Wnoszenie pism procesowych za pośrednictwem Portalu Informacyjnego

Od 1 marca 2026 r. Portal Informacyjny Sądów Powszechnych umożliwia składanie wybranych pism procesowych w formie elektronicznej.
Zmiana, obejmująca postępowania cywilne oraz karne, ma znaczenie dla codziennej praktyki radców prawnych, zarówno w zakresie wykonywania czynności procesowych, jak i organizacji pracy w kancelarii.
Niniejszy artykuł jest próbą przybliżenia sposobu działania systemu
i odpowiedzi na pytania i wątpliwości zgłaszane przez pełnomocników.

5 sierpnia 2025 r. uchwalono ustawę o zmianie k.p.c., która rozszerzyła zakres komunikacji pełnomocników zawodowych i stron za pośrednictwem Portalu Informacyjnego^[1]. Główne zmiany dotyczą możliwości składania przez pełnomocników zawodowych niektórych pism do sądu za pośrednictwem portalu, możliwości wzajemnego doręczania przez pełnomocników w toku procesu pism procesowych za pośrednictwem portalu oraz poszerzenia kręgu podmiotów, którym sąd będzie doręczał pisma sądowe za pośrednictwem portalu o mediatorów stałych, komorników i strony, które zawnioskują o taki sposób doręczania. Od 1 marca 2026 r. każdy pełnomocnik ma możliwość wyboru złożenia pisma tradycyjnie w biurze podawczym lub pocztą albo skorzystania z darmowego wniesienia pisma lub przesłania go pełnomocnikowi przeciwnika procesowego za pośrednictwem Portalu Informacyjnego Sądów Powszechnych.

Możliwość ta od 1 marca 2027 r. stanie się obligatoryjną drogą składania pism do sądu, a złożenie pism pocztą lub w biurze podawczym będzie nieskuteczne. Roczny okres przejściowy pozwoli pełnomocnikom na zapoznanie się z nowymi możliwościami, przeszkolenie pracowników kancelarii czy zakup kwalifikowanego podpisu elektronicznego.

1. Zakres podmiotowy

1 lutego 2026 r. została uruchomiona nowa wersja Portalu Informacyjnego 3.0. Daje ona pełnomocnikom procesowym możliwość posiadania jednego konta, na którym mogą założyć różne profile w zależności od tego, w jakiej roli występują. Może zostać utworzony profil prywatny, profil pełnomocnika zawodowego, profil mediatora, profil biegłego i profil zależny. Utworzenie kilku profili wynika z faktu, że radca prawny będzie składał pisma w postaci elektronicznej jedynie, gdy będzie występował jako pełnomocnik strony w procesie cywilnym. W sytuacji gdy radca prawny występuje w innej roli procesowej (np. kuratora dla osoby nieznanej z miejsca pobytu), pisma procesowe będzie wnosił w postaci papierowej w biurze podawczym lub pocztą, także sąd będzie w takim wypadku dokonywał doręczenia w postaci tradycyjnej pocztą. Wyjątkiem w tym zakresie będzie sytuacja, gdy radca prawny, występujący w innej roli procesowej niż pełnomocnik strony, złoży do sądu wniosek o doręczanie pism sądowych za pośrednictwem Portalu Informacyjnego. Uprawnienie takie do
1 czerwca 2026 r. przysługuje stronom postępowania.

Radca prawny będzie mógł utworzyć na swoim profilu zawodowym tzw. konto zależne (dotychczas subkonto). Osoby wskazane jako użytkownicy konta zależnego będą mogły w imieniu radcy prawnego wnosić pisma do sądu za pośrednictwem Portalu Informacyjnego. Należy jednak pamiętać, że wnoszone przez użytkownika konta zależnego pisma procesowe będą musiały być uprzednio podpisane przez radcę prawnego kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym lub elektronicznym podpisem osobistym. Podpis na wnoszonym piśmie będzie automatycznie weryfikowany przez Portal Informacyjny, a wynik jego weryfikacji zostanie przekazany sądowi wraz z pismem i elektronicznym dowodem jego wniesienia. Brak podpisu na wnoszonym piśmie lub nieaktualność podpisu będzie brakiem formalnym.

