Jaki program dla kancelarii?

0

Na początek ustalmy jeden bezsporny fakt: nie ma dziś kancelarii prawnej, nawet tej najmniejszej, która nie korzystałaby z nowoczesnej technologii. Nie musi ona być od razu na miarę przygotowań do lotu w kosmos, ale edytor tekstu czy choćby system informacji prawnej są dziś czymś normalnym i tak zwyczajnym, że aż… niezauważalnym. 

Apetyt rośnie jednak w miarę jedzenia i coś, co wystarczało 20 lat temu, dziś może wydawać się rozwiązaniem, łagodnie mówiąc, anachronicznym. Co więc wybrać z tak bogatej oferty rynkowej, że orientują się w niej w zasadzie tylko wyspecjalizowani znawcy branży?

Takie pytanie postawili sobie Bartłomiej Majchrzak i Ryszard Sowiński, autorzy wydanego przez Krajową Radę Radców Prawnych – a zainicjowanego przez Włodzimierza Chróścika, przewodniczącego Komisji Wspierania Rozwoju Zawodowego KRRP X kadencji, a obecnie Prezesa KRRP – raportu przedstawiającego najlepsze programy do zarządzania kancelarią prawną[1]

Słowem, radcowie prawni dostali do ręki praktyczny podręcznik mówiący, jak wybrać i wdrożyć najlepszy program do swojej kancelarii. Cały raport jest na stronie Krajowej Rady Radców Prawnych.

Dostępny jest już też obszerny i precyzyjny raport „Księga bezpieczeństwa komunikacji elektronicznej 
w pracy radcy prawnego. Część 2”[2]. Przedstawia on ocenę zgodności Exchange Online, Gmail, iCloud Mail dla celów działalności radców prawnych (autorzy: Maciej Gawroński, Katarzyna Kloc, Michał Ćwiakowski, Patrycja Szurmak) oraz bezpieczeństwo danych przechowywanych przez radców prawnych w wybranych chmurach autorstwa Damiana Nartowskiego i Karola Wątrobińskiego. Odsyłamy do lektury tych obszernych materiałów. 

W „Radcy” zerknijmy tylko na to, co wydawało się nam najważniejsze w raporcie dotyczącym najbardziej efektywnych programów do obsługi kancelarii prawnych.

SZYJ NA MIARĘ

Jak piszą autorzy, jeśli kancelaria „działa w małym i zwinnym zespole”, najistotniejsze jest narzędzie, które pozwoli zarządzać zadaniami w korelacji z kalendarzem. Akurat takich propozycji na rynku nie brakuje i nie są one kosztowne. Ponieważ nie ma jednak darmowego lunchu – pewne inwestycje związane z usprawnieniem pracy kancelarii będą niezbędne. Dotyczą one konieczności zatrudnienia lub przeszkolenia pracowników obsługujących nowe oprogramowania, które… przecież trzeba będzie jednak także kupić. 

Już w momencie ich zakupu można myśleć o zyskach, które przyniosą, ale na te trzeba trochę poczekać: będzie sprawnej i efektywniej, a to wiążę się z korzyściami finansowymi, ale nie od razu Kraków zbudowano. Wymierne efekty z wdrożonych oprogramowań pokażą się wtedy, gdy szefowie kancelarii będą potrafili precyzyjnie zdefiniować, co chcą osiągnąć i jakie są ich konkretne cele, do których dążą przy pomocy zakupionej technologii.

Aby posiąść tę wiedzę, potrzeba czasu – kancelaria nadal musi działać i być obecna na rynku. Jest rzeczą oczywistą, że w tym wyścigu do nowoczesności i efektywności przewagę mają te zespoły, które są otwarte na zmiany wewnętrznych procedur. Powinny one wiedzieć, dlaczego wdrażany jest dany program, kto z zespołu będzie w ten proces szczególne zaangażowany, jaka jest wizja docelowa zmian i w którym momencie będzie można powiedzieć, że zostały one zakończone. 

Jeśli kancelaria będzie chciała precyzyjnie dopasować program do swoich potrzeb, to powinna stworzyć listę powtarzalnych zadań oraz nawyków i wpisać ją w mapę dnia. Taka informacja pozwoli producentowi zaproponować najbardziej optymalne warianty oprogramowania. W przypadku dużych kancelarii konieczne będzie mapowanie procesów biznesowych. 

