Doręczenia elektroniczne i elektronizacja postępowań

0

1 lipca 2021 r. wchodzi w życie ustawa z 18 listopada 2020 r. o doręczeniach elektronicznych1 (dalej: ustawa), która wprowadza nową jakość we wszystkich postępowaniach sądowych i administracyjnych. Wszystko to za sprawą ustanowienia w polskim porządku prawnym publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego i publicznej usługi hybrydowej.

Przemysław Kosiński
radca prawny, autor publikacji z zakresu prawa cywilnego i postępowania cywilnego

Fot. Jacek Kutyba

Zgodnie z art. 4 ustawy podmiot publiczny doręcza korespondencję wymagającą uzyskania potwierdzenia jej nadania lub odbioru z wykorzystaniem publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego (PURDE) na adres do doręczeń elektronicznych (ADE) wpisany do bazy adresów elektronicznych (BAE), a w przypadku braku ADE podmiotu niepublicznego w BAE doręczenie korespondencji następuje na ADE, z którego podmiot niepubliczny nadał korespondencję. Natomiast wyłącznie w dwóch przypadkach, tj. w przypadku braku możliwości doręczenia korespondencji na ADE albo gdy podmiot publiczny ma wiedzę, że osoba fizyczna posiadająca ADE została pozbawiona wolności, ustawa mówi o wykorzystaniu publicznej usługi hybrydowej (PUH), której istotą jest współistnienie elektronicznej i fizycznej formy przesyłki listowej[1]. Ustawa wprowadza zatem prymat doręczeń elektronicznych nad doręczeniami tradycyjnymi, co znajduje również swoje odzwierciedlenie w przepisach zmieniających w tym zakresie m.in. procedurę administracyjną, cywilną i karną.

Adres do doręczeń elektronicznych

Zgodnie z art. 2 pkt 1 ustawy adresem do doręczeń elektronicznych (ADE) jest adres elektroniczny, o którym mowa w art. 2 pkt 1 ustawy z 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną3, podmiotu korzystającego z publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego (PURDE) lub PUH albo z kwalifikowanej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego (URDE), umożliwiający jednoznaczną identyfikację nadawcy lub adresata danych przesyłanych w ramach tych usług. Z kolei zgodnie z art. 4 ust. 1 ustawy podmiot publiczny doręcza korespondencję wymagającą uzyskania potwierdzenia jej nadania lub odbioru z wykorzystaniem PURDE na ADE wpisany do BAE.

Ponadto podmiot publiczny jest obowiązany do posiadania ADE wpisanego do BAE, powiązanego z PURDE[2], do czego zobowiązani zostają również: radcowie prawni wykonujący zawód wraz z innymi przedstawicielami wolnych zawodów prawniczych (począwszy od 1 października 2021 r.)[3], jak również przedsiębiorcy wpisani do KRS lub CEIDG[4]. Utworzenie ADE następuje na podstawie wniosku składanego z wykorzystaniem usługi online udostępnionej przez ministra ds. gospodarki lub ministra ds. informatyzacji[5], lub też automatycznie w przypadkach wniosków o wpis do KRS lub do CEIDG[6].

Minister ds. informatyzacji został zobowiązany do prowadzenia bazy adresów elektronicznych, będącej rejestrem publicznym, w której gromadzone są ADE, oraz do zapewnienia utrzymania i rozwoju tej bazy[7]. Do bazy wpisuje się jeden adres do doręczeń elektronicznych dla jednego podmiotu, z wyjątkiem osób fizycznych będących przedsiębiorcami oraz radców prawnych i innych przedstawicieli zawodów prawniczych, w których przypadku wpisuje się jeden ADE na potrzeby prowadzenia działalności gospodarczej, wykonywania zawodu albo wykonywania czynności służbowych oraz drugi ADE niezwiązany z ww. aktywnościami, czyli de factona użytek własny[8]. Wpis do BAE stanowi czynność materialno-techniczną i wywołuje skutki prawne od dnia jej dokonania, korzystając tym samym z domniemania prawdziwości zawartych w nim danych[9].

