpisu online mija kilka minut, a umowę łatwo edytujemy w chmurze i podpisujemy SMS-em.

Warto uczestniczyć w spotkaniach z twórcami narzędzi ułatwiających naszą pracę i automatyzujących jak największą liczbę czynności, w których da się nas zastąpić – będziemy wówczas mieli więcej czasu na pozostałe lub po prostu na urlopowy wypoczynek. Sam mam przyjemność organizować tego rodzaju spotkania w ramach Komisji ds. Promocji, Marketingu i Wykonywania Zawodu w OIRP w Gdańsku.