Identyfikacja pełnomocnika – zgodnie z art. 126 § 3 k.p.c. do pisma procesowego należy dołączyć pełnomocnictwo albo jego uwierzytelniony odpis, jeżeli pismo to wnosi pełnomocnik, który wcześniej nie złożył pełnomocnictwa. Jeżeli pełnomocnik wnosi pismo procesowe za pośrednictwem systemu teleinformatycznego albo portalu informacyjnego, pełnomocnictwo udzielone w postaci elektronicznej albo jego elektronicznie uwierzytelniony odpis wnosi się wraz z tym pismem. W piśmie tym podaje się numer wpisu pełnomocnika na właściwą listę, w przypadku gdy pismo to jest wnoszone przez pełnomocnika strony będącego adwokatem, radcą prawnym lub rzecznikiem patentowym.

Podanie przez pełnomocnika numeru wpisu na listę spowoduje, że sąd będzie mógł zidentyfikować pełnomocnika w systemie ROBUS i nadać mu dostęp do sprawy nawet bez składnia wniosku w tym zakresie. Jeżeli dostęp do sprawy nie zostanie nadany z urzędu, sąd ma obowiązek nadać dostęp w terminie trzech dni roboczych od złożenia wniosku przez pełnomocnika.

2. Zakres przedmiotowy pism wnoszonych za pośrednictwem Portalu Informacyjnego

Ustawa z 5 sierpnia 2025 r. ograniczyła katalog pism wnoszonych przez pełnomocników za pośrednictwem Portalu Informacyjnego. Ograniczenie to wynika z braku akt elektronicznych w sądach. Brak ten powoduje, że akta będą w dalszym ciągu prowadzone w formie papierowej lub hybrydowej, co generować będzie konieczność drukowania przez sądy znacznej ilości pism i ich odpisów w celu doręczenia stronie występującej bez pełnomocnika. Planowane jest stopniowe rozszerzanie katalogu pism wnoszonych za pośrednictwem portalu wraz ze stopniowym wdrażaniem akt elektronicznych w sądach.

Pisma procesowe wnoszone za pośrednictwem Portalu Informacyjnego można podzielić na dwie grupy: pierwsza z nich to pisma wnoszone zarówno w pierwszej, jak i w drugiej instancji; druga to pisma wnoszone w toku postępowań odwoławczych i egzekucyjnych. Zgodnie z art. 125¹ § 2 k.p.c. adwokat, radca prawny, rzecznik patentowy, Prokuratoria Generalna RP lub prokurator wnosi za pośrednictwem Portalu Informacyjnego:

• zgłoszenie się do udziału w sprawie;
• zawiadomienia o wypowiedzeniu pełnomocnictwa procesowego;
• zawiadomienia, o których mowa w art. 136 § 1, 4 i 5 k.p.c. oraz art. 387¹ k.p.c.;
• oświadczenia w przedmiocie zgody na mediację;
• wniosek o przeprowadzenie posiedzenia zdalnego;
• apelację, zażalenie, z wyłączeniem zażaleń, o których mowa w art. 394¹ § 1 i § 1₁, lub skargę na orzeczenie referendarza sądowego;
• pisma procesowe w toku postępowań wywołanych wniesieniem apelacji, zażalenia lub skargi na orzeczenie referendarza sądowego;
• wniosek o doręczenie orzeczenia wraz z uzasadnieniem, jak również pismo uzupełniające braki formalne takiego wniosku;
• wniosek o nadanie klauzuli wykonalności tytułom egzekucyjnym, o których mowa w art. 777 § 1 i § 1₁, z wyłączeniem wniosków w przypadkach, o których mowa w art. 778¹, art. 778², art. 778³ , art. 787, art. 787¹ art. 788 oraz art. 789;
• wniosek o wydanie odpisu prawomocnego orzeczenia.