Usługa rejestrowanego doręczenia elektronicznego

Adresy do doręczeń elektronicznych są niezbędne do korzystania z e-doręczeń, w tym do kwalifikowanej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego (URDE), która:

a) jest świadczona przez co najmniej jednego kwalifikowanego dostawcę usług zaufania;

b) z dużą dozą pewności zapewnia identyfikację nadawcy;

c) zapewnia identyfikację adresata przed dostarczeniem danych;

d) wysłanie i otrzymanie danych jest zabezpieczone zaawansowanym podpisem elektronicznym lub zaawansowaną pieczęcią elektroniczną kwalifikowanego dostawcy usług zaufania w taki sposób, by wykluczyć możliwość niewykrywalnej zmiany danych;

e) każda zmiana danych niezbędna do celów wysłania lub otrzymania danych jest wyraźnie wskazana nadawcy i adresatowi danych;

f)  data i czas wysłania, otrzymania i wszelkie zmiany danych są wskazane za pomocą kwalifikowanego elektronicznego znacznika czasu[10].

Z kolei PURDE to usługa, która umożliwia przesłanie danych między stronami trzecimi drogą elektroniczną, zapewnia dowody związane z posługiwaniem się przesyłanymi danymi, w tym dowód wysłania i otrzymania danych, oraz chroni przesyłane dane przed ryzykiem utraty, kradzieży, uszkodzenia lub jakiejkolwiek nieupoważnionej zmiany, świadczona przez operatora wyznaczonego[11]. Operatorem wyznaczonym do świadczenia PURDE jest operator pocztowy obowiązany do świadczenia usług powszechnych[12], którym obecnie do 31 grudnia 2025 r. jest Poczta Polska S.A.[13]

Publiczna usługa hybrydowa

Ustawa wprowadza również publiczną usługę hybrydową (PUH), która oznacza usługę pocztową polegającą na przesyłaniu przesyłek pocztowych przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej, jeżeli na etapie przyjmowania, przemieszczania lub doręczania przekazu informacyjnego przyjmują one fizyczną formę przesyłki listowej, świadczoną przez operatora wyznaczonego, jeżeli nadawcą przesyłki listowej jest podmiot publiczny[14]. Operator wyznaczony, świadcząc PUH, przekształca dokument elektroniczny nadany przez podmiot publiczny z ADE w przesyłkę listową w celu doręczenia korespondencji do adresata, które odbywa się w sposób zautomatyzowany, zapewniający ochronę tajemnicy pocztowej na każdym etapie realizacji usługi[15]. Ponadto operator wyznaczony zapewnia potwierdzenie daty i czasu wykonania czynności przekształcenia dokumentu elektronicznego, a do zawartości przesyłki listowej dołącza wydruk dokumentu zawierającego wynik weryfikacji podpisu lub pieczęci elektronicznej albo potwierdzenie, że integralność oraz pochodzenie dokumentu elektronicznego od podmiotu publicznego zostały zapewnione z wykorzystaniem środka identyfikacji elektronicznej[16].

Nowe formy podpisu elektronicznego w k.p.a.

Najwcześniej nowe przepisy będą obowiązywać w procedurze administracyjnej, gdyż już od 1 lipca zmianie ulega dotychczasowa formuła zasady pisemności postępowania, która w nowym brzmieniu wskazuje i doprecyzowuje, że sprawy należy prowadzić i załatwiać na piśmie utrwalonym w postaci papierowej lub elektronicznej, a te ostatnie opatruje się kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym albo podpisem osobistym lub kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną organu administracji publicznej ze wskazaniem w treści pisma osoby opatrującej pismo pieczęcią[17].

Swoistą mikrorewolucją w postępowaniu administracyjnym wydaje się wyraźne dopuszczenie załatwiania spraw z wykorzystaniem pism generowanych automatycznie i opatrzonych kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną organu administracji publicznej (w których przypadku nie znajdą zastosowania przepisy o konieczności opatrzenia pisma podpisem pracownika organu)[18], jak również z wykorzystaniem usług online udostępnianych przez organy[19] po uwierzytelnieniu strony lub innego uczestnika postępowania w sposób określony w art. 20a ust. 1 albo 2 ustawy z 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne[20]. Ustawodawca wskazał również wprost w ważnym miejscu ustawy, bo w samych zasadach ogólnych k.p.a., że pisma kierowane do organów mogą być sporządzane na piśmie utrwalonym w postaci papierowej lub elektronicznej, przy zachowaniu powyższych reguł opatrywania ich podpisami i pieczęciami[21].