Jak piszą autorzy opracowania, „mapy procesów pozwolą na precyzyjne opisanie i przeanalizowanie tego, jak funkcjonuje kancelaria. Są narzędziem powszechnie wykorzystywanym w innych branżach i złożonych projektach wdrożeniowych. Dzięki standardowej metodologii stanowią pomost w zrozumieniu potrzeb klientów przez producentów narzędzia IT”. 

Należy też ciągle pamiętać, że większość oferowanych dziś rozwiązań do zarządzania kancelarią korzysta z przeglądarek internetowych, co skutkuje relatywnie niskimi wymaganiami sprzętowymi. Jakie one będą, okaże się po odpowiedzi na kilka podstawowych pytań: jaka jest przestrzeń dyskowa na pliki i dokumenty w ofercie i jakie są koszty jej zwiększenia, ile kosztować będzie przeszkolenie pracowników, jakie są opłaty instalacyjne i koszty przeniesienia danych z innego systemu.

UWAGA NA BŁĘDY

Nie ma chyba nic gorszego niż… supernowoczesny program, który nie jest dopasowany do naszych potrzeb i tylko utrudnia życie. Nagle okazuje się, że w programie brakuje ważnych funkcjonalności, nie działa on płynnie, a producent oprogramowania przestał od nas odbierać telefon. Dlatego tak ważna jest umowa pozwalająca na jej rozwiązanie np. po kilku miesiącach. Uczymy się na błędach – choć niechętnie się do tego przyznajemy – i kolejny zakup zapewne będzie bardziej trafiony.

Przyczyna niepowodzeń we wdrażaniu nowych programów kancelaryjnych wynika także ze złej komunikacji z pracownikami, którzy mają swoje przyzwyczajenia i ich zmiana wymaga czasu i cierpliwości. A muszą oni dokładnie wiedzieć, czego się od nich oczekuje. Aby uniknąć tych kłopotów, warto skorzystać z oferowanych przez producentów szkoleń z wdrażania nowych rozwiązań. Ogólnie rzecz biorąc, powodzenie nowych projektów będzie bardziej prawdopodobne, gdy zastosowane zostaną metodyka projektowa i – chyba przede wszystkim – właściwe zarządzanie zmianą.  

Trzeba także rozstrzygnąć niemal filozoficzny już dylemat, czy wszystkie dane kancelarii przechowywać na serwerze będącym własnością kancelarii. Powszechnie uważa się, że takie rozwiązanie jest bezpieczniejsze od korzystania z tzw. chmury. Autorzy opracowania uważają jednak, iż „instalacja lokalna, mimo wyższych kosztów utrzymania, wcale nie musi zapewniać wyższego bezpieczeństwa”. Musimy wiedzieć, czy nasz serwer jest chroniony przed włamaniem, czy znajduje się w pomieszczeniu z limitowanym dostępem, czy automatycznie szyfruje całą powierzchnię dysku, czy ma system zapasowego zasilania. I czy w ogóle nasza kancelaria jest chroniona. Jeśli na którekolwiek z tych pytań odpowiemy negatywnie, lepiej będzie skorzystać z chmury. Jak piszą autorzy opracowania, „dostawcy usług chmurowych wykorzystują sprawdzony, przetestowany sprzęt, zaprojektowany do niezawodnego przetwarzania danych. 
Serwery posiadają odpowiednie systemy monitoringu, przeciwpożarowe, zasilania itp. Centra danych dają również wysoką pewność co do ich dostępności oraz integralności – to, co odczytamy, będzie tym, co zapisaliśmy”.

Autorzy opracowania o stosowaniu chmury podkreślają, że przyspieszony kurs nowych technologii wymuszony niejako przez zewnętrzną, pandemiczną sytuację zapewne oznacza, że sporo z tych rozwiązań będzie stosowanych nawet po całkowitym zniesieniu obostrzeń. Wielu radców prawnych miało okazję przekonać się, że są one bardzo wygodne i znacząco usprawniają pracę. 

DO WYBORU, DO KOLORU

Dostępne na rynku programy do obsługi kancelarii różnią się dość istotnie między sobą. Dlatego tak ważne, co już zasygnalizowaliśmy, jest ich dopasowanie do własnych potrzeb.

