Rozmowa z Prezesem Krajowej Rady Radców Prawnych Włodzimierzem Chróścikiem.
1 marca br. rozszerzyła się funkcjonalność Portalu Informacyjnego Sądów Powszechnych. To kolejny etap cyfryzacji postępowań. Czy środowisko pełnomocników jest przygotowane?
Każda zmiana w sposobie komunikacji z sądami wymaga czasu na oswojenie. Radcowie prawni ponoszą dużą odpowiedzialność. Pismo musi zostać wniesione prawidłowo, termin musi być dochowany, a doręczenie nie może budzić wątpliwości. Dlatego nowe narzędzia są początkowo przyjmowane z ostrożnością. Z drugiej strony wiem, że środowisko radców szybko dostosowuje się do zmian, jeśli ma dostęp do rzetelnej wiedzy i wskazówek.
Portal Informacyjny funkcjonuje od lat. Co w obecnych zmianach jest najważniejsze?
Rozszerzenie funkcjonalności portalu o możliwość składania wybranych pism procesowych w postępowaniach cywilnych i karnych. To rozwiązanie może usprawnić komunikację z sądami i przyspieszyć obieg dokumentów. Oznacza jednak konieczność świadomego korzystania z narzędzia, które staje się elementem procedury.
Jak podejść do zmiany, żeby uniknąć błędów?
Najważniejsze jest dobre przygotowanie, zanim pojawi się pierwsza pilna sprawa. Dlatego samorząd radców prawnych od lat przyjmuje zasadę, że każdej większej zmianie w wykonywaniu zawodu powinny towarzyszyć materiały objaśniające i szkolenia. W przypadku Portalu Informacyjnego przygotowaliśmy praktyczny przewodnik opracowany przez ekspertów Ośrodka Badań, Studiów i Legislacji. Publikacja porządkuje regulacje dotyczące korzystania z portalu i pokazuje, jak wykonywać poszczególne czynności procesowe w środowisku cyfrowym.
Czy taki poradnik jest konieczny do obsługi systemu?
Jest bardzo przydatny. Sam interfejs może wydawać się w miarę intuicyjny i przejrzysty, ale w pracy pełnomocnika kluczowe są szczegóły. Moment złożenia pisma, sposób jego podpisania, potwierdzenie doręczenia czy właściwe przypisanie dokumentu do sprawy mogą mieć konsekwencje procesowe. Największe trudności pojawiają się na początku. Dlatego uznaliśmy, że radcowie prawni powinni teraz otrzymać materiał, który krok po kroku pokaże prawidłowe korzystanie z portalu. To pozwala uniknąć sytuacji, w których ktoś uczy się metodą prób i błędów. Warto skorzystać także ze szkoleń oferowanych przez izby.
Czy cyfryzacja postępowań sądowych jest kierunkiem nieuniknionym?
Wszystko na to wskazuje – i dobrze, że się tak dzieje. Elektroniczna komunikacja z sądami zwiększa dostęp do informacji o sprawie, porządkuje obieg dokumentów i może przyspieszać postępowania. Warunkiem powodzenia tych zmian jest dobre przygotowanie uczestników procesu. Rolą samorządu zawodowego jest wspieranie radców prawnych w zdobywaniu nowych kompetencji. Robimy to poprzez szkolenia, publikacje oraz bieżące analizy zmian w przepisach i funkcjonowaniu sądów.
Czy to oznacza również zmianę organizacji pracy w kancelariach?
W wielu przypadkach tak. Do niedawna obieg dokumentów w kancelarii był w dużej mierze papierowy. Dziś coraz częściej pismo trafia do systemu elektronicznego, pełnomocnik podpisuje je podpisem kwalifikowanym, a zespół na bieżąco monitoruje status sprawy w portalu sądowym. Zmienia się kontrola terminów. Kiedy komunikacja z sądem odbywa się elektronicznie, kancelarie muszą uważnie śledzić pojawiające się doręczenia i informacje w systemie. W wielu miejscach oznacza to wprowadzenie nowych procedur pracy, a także nowych narzędzi informatycznych wspierających prowadzenie spraw. Jeszcze wiele jest do zrobienia. W systemie nadal brakuje kalendarza pełnomocnika, który ułatwiłby planowanie rozpraw czy urlopów radców prawnych.
Jaką radę dałby pan pełnomocnikom, zanim zaczną pracę z nową wersją portalu?
Nie zostawiać testów na ostatnią chwilę – poświęcić czas na spokojne zapoznanie się z zasadami działania systemu, zanim pojawi się konieczność złożenia pilnego pisma procesowego. Zachęcam do sięgnięcia po nasz przewodnik oraz do udziału w szkoleniach. Dzięki temu można przećwiczyć sposób działania portalu i uniknąć błędów, które w postępowaniu sądowym mogłyby okazać się kosztowne.
Wiem, że część radców prawnych z sentymentem wspomina „stare dobre czasy” papierowych akt i wizyt w sądzie z plikiem dokumentów pod pachą. Ale sposób wykonywania zawodu zmienia się szybko. Cyfrowe narzędzia coraz wyraźniej stają się naturalnym elementem pracy pełnomocnika i warto się z nimi zaprzyjaźnić.
Red.