Zgłoszenie pełnomocnika do udziału w sprawie i zawiadomienie o wypowiedzeniu pełnomocnictwa

Pełnomocnik powinien zgłosić swój udział w sprawie, składając pismo za pośrednictwem Portalu Informacyjnego na każdym etapie postępowania. W postępowaniu w pierwszej instancji pełnomocnik musi zgłosić swój udział w sprawie za pośrednictwem Portalu Informacyjnego, ale jednocześnie nie może złożyć w ten sposób do sądu pisma procesowego z uwagi na treść art. 125³ § 2 k.p.c. Przepis nie wymaga, by w postępowaniu pierwszoinstancyjnym pełnomocnik składał pismo procesowe w imieniu strony fizycznie (pocztą lub przez biuro podawcze) i aby jednocześnie odrębnie składał przez portal zgłoszenie się do udziału w sprawie, dołączając załącznik w postaci elektronicznej lub skanu pełnomocnictwa podpisanego podpisem kwalifikowanym. Odrębne fizyczne złożenie pisma procesowego i odrębne zgłoszenie się do udziału w sprawie pełnomocnika przez portal może być uzasadnione w sytuacji, gdy pełnomocnik dysponuje pełnomocnictwem udzielonym w formie elektronicznej, tj. podpisanej kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym lub elektronicznym podpisem osobistym.

Aby zapewnić prawidłowe funkcjonowanie przepisu, należy dopuścić w pierwszej instancji możliwość zgłoszenia się pełnomocnika do udziału w sprawie w piśmie procesowym wraz ze złożeniem pełnomocnictwa w formie pisemnej. Obligatoryjne zgłoszenie się pełnomocnika do udziału w sprawie za pośrednictwem portalu należy ograniczyć do sytuacji, w której zgłoszenie takie nie jest połączone ze złożeniem pisma procesowego przez pełnomocnika.

Zawiadomienia, o których mowa w art. 136 § 1, 4 i 5 k.p.c. oraz art. 387¹ k.p.c.

Pełnomocnik ma obowiązek informowania sądu o zmianie adresu swojego i adresu strony. Zawiadomienie takie powinno być wniesione za pośrednictwem portalu. Jeżeli zawiadomienia takiego dokonuje strona osobiście, to nie tylko nie ma wymogu, lecz nawet możliwości wniesienia takiego pisma za pośrednictwem portalu. Zawiadomienie musi zostać w takim przypadku wniesione fizycznie w biurze podawczym sądu lub pocztą.

Oświadczenie w przedmiocie zgody na mediację

Wymienione w art. 125¹ § 2 pkt 4 k.p.c. oświadczenie w przedmiocie zgody na mediację może obejmować zarówno:

• zgodę na mediację, jak i 
• sprzeciw wobec mediacji złożony na podstawie art. 183⁸ § 2 k.p.c.

Obydwa rodzaje oświadczeń mieszczą się w pojęciu „oświadczenia w przedmiocie zgody na mediację” i jeżeli są składane przez pełnomocnika, powinny być wniesione za pośrednictwem Portalu Informacyjnego.

Wniosek o przeprowadzenie posiedzenia zdalnego

Wniosek o przeprowadzenie posiedzenia zdalnego złożony w trybie art. 151 § 3 zd. 1 k.p.c. wymaga wniesienia za pośrednictwem Portalu Informacyjnego, jeżeli jest składany przez pełnomocnika jako wniosek samodzielny. Artykuł 125¹ § 2 k.p.c. wymaga wniesienia przez pełnomocnika zawodowego za pośrednictwem portalu wniosku o przeprowadzenie posiedzenia zdalnego.

