Prawo pracy w czasie epidemii – wybrane zagadnienia

0

Skutki pandemii w obszarze szeroko rozumianego prawa pracy dosięgły wielu radców prawnych i aplikantów radcowskich. Niejednokrotnie przyszło zmierzyć się z wyzwaniami stosowania prawa stawianymi w trudnych pandemicznych warunkach. 
W części korzystano z dotychczasowych regulacji, ale równocześnie oczekiwano od ustawodawcy rozwiązań szytych na miarę rodzących się problemów. W niniejszym opracowaniu zwrócono uwagę na istotne zagadnienia uregulowane przepisami specustawy1.

Piotr Kapusta

radca prawny, doktor nauk prawnych, Instytut Nauk Prawnych Uniwersytetu Zielonogórskiego

Fot. Archiwum prywatne

Zagadnienia te zostały wybrane na podstawie własnych doświadczeń autora oraz najczęściej zgłaszanych trudności w stosowaniu prawa pracy będących skutkiem ograniczeń powodowanych epidemią wirusa SARS-CoV-2. Z uwagi na charakter opracowania
i ograniczenia objętościowe niemożliwe było przeprowadzenie w każdym przypadku szerokiego wywodu prawniczego wraz z uzasadnieniem zajmowanego stanowiska.

Stan epidemii a udzielanie urlopów wypoczynkowych

Konieczność zamknięcia zakładów pracy jest równoznaczna z niemożnością zapewnienia pracy pracownikom.
W warunkach niepewności sytuacji i konieczności wstrzymania produkcji z uwagi na czasowe zamknięcie zakładu pracy lub niemożności zapewnienia pracy wszystkim pracownikom niektórzy pracodawcy podejmowali działania zmierzające do korzystania przez pracowników w tym czasie z przysługujących im uprawnień do urlopu wypoczynkowego. Pracodawcy poszukiwali argumentacji w stanowisku, w którego myśl „tak samo jak przy sporządzeniu planu urlopów wniosek pracownika określający proponowany termin urlopu nie wiąże pracodawcy. O jego uwzględnieniu decydować będzie kryterium dotyczące potrzeb pracodawcy w zakresie zapewnienia funkcjonowania zakładu w sposób niezakłócony, normalny”[1]. Oczekiwali równocześnie, że owa normalność szybko powróci i będzie to czas odrabiania strat, a udzielanie wówczas urlopów nie będzie służyło dobru zakładu pracy[2].

Ustawodawca zdecydował się wprowadzić do specustawy art. 15gc, w którym przewiduje się, że w okresie obowiązywania stanu zagrożenia epidemicznego lub stanu epidemii, ogłoszonego z powodu COVID-19, pracodawca może udzielić pracownikowi,
w terminie przez siebie wskazanym, bez uzyskania zgody pracownika i z pominięciem planu urlopów, urlopu wypoczynkowego niewykorzystanego przez pracownika w poprzednich latach kalendarzowych, w wymiarze do 30 dni urlopu, a pracownik jest obowiązany taki urlop wykorzystać. O ile należy wyrazić zadowolenie z podjęcia przez ustawodawcę próby wyraźnego uregulowania jednostronnego kierowania pracowników na urlop przez pracodawcę, o tyle sposób jej realizacji budzi poważne zastrzeżenia. Rozstrzygnięcie możliwości wydania przez pracodawcę polecenia skorzystania z urlopu wypoczynkowego powinno zostać wprowadzone do Kodeksu pracy (dalej jako k.p.)[3] na stałe. Ewentualne zagadnienie ustanowienia przesłanek korzystania z tego rozwiązania pozostaje poza przedmiotem tego opracowania. Tego rodzaju zmiana powinna mieć charakter systemowy i odpowiadać na stanowiska zajmowane dotychczas w orzecznictwie i nauce prawa pracy. Nie znajduje uzasadnienia wprowadzenie limitu dni zaległego urlopu wypoczynkowego, który może być udzielony w trybie art. 15gc specustawy. Ustanowiony limit wraz
z umiejscowieniem regulacji w specustawie mogą mieć swoje skutki w przyszłości. Przeciwnicy możliwości jednostronnego kierowania pracowników na zaległe urlopy zyskują argument w postaci odwołania się do unormowania o charakterze szczególnym, ustanowionym tylko na czas epidemii, i to dopuszczającym zastosowanie tego trybu w odniesieniu do co najwyżej 30 dni urlopu zaległego. Rozwiązanie pozornie odpowiada na potrzeby pracodawców, a po zniesieniu stanu epidemii może stać się orężem
w zwalczaniu dotychczas stosowanych praktyk w udzielaniu zaległych urlopów pracownikom.