„Producenci oprogramowania uważnie śledzą potrzeby klientów i dodają do swoich programów nowe funkcje, które wyróżniają je na rynku… dopóki nie pojawią się w konkurencyjnych programach. Ten proces jest korzystny dla prawników, którzy otrzymują coraz lepsze rozwiązania” – czytamy w opracowaniu. 

Ba, ale jak te teoretyczne przewagi wykorzystać w praktyce?

Tu zasygnalizujmy tylko zagadnienia, które trzeba wziąć pod uwagę, by uniknąć pomyłek i wybrać z „dobrego” to, co będzie najlepsze dla nas. A więc musimy m.in. przeanalizować model oprogramowania, funkcje integracji, kontakty, zarządzanie dokumentami (DMS), zarządzanie sprawami, projektami, zadaniami, procesami biznesowymi, finanse i księgowość, systemy rozliczeń z klientami, rejestrację czasu pracy, a także KPI (Kluczowe Wskaźniki Efektywności), sprzedaż i promocję.

W efekcie kancelaria osiągnie lepsze planowanie, będzie precyzyjniej kontrolować obciążenia, sprawnie docierać do kluczowych informacji, zminimalizuje ryzyko błędu, co będzie się także wiązać ze zmniejszeniem… poziomu stresu. Jak jest to ważne, nie trzeba nikogo przekonywać. 

Czyli rezygnujemy z „żółtych karteczek” i papierowych kalendarzyków. Pamiętajmy też, że choć programy do zarządzania kancelarią nie są programami księgowymi, to jednak dzięki uzupełnianiu ich o dane o wystawionych fakturach i ponoszonych kosztach generują istotne informacje zarządcze. Warto wykorzystać wszystkie funkcje kancelaryjnych programów. Program pozbawiony istotnych informacji nie będzie tak efektywny, jakby mógł być.

CO WYBRAĆ?

Autorzy opracowania zidentyfikowali 25 programów do zarządzania kancelariami prawnymi dostępnych na polskim rynku. Ogromną zaletą opracowania jest to, że zaproszono producentów do opracowania kart programów. Są one zaprezentowane w omawianym raporcie. Producenci zostali też poproszeni o odpowiedź na pytania: „Co wyróżnia wasz produkt?” oraz „Co wyróżnia waszą firmę?”, a także o opisanie przykładowego wdrożenia w kancelarii. Mieli również podać firmy referencyjnych klientów oraz symulację oferty cenowej dla kancelarii 1-, 5- i 30-osobowej. Opracowali także trzy rady dotyczące wyboru i wdrożenia oprogramowania oraz opisali trzy błędy najczęściej popełniane przez prawników wdrażających programy do zarządzania i ich używających. 

N.P.

Korzyści, które można osiągnąć dzięki wykorzystaniu systemów informatycznych 
w świadczeniu usług prawnych

 Zwiększenie wydajności pracy – 67%

 Zautomatyzowanie rutynowych czynności – 64%

 Wdrożenie lepszych sposobów wyszukiwania – 60%

 Wdrożenie pracy zdalnej – 58%

 Możliwość szybkiego dostarczenia porady klientowi – 51%

 Wdrożenie lepszych sposobów przechowywania informacji – 51%

 Poprawa w zakresie zarządzania projektami – 47%

 Poprawa w zakresie zarządzania zasobami – 43%

 Poprawa jakości komunikacji – 42%

 Zmniejszenie ryzyka popełnienia błędu – 40%

 Podniesienie jakości usług – 40%

 Zmniejszenie kosztów działalności – 37%

 Poprawa jakości współpracy – 37%

Źródło: Diagnoza potrzeb prawników w zakresie wykorzystywania narzędzi informatycznych w usługach prawniczych, Fundacja Legal Tech Polska, 2018.


[1]Programy do zarządzania kancelarią prawną. Jak wybrać i wdrożyć najlepszy program dla Twojej kancelarii?, https://kirp.pl/raport-programy-do-zarzadzania-kancelaria-prawna-juz-dostepny/, data dostępu: 24 listopada 2020 r.

[2]Księga bezpieczeństwa komunikacji elektronicznej w pracy radcy prawnego. Część 2

https://kirp.pl/czesc-druga-ksiegi-bezpieczenstwa-juz-dostepna/, data dostępu: 24 listopada 2020 r.