Powstaje pytanie, w jakiej formie pełnomocnik ma zgłosić zamiar zdalnego udziału w posiedzeniu zdalnym przewidziany w art. 151 § 5 zd. 1 k.p.c., jeżeli wcześniej nie składał wniosku o rozprawę zdalną. Wykładnia funkcjonalna art. 125¹ § 2 w zw. z art. 151 § 5 zd. 1 k.p.c. prowadzi do wniosku, że zgłoszenie zamiaru zdalnego uczestnictwa w rozprawie nie jest pismem obligatoryjnie wnoszonym za pośrednictwem Portalu Informacyjnego, tym bardziej że zgodnie z art. 151 § 5 zd. 1
in fine k.p.c. do skutecznego zgłoszenia wystarcza zachowanie formy określonej w art. 226¹ pkt 2 lit. b k.p.c., tj. za pomocą środków porozumiewania się na odległość, o ile dają one pewność co do osoby składającej oświadczenie (np. e-mailem) przy jednoczesnym wskazaniu adresu poczty elektronicznej. Z użycia w art. 226¹ pkt 2 lit. b k.p.c. bardzo ogólnego określenia „środki porozumiewania się na odległość” można wywieść możliwość zgłoszenia takiego wniosku także i za pośrednictwem Portalu Informacyjnego, który jest przecież środkiem porozumienia sią na odległość pełnomocnika i sądu.

Apelacja, zażalenie, skarga na orzeczenie referendarza

Złożenie środka zaskarżenia za pośrednictwem Portalu Informacyjnego spowoduje, że po uzupełnieniu braków formalnych sąd będzie przesyłał stronie przeciwnej apelację. Możliwe będą następujące sytuacje procesowe przy doręczeniu odpisu środka zaskarżenia:

a)         po obu stronach procesu występują pełnomocnicy profesjonalni – sąd doręcza odpis środka zaskarżenia pełnomocnikowi za pośrednictwem Portalu Informacyjnego w postaci elektronicznej;

b)         środek zaskarżenia składa pełnomocnik profesjonalny przez Portal Informacyjny, a przeciwnik procesowy nie jest reprezentowany przez pełnomocnika profesjonalnego – sąd drukuje środek zaskarżenia oraz załączniki i przesyła je pocztą (sąd może także skorzystać z wydruku centralnego). Jeżeli jednak strona wnosiła o doręczanie jej korespondencji za pośrednictwem Portalu Informacyjnego, to sąd doręczy stronie środek zaskarżenia z załącznikami w postali elektronicznej przez portal;

c)         środek zaskarżenia składa strona niereprezentowana przez pełnomocnika w formie papierowej – sąd przesyła odpis apelacji papierowej pocztą na adres pełnomocnika przeciwnika procesowego lub wykonuje skan apelacji i załączników i doręcza skan pełnomocnikowi za pośrednictwem Portalu Informacyjnego;

d)         środek zaskarżenia składa pełnomocnik profesjonalny w formie papierowej (tylko w okresie od 1 marca 2026 do 1 marca 2027 r.) – sąd przesyła odpis apelacji papierowej pocztą na adres pełnomocnika przeciwnika procesowego lub wykonuje skan apelacji i załączników i doręcza skan pełnomocnikowi za pośrednictwem Portalu Informacyjnego.

Mimo wynikającej z art. 369 § 3 k.p.c. możliwości złożenia środka zaskarżenia bezpośrednio w sądzie odwoławczym w praktyce za pośrednictwem Portalu Informacyjnego będzie można skierować wyłącznie do sądu pierwszej instancji. Na etapie wnoszenia apelacji brak jeszcze sygnatury sprawy apelacyjnej czy zażaleniowej, co uniemożliwi wypełnienie metryki składanego pisma. Do sądu drugiej instancji w okresie przejściowym można złożyć środek zaskarżenia w postaci papierowej.

Odpowiedź na środek zaskarżenia pełnomocnik może złożyć w formie elektronicznej za pośrednictwem Portalu Informacyjnego niezależnie od tego, w jakiej formie został przesłany środek zaskarżenia.

Wniosek o doręczenie orzeczenia wraz z uzasadnieniem, jak również pismo uzupełniające braki formalne wniosku

Składając wniosek o uzasadnienie, należy jako załącznik złożyć skan dowodu uiszczenia opłaty kancelaryjnej w wysokości 100 zł. Docelowo będzie można wnieść opłatę także przez bramkę płatniczą po jej zintegrowaniu z portalem.