Praca zdalna – ekwiwalent za używanie własnego sprzętu

Praca zdalna stanowi nową instytucję prawną przewidzianą przepisami specustawy i nie jest tożsama z telepracą[4]. Zasadą jest, że narzędzia i materiały potrzebne do wykonywania pracy zdalnej oraz obsługę logistyczną pracy zdalnej zapewnia pracodawca. Ustawodawca dopuszcza równocześnie, że przy wykonywaniu pracy zdalnej pracownik może używać narzędzi lub materiałów niezapewnionych przez pracodawcę, pod warunkiem że umożliwia to poszanowanie i ochronę informacji poufnych i innych tajemnic prawnie chronionych, w tym tajemnicy przedsiębiorstwa lub danych osobowych, a także informacji, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę.

Używanie przez pracownika własnych narzędzi lub materiałów do świadczenia pracy w formie pracy zdalnej wiąże się z ponoszeniem dodatkowych kosztów, które nie powstałyby w razie świadczenia pracy w siedzibie pracodawcy (np. koszty energii elektrycznej lub dostępu do internetu), lub zwiększeniem utraty wartości prywatnych narzędzi i materiałów (np. w razie używania własnego sprzętu komputerowego). Dostrzegając wskazane wyżej okoliczności, pracodawcy niejednokrotnie podejmują decyzję o wypłacie ekwiwalentu służącego rekompensacie ponoszonych kosztów czy związanych z amortyzacją sprzętu, a wynikających ze świadczenia pracy w formie pracy zdalnej. Uzgodniona kwota jest zatem związana z kosztami ponoszonymi przez pracowników. W praktyce rodzą się wątpliwości co do konieczności opodatkowania i oskładkowania ekwiwalentów rekompensujących koszty pracy zdalnej pracowników.

Można przyjąć, że prezentowany rodzaj ekwiwalentu nie stanowi przychodu, co powoduje nie tylko skutek w zakresie podatku dochodowego od osób fizycznych, lecz także to, że taki ekwiwalent nie jest włączany w podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne. W odniesieniu do podatku dochodowego od osób fizycznych należy w pierwszej kolejności zauważyć, że za przychody ze stosunku służbowego, stosunku pracy, pracy nakładczej oraz spółdzielczego stosunku pracy uważa się wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne oraz wartość pieniężną świadczeń w naturze lub ich ekwiwalenty, bez względu na źródło finansowania tych wypłat i świadczeń, a w szczególności: wynagrodzenia zasadnicze, wynagrodzenia za godziny nadliczbowe, różnego rodzaju dodatki, nagrody, ekwiwalenty za niewykorzystany urlop i wszelkie inne kwoty niezależnie od tego, czy ich wysokość została z góry ustalona, a ponadto świadczenia pieniężne ponoszone za pracownika, jak również wartość innych nieodpłatnych świadczeń lub świadczeń częściowo odpłatnych[5]. Jednocześnie wolne od podatku dochodowego są ekwiwalenty pieniężne za używane przez pracowników przy wykonywaniu pracy narzędzia, materiały lub sprzęt, stanowiące ich własność[6]. Co do zasady ekwiwalenty są zatem opodatkowane podatkiem dochodowym od osób fizycznych.

Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w jednej z interpretacji indywidualnych[7] przyjął, że wypłacone kwoty ekwiwalentu za zużycie internetu i energii elektrycznej pracownikom wykonującym pracę zdalną nie będą stanowiły przychodu ze stosunku pracy
w rozumieniu art. 12 ust. 1 w zw. z art. 11 ust. 1 ustawy o PIT, i w związku z tym za bezprzedmiotową uznał ocenę takiej sytuacji z perspektywy zwolnienia określonego w art. 21 ust. 1 pkt 13 ustawy o PIT[8]. Przyjęciu wskazanego skutku nie stoi na przeszkodzie wypłata ekwiwalentu w formie zryczałtowanej. Należy mieć jednak na uwadze, że choć nie wymaga się dokładnej kalkulacji refundowanych kosztów (potwierdza to przywołana interpretacja), to jednak powinny one być ustalone w odniesieniu do zasad świadczenia pracy w formie pracy zdalnej, rodzaju wykorzystywanego sprzętu i jego energochłonności, cen energii elektrycznej itd.[9]

W odniesieniu do wpływu ekwiwalentu na podstawę wymiaru składek na ubezpieczenie emerytalne i rentowe wskazać należy, że jeżeli w ocenie organów administracji skarbowych ekwiwalent nie stanowi przychodu, to jednocześnie nie jest uwzględniany
w ustaleniu podstawy wymiaru składek[10]. W razie przyjęcia odrębnej interpretacji, czyli uznania, że ekwiwalent należałoby traktować jako przychód, który jednak korzysta ze zwolnienia z art. 21 ust. 1 pkt 13 ustawy o PIT, to zasadne będzie powołanie się na regulację, w której myśl podstawy wymiaru składek nie stanowi przychód będący ekwiwalentem pieniężnym za użyte przy wykonywaniu pracy narzędzia, materiały lub sprzęt, będące własnością pracownika[11]. Warto mieć na uwadze, że wskazane zasady stosuje się odpowiednio przy ustalaniu podstawy wymiaru składek osób wykonujących pracę na podstawie umowy agencyjnej lub umowy-zlecenia albo innej umowy o świadczenie usług, do której zgodnie z Kodeksem cywilnym stosuje się przepisy dotyczące zlecenia[12].