Hierarchia doręczeń w k.p.a.

Jeżeli chodzi o doręczenia, to zgodnie z nowymi przepisami organ będzie doręczał pisma na ADE, chyba że doręczenie następuje w siedzibie organu[22]. A w przypadku braku możliwości doręczenia na ADE organ doręczy pisma za pokwitowaniem przez operatora wyznaczonego, ale z wykorzystaniem PUH, ewentualnie przez swoich pracowników lub przez inne upoważnione osoby lub organy[23]. Dopiero w sytuacji, kiedy doręczenie będzie niemożliwe w żaden z powyższych sposobów, organ będzie miał możliwość doręczenia pisma tradycyjną przesyłką rejestrowaną (z nielicznymi wyjątkami, o których mowa w nowym art. 39 § 4 k.p.a.)[24]. Ponadto k.p.a. został dostosowany do nowych przepisów poprzez np. usunięcie dotychczasowych zwrotów w postaci „za pomocą środków komunikacji elektronicznej” czy „w formie dokumentu elektronicznego” i zastąpienie ich tam, gdzie była taka potrzeba, nową siatką pojęciową wynikającą z ustawy[25].

Z kolei jeśli chodzi o postępowanie przed sądami administracyjnymi, to tutaj zmiany z drobnymi wyjątkami (a te wejdą w życie po 14 dniach od dnia ogłoszenia ustawy) również zaczną obowiązywać już od 1 lipca. W związku z powyższym, począwszy od tej daty zamiast wnoszenia dokumentów elektronicznych do sądu administracyjnego przez elektroniczną skrzynkę podawczą, będzie się je wnosiło na ADE sądu[26]. Natomiast sąd doręczy pisma stronom również na ADE wpisany do BAE wedle zasad określonych w nowym art. 65a p.p.s.a., tj. wobec osoby fizycznej tylko wtedy, gdy wniosła ona pismo z ADE albo wskazała ten adres do doręczeń, chyba że jest ona przedsiębiorcą[27]. Co ważne, w przypadku nieodebrania pisma przez adresata doręczenie uważa się za dokonane w dniu określonym w dowodzie otrzymania wystawionym automatycznie po upływie 14 dni, licząc od dnia wpłynięcia pisma na ADE[28].

Zmiany w k.p.c. i k.p.k.

Do procedury cywilnej zmiany wchodzą w życie 1 października 2022 r.[29] i dotykają dwóch kwestii. Po pierwsze, jeżeli warunki techniczne i organizacyjne sądu będą tylko to umożliwiały, to pisma procesowe będzie można wnosić także na ADE sądu, zaś szczegóły wnoszenia pism w ten sposób określone zostaną w drodze rozporządzenia, mając na względzie skuteczność wnoszenia pism, ochronę praw osób wnoszących pisma oraz konieczność zapewnienia sprawnego toku postępowania[30]. Po drugie, pod tym samym warunkiem sprawności technicznej sądu, doręczenia będą dokonywane na ADE wpisany do BAE, a w przypadku braku ADE – na adres powiązany z kwalifikowaną URDE, z którego adresat wniósł pismo, z tym zastrzeżeniem, że wobec strony będącej osobą fizyczną (ale nie przedsiębiorców) będzie to możliwe wyłącznie w przypadku, gdy wniosła ona pismo z ADE albo wskazała ten adres jako adres do doręczeń[31].

Najpóźniej, bo dopiero 1 października 2029 r., zmiany wejdą w życie do procedury karnej[32]. Przewidują one m.in. utworzenie prowadzonego przez Ministra Sprawiedliwości systemu teleinformatycznego, w którym gromadzone byłyby wszystkie orzeczenia albo podlegające zaskarżeniu zarządzenia, jak również m.in. akty oskarżenia czy wnioski o wydanie wyroku skazującego[33].

Podsumowując, należy docenić kompleksowość wprowadzanych zmian mających na celu umożliwienie elektronizacji postępowań administracyjnych i sądowych, które dotkną w zasadzie całego systemu prawnego. Czas pokaże, jak szybko praktyka procesowa i urzędnicza w pełni wcieli w życie zamiary ustawodawcy.