Wniosek o wydanie odpisu prawomocnego orzeczenia

Wniosek o wydanie odpisu prawomocnego orzeczenia jest składany za pośrednictwem Portalu Informacyjnego niezależnie od tego, czy orzeczenie uprawomocniło się na skutek braku wniesienia środka odwoławczego, czy też po rozpoznaniu przez sąd odwoławczy środka zaskarżenia.

Wniosek o nadanie klauzuli wykonalności tytułom egzekucyjnym, o których mowa w art. 777 § 1 i § 11 k.p.c.

Przepis ten odnosi się do tytułów egzekucyjnych wskazanych w art. 777 § 1 i 1¹ k.p.c., mimo że artykuł 777 k.p.c. nie zawiera przepisu § 1¹. Jest to błąd legislacyjny – ustawodawcy chodziło zapewne o tytuły egzekucyjne, o których mowa w § 1 pkt 1
i 1¹ k.p.c., a więc tytuły pochodzące od sądu lub znajdujące się w aktach sprawy, których nie trzeba załączać do wniosku o nadanie klauzuli wykonalności. Skutkiem błędu redakcyjnego w treści art. 125¹ § 2 pkt 9 k.p.c. może być sytuacja, że obejmie on wnioski o nadanie klauzuli wykonalności wszystkim tytułom egzekucyjnym wskazanym w art. 777 § 1 k.p.c., zatem także i innym orzeczeniom, ugodom i aktom wymienionym w całym § 1. Są to jednak tytuły egzekucyjne pochodzące od organów innych niż sądy, niebędące w posiadaniu sądu, które wierzyciel ma w postaci papierowej i które musi dołączyć w oryginale wraz z wnioskiem o nadanie im klauzuli wykonalności. Dokumenty te będą załącznikami, które będą musiały zostać przedłożone w oryginale w trybie art. 125² § 1 k.p.c. w terminie trzech dni od dnia wniesienia pisma procesowego.

Treść art. 125¹ § 2 pkt 9 k.p.c. jest skutkiem oczywistej pomyłki redakcyjnej ustawy i dokonanie jego wykładni prowadzić powinno do wniosku, że w ustawie chodzi o art. 777 § 1 pkt 1 i 1¹ k.p.c., a nie art. 777 § 1 i 1¹ k.p.c. Przepis dla czystości normatywnej powinien być jednak niezwłocznie znowelizowany.

Wyłączeniem objęte są wnioski, o których mowa w art. 778¹, art. 778², art. 778³ , art. 787, art. 787¹ art. 788 oraz art. 789 k.p.c.

Są to wnioski o nadanie klauzuli wykonalności:

• przeciwko wspólnikowi spółki osobowej ponoszącemu odpowiedzialność subsydiarną za zobowiązania spółki (art. 778¹ k.p.c.);
• przeciwko partnerowi prywatnemu odpowiadającemu subsydiarnie za zapłatę wynagrodzenia należnego podwykonawcy (art. 778² k.p.c.);
• przeciwko fundacji rodzinnej ponoszącej odpowiedzialność za zobowiązania fundatora (art. 778³ k.p.c.);
• przeciwko osobie pozostającej w związku małżeńskim (art. 787 k.p.c.);
• przeciwko małżonkowi dłużnika w związku z wierzytelnością powstałą z prowadzenia przedsiębiorstwa wchodzącego w skład majątku wspólnego małżonków (art. 787¹ k.p.c.);
• w przypadku przejścia uprawnień lub obowiązku po powstaniu tytułu egzekucyjnego (art. 788 § 1 k.p.c.);
• w przypadku nabycia przedsiębiorstwa lub gospodarstwa rolnego po uprawomocnieniu się tytułu egzekucyjnego (art. 789 k.p.c.).