Praca zdalna a zasada lex loci laboris

Z racji charakteru publikacji nie ma możliwości poddania szerszej analizie związków pracy zdalnej z ustaleniem ustawodawstwa właściwego w zakresie systemu zabezpieczenia społecznego. Należy jednak zasygnalizować, że praca zdalna może rodzić skutki w zakresie ustawodawstwa właściwego w obszarze ubezpieczeń społecznych. Trzeba mieć na uwadze zarówno ogólne zasady wynikające z unijnych przepisów o koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego[13], jak i szereg regulacji zasad rządzących określaniem ustawodawstwa właściwego w razie sytuacji świadczenia pracy zdalnie spoza terytorium UE i EOG.

Obowiązujące w UE regulacje ustanawiają dwie zasady. Po pierwsze pracownik podlega tylko jednemu ustawodawstwu państwa członkowskiego (art. 11 ust. 1 rozporządzenia 883/2004). Po drugie osoba wykonująca w państwie członkowskim pracę najemną lub pracę na własny rachunek podlega ustawodawstwu tego państwa członkowskiego. Odstąpienie od wskazanych zasad możliwe jest na zasadzie wyjątku (art. 12 i art. 13 rozporządzenia 883/2004).
W pozostałych przypadkach należy badać treść unormowań kształtujących zasady podlegania ubezpieczeniom społecznym przez pracowników zatrudnionych przez polskiego pracodawcę, ale świadczących pracę z terytorium danego państwa – wówczas nie można wykluczyć nawet sytuacji powstania obowiązku podwójnego opłacenia składek – tu wymagane jest ustalenie zasad ustalenia ustawodawstwa właściwego w relacjach dwustronnych państw spoza UE i EOG.

Świadczenie pracy z terytorium innego państwa może mieć także skutki w obszarze materialnego prawa pracy. Podstawowy problem wiąże się z koniecznością zapewnienia wynagrodzenia minimalnego na poziomie obowiązującym w państwie, z którego terytorium praca jest świadczona. Dla pracodawców niemających doświadczeń z występowaniem elementów transgranicznych w delegowaniu ustalenie właściwych przepisów może rodzić trudności. Ich odnalezienie bowiem niejednokrotnie będzie wymagało wykroczenia poza regulacje ustawowe i sięgnięcia do przepisów układów zbiorowych pracy.

Badania lekarskie pracowników

Praktyczny problem rodzi się również w związku z treścią art. 12a specustawy. W odniesieniu do wstępnych i kontrolnych badań lekarskich ustawodawca przewiduje ułatwienie poprzez przyjęcie, że w przypadku braku dostępności do lekarza uprawnionego do przeprowadzenia badania wstępnego lub kontrolnego badanie takie może przeprowadzić i wydać odpowiednie orzeczenie lekarskie inny lekarz. W zakresie badań okresowych zdecydowano o zawieszeniu wykonywania obowiązków pracodawców związanych z kierowaniem pracowników na badania okresowe. Pierwsza wątpliwość wiąże się z pytaniem o możliwość kierowania na badania okresowe pomimo treści art. 12a ust. 1 pkt 1a specustawy. Uprawnienia takiego pracodawcom nie należy odmawiać. Ustawodawca wprost odnosi się tylko do zawieszenia obowiązku.

Drugi problem jest efektem pozytywnej odpowiedzi na pierwsze pytanie. Czy pomimo kierowania pracownika przez pracodawcę na badania okresowe pracownik może odmówić poddania się im? W tym przypadku także odpowiedź jest twierdząca. O ile pracodawca wydaje polecenie, które w zwykłych warunkach wiąże pracownika, o tyle w warunkach stanu epidemii konieczność poddania się badaniom okresowym uzależniona jest od woli pracownika. Trzeba bowiem pamiętać, że zgodnie z art. 31m ust. 1 specustawy orzeczenia lekarskie wydane w ramach wstępnych, okresowych i kontrolnych badań lekarskich, których ważność upłynęła po 7 marca 2020 r., zachowują ważność, nie dłużej jednak niż do upływu 180 dni od dnia odwołania stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii. Pracownik legitymuje się zatem nadal ważnym orzeczeniem lekarskim. Odmowa poddania się badaniu okresowemu nie powinna oddziaływać negatywnie na sytuację pracownika. Jednocześnie względy celowościowe, w tym nie tak trudne do przewidzenia znaczne obciążenie medycyny pracy po ustaniu stanu epidemii, uzasadniają korzystanie z możliwości badań, jeżeli tylko żadne obiektywne powody nie stoją temu na przeszkodzie.