3. Procedura złożenia pisma przez pełnomocnika za pośrednictwem Portalu

W celu złożenia pisma za pośrednictwem Portalu Informacyjnego pełnomocnik powinien dokonać szeregu czynności.

Uwierzytelnienie użytkownika uprawnionego do wnoszenia pism za pośrednictwem Portalu Informacyjnego (może nim być właściciel konta – radca prawny lub osoba, na którą założono konto zależne).

Wybranie zakładki „Biuro Podawcze” w Portalu Informacyjnym 3.0.

Wskazanie rodzaju pisma poprzez wybór z listy rozwijanej, z uwzględnieniem ograniczeń wynikających z przepisów prawa.

Wypełnienie metryki pisma (zestawu danych identyfikujących pismo w portalu, w szczególności: rodzaj pisma, wnoszący, wysyłający, adresat, sygnatura akt) albo zatwierdzenie metryki wygenerowanej automatycznie na podstawie danych z Portalu Informacyjnego. Rejestracja pisma obejmuje wskazanie sprawy, określenie adresatów (sąd i/lub pełnomocnik strony przeciwnej) oraz dodanie listy załączników, przy czym dokumentem wyróżnionym jest pismo procesowe.

Umieszczenie pisma w module „Biuro Podawcze”. Wymagania techniczne dla struktury i nazewnictwa plików (pism procesowych i załączników) określa załącznik nr 2 do rozporządzenia o wnoszeniu pism przez portal.

Dołączenie załączników, o ile są one wnoszone, w miarę możliwości z zachowaniem zgodności między numeracją i nazewnictwem załączników w piśmie oraz w Portalu Informacyjnym. Rozmiar pojedynczego załącznika wnoszonego za pośrednictwem portalu nie może przekraczać 100 MB. Dopuszczalne formaty danych dla pism procesowych i załączników składanych za pośrednictwem Portalu Informacyjnego określa załącznik nr 1 do rozporządzenia. Minimalne wymagania techniczne dla załączników będących odwzorowaniem cyfrowym określa załącznik nr 3 do rozporządzenia. Załączniki mogą być dodawane jako: dokumenty przekazywane przez Portal Informacyjny w postaci plików lub dokumenty podpisane poza Portalem Informacyjnym podpisem kwalifikowanym, zaufanym lub osobistym.

Podpisanie pisma właściwym podpisem, jeżeli nie nastąpiło to przed umieszczeniem pisma w portalu, dopuszczalne jest również podpisanie pisma poza portalem i złożenie go w module Biuro Podawcze Portalu w wersji już podpisanej.

Poświadczenie wybranych dokumentów podpisem elektronicznym, zaufanym albo osobistym – również poza portalem, z możliwością złożenia w Biurze Podawczym dokumentów już poświadczonych.

Wywołanie funkcji „Złóż pismo” w Biurze Podawczym (z możliwością zapisu wersji roboczych).

Automatyczne wygenerowanie elektronicznego potwierdzenia wniesienia pisma i jego udostępnienie w Portalu Informacyjnym. Datą wniesienia jest moment wywołania funkcji „Złóż pismo”, niezależnie od ewentualnego opóźnienia w wygenerowaniu potwierdzenia. Po wniesieniu pisma na koncie użytkownika prezentowana jest data wniesienia oraz generowany jest dokument z wynikiem weryfikacji podpisów pisma i załączników. Dokumenty te opatrywane są pieczęcią elektroniczną właściwego sądu apelacyjnego. Dokument weryfikacji podpisu zawiera informację o wyniku weryfikacji, dacie złożenia podpisu oraz danych osoby podpisującej; jego udostępnienie może nastąpić z opóźnieniem.

4. Podpisanie wnoszonych pism podpisem elektronicznym

Pismo procesowe wniesione za pośrednictwem Portalu Informacyjnego opatruje się

• kwalifikowanym podpisem elektronicznym,
• podpisem zaufanym albo
• podpisem osobistym.