Wskazane uwagi ograniczone zostały do wybranych zagadnień. Służyć miały one za przykład regulacji, których wprowadzenie było pożądane, jednak niejednokrotnie wybrana technika legislacyjna budzi wątpliwości. Ustanowienie określonych rozwiązań w specustawie powoduje, że rozwiązania normatywne w niej przewidziane przestaną obowiązywać wraz z okresem obowiązywania jej przepisów. Sprawdzające się unormowania powinny zostać włączone do przepisów k.p. Równocześnie wskazane regulacje wiązać się mogą z zagrożeniami w innych obszarach – w szczególności związek pracy zdalnej z zasadą miejsca świadczenia pracy, co rodzi po stronie pracodawców konieczność podjęcia zmodyfikowanych środków kontroli w zmienionych warunkach świadczenia pracy.


[1] A. Kosut [w:] Kodeks pracy. Komentarz. Tom II, red. K.W. Baran, Warszawa 2020, s. 1249. Pogląd przeciwny por. A. Dubowik, Zasada udzielania urlopu wypoczynkowego w naturze i plan urlopów,„Praca i Zabezpieczenie Społeczne” 2003, nr 5, s. 35.

[2] W tym kontekście trzeba pamiętać, że „pracodawca nie może zmusić pracowników do wykorzystania urlopów w sposób niezaplanowany w okresie niewykonywania pracy z przyczyn go dotyczących lub w trakcie przestoju. W razie wymuszenia urlopu niezgodnie z planem pracownik może dochodzić wynagrodzenia za czas gotowości do pracy, zachowując jednocześnie prawo do urlopu lub ewentualnie do ekwiwalentu za niewykorzystany urlop wypoczynkowy (por. post. SN z 10 kwietnia 1997 r., I PKN 112/97)” ‒ M. Nałęcz [w:] Kodeks pracy. Komentarz, red. W. Muszalski, Warszawa 2019, s. 597.

[3] Ustawa z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (t.j. z 2020 r. poz. 1320).

[4] Por. art. 675 i nast. k.p. Z zadowoleniem należy przyjąć informację o pracach nad wprowadzeniem pracy zdalnej do k.p.

[5] Art. 12 ust. 1 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz.U. z 2020 r. poz. 1426 ze zm.; ustawa o PIT).

[6] Art. 21 ust. 1 pkt 13 tamże.

[7] Interpretacja indywidualna Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 15 grudnia 2020 r., 0115-KDITZ.4011.739.2020.1.RS [online], https://sip.mf.gov.pl/faces/views/szczegoly/szczegoly-interpretacji-indywidualnej.xhtml?dokumentId=596094&poziomDostepu=PUB&indexAccordionPanel=-1#metryka [dostęp: 12 marca 2021 r.].

[8] Można było mieć wątpliwości, ponieważ w odniesieniu do ekwiwalentów wypłacanych telepracownikom wskazywano zarówno na to, że wypłacany ekwiwalent nie stanowi przychodu, jak też na możliwość korzystania z wyłączenia, o którym mowa w art. 21 ust. 1 pkt 13 ustawy o PIT (por. interpretację indywidualną Ministra Finansów z 19 października 2010 r., DD3/033/166/IMD/09/PK-1320, oraz interpretację indywidualną Szefa Krajowej Administracji Skarbowej z 5 stycznia 2019 r., DPP13/8221/38/3017/GTM).

[9] Na taką możliwość wskazywano już wcześniej w odniesieniu do ekwiwalentów wypłacanych w związku z telepracą, choć ryczałtowe określenie ekwiwalentu spotykało się także z dezaprobatą (por. interpretację indywidualną Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z 21 lutego 2012 r., IPPB2/415-943/11-4/AK).

[10] Zob. § 1 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 18 grudnia 1988 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (t.j. Dz.U. z 2017 r. poz. 1949).

[11] Zob. § 2 ust. 1 pkt 9 tamże.

[12] § 5 ust. 2 pkt 2 tamże.

[13] Zob. rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (WE) nr 883/2004 z 29 kwietnia 2004 r. w sprawie koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego (Dz.Urz. UE L z 2004 r. nr 166, poz. 1 ze zm.) oraz rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (WE) nr 987/2009 z 16 września 2009 r. dotyczące wykonywania rozporządzenia (WE) nr 883/2004 w sprawie koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego (Dz.Urz. UE L z 2009 r. nr 284, poz. 1 ze zm.).