Ustawa wymaga podpisania pisma wnoszonego do sądu w chwili jego wnoszenia. Możliwe jest jednak złożenie pisma w formie elektronicznej podpisanego uprzednio jednym z akceptowanych rodzajów podpisów elektronicznych. Uprzednio podpisane elektronicznie pismo będzie wnoszone jako załącznik. Po wniesieniu pisma na koncie, na którym umieszczono pismo procesowe, jest automatycznie prezentowana data jego wniesienia oraz generowany jest dokument zawierający wynik weryfikacji podpisów elektronicznych. Dokument zawierający wynik weryfikacji podpisu elektronicznego wnoszącego pismo zawiera informację o wyniku weryfikacji podpisu elektronicznego ze wskazaniem daty złożenia podpisu oraz imienia i nazwiska osoby, która go złożyła. Wynik weryfikacji podpisu elektronicznego opatrywany jest pieczęcią elektroniczną sądu apelacyjnego, którego dyrektorowi powierzono wykonywanie zadań związanych z utrzymaniem i rozwojem portalu informacyjnego zgodnie z art. 175da § 7 ustawy z dnia 27 lipca 2001 r.
– Prawo o ustroju sądów powszechnych.

5. Załączniki do pisma procesowego

Zgodnie z art. 128 § 2 k.p.c. do pisma procesowego wnoszonego za pośrednictwem portalu informacyjnego dołącza się załączniki utrwalone w postaci elektronicznej. Pełnomocnicy zawodowi mogą elektronicznie poświadczyć dokument w Portalu Informacyjnym (art. 129 § 2¹ k.p.c.). Umożliwi to pełnomocnikowi według jego wyboru dołączenie jako załącznika dokumentu w postaci cyfrowej z jego poświadczeniem za zgodność z oryginałem lub bez jego poświadczenia. Artykuł 129 § 2¹ k.p.c. wprowadził fakultatywne elektroniczne poświadczenie odpisów załączników. To pełnomocnik zdecyduje, czy wnoszony za pośrednictwem Portalu Informacyjnego odpis dokumentu zostanie poświadczony za zgodność z oryginałem czy też nie.

Wprowadzenie pisma w postaci pierwotnie papierowej do Portalu Informacyjnego będzie wymagało jego zeskanowania i załączenia do sprawy, a następnie wybrania opcji „uwierzytelniam” lub „potwierdzam za zgodność z oryginałem”. Zgodnie z art. 129 § 3 k.p.c. zawarte w odpisie dokumentu poświadczenie zgodności z oryginałem przez występującego w sprawie pełnomocnika ma charakter dokumentu urzędowego.

Skutkiem tej zmiany jest nowelizacja ustawy z dnia 6 lipca 1982 r. o radcach prawnych, gdzie dodano art. 6 ust. 4 w brzmieniu: „Radca prawny może poświadczyć dokument w postaci elektronicznej w systemie teleinformatycznym w sposób przewidziany w tym systemie”.

6. Co zrobić, gdy załącznik z uwagi na swoje właściwości nie będzie mógł zostać wniesiony za pośrednictwem Portalu Informacyjnego

Zgodnie z art. 125² § 1 k.p.c. w przypadku, gdy załącznik pisma procesowego, ze względu na jego właściwości, nie może zostać skutecznie wniesiony wraz z tym pismem za pośrednictwem Portalu Informacyjnego, załącznik ten wnosi się do sądu z pominięciem Portalu Informacyjnego, uprawdopodobniając tę okoliczność, w terminie trzech dni od dnia wniesienia pisma procesowego. W przypadku niedopełnienia tych obowiązków sąd pomija ten załącznik. Należy zauważyć, że termin do złożenia pisma fizycznie w sądzie określony został na trzy dni, a nie na trzy dni robocze.

Brak możliwości wniesienia załącznika wraz z pismem za pośrednictwem Portalu Informacyjnego może wynikać z jego rozmiaru, formatu lub z faktu, że załącznik ma formę fizyczną. Przykładowo nie ma możliwości złożenia za pośrednictwem Portalu Informacyjnego załącznika, który:

• jest w postaci papierowej, której nie można zeskanować w formacie A4 (mapy geodezyjne, projekty instalacji liniowych, projekty konstrukcyjne);
• jest w postaci fizycznej (próbki towarów, rzecz wadliwa);
• jest zbyt duży (ponad 100 MB);
• jest w formacie innym niż określone w rozporządzeniu MS (np. .gif);
• załącznik jest skompresowany (np. ZIP).

Na obecnym etapie wdrożenia problem będzie miał jednak znaczenie jedynie marginalne. W postępowaniu apelacyjnym niezwykle rzadko składane są dowody w takiej postaci.

7. Co zrobić, gdy wystąpi awaria lub
brak dostępu do Portalu Informacyjnego

Zgodnie z art. 125² k.p.c. w przypadku, gdy w dniu, w którym upływa termin do wniesienia pisma procesowego, wystąpią ograniczenia w dostępności Portalu Informacyjnego leżące po stronie sądu, uniemożliwiające wniesienie tego pisma, pismo to wnosi się najpóźniej w następnym dniu po dniu, w którym przywrócono dostępność tego portalu, niebędącym dniem wolnym od pracy ani sobotą. Jeżeli w ustalonym w ten sposób terminie wystąpią ponownie ograniczenia w dostępności Portalu Informacyjnego leżące po stronie sądu, stosuje się zdanie pierwsze. W piśmie procesowym należy uprawdopodobnić okoliczności, o których mowa w zdaniu pierwszym lub drugim.

Podsumowanie

Wprowadzenie składania niektórych pism do sądu za pośrednictwem Portalu Informacyjnego to kolejny krok na drodze informatyzacji wymiaru sprawiedliwości. Mimo szeregu obaw jest to rozwiązanie oczekiwane przez pełnomocników zawodowych. Spowoduje ono oczywiste oszczędności czasu i kosztów i da możliwość odejścia od papieru jako powszechnego medium komunikacji. Wprowadzenie komunikacji elektronicznej jest koniecznością w zdigitalizowanym świecie.

Zmiany w Portalu Informacyjnym – poradnik dla radców prawnych

Cyfryzacja wymiaru sprawiedliwości od kilku lat stopniowo zmienia sposób pracy pełnomocników procesowych. Jednym z najważniejszych narzędzi tej transformacji jest Portal Informacyjny Sądów Powszechnych – system teleinformatyczny, który z pierwotnego narzędzia do przeglądania informacji o sprawie przekształca się w platformę umożliwiającą prowadzenie coraz większej części czynności procesowych w środowisku elektronicznym. Krajowa Izba Radców Prawnych przygotowała poradnik, który ma pomóc radcom prawnym w praktycznym wykorzystaniu możliwości portalu oraz przygotować ich do kolejnego etapu informatyzacji wymiaru sprawiedliwości.

Publikacja omawia zarówno podstawowe zasady działania portalu, jak i najważniejsze funkcjonalności wykorzystywane w codziennej pracy kancelarii.

• W poradniku poruszone zostały następujące zagadnienia:
• zakres podmiotowy i przedmiotowy zmian w przepisach;
• składanie pełnomocnictwa w formie elektronicznej;
• podpisanie pism procesowych w Portalu Informacyjnym;
• formaty dla pism procesowych i załączników;
• poświadczanie załączników za zgodność z oryginałem;
• składanie załączników poza Portalem Informacyjnym;
• awarie – konsekwencje procesowe ograniczonej dostępności Portalu Informacyjnego;
• obieg dokumentów elektronicznych w sądzie;
• konta użytkowników w Portalu Informacyjnym;
• stosowanie art. 117³ k.p.c. w praktyce;
• doręczenia w Portalu Informacyjnym;
• zmiany w art. 132 k.p.c. i doręczenia wzajemne;
• zmiany w postępowaniu mediacyjnym;
• ugoda zawarta na posiedzeniu zdalnym;
• radca prawny – stały mediator a Portal Informacyjny.

r. pr. dr Anna Zalesińska, r. pr. dr Wojciech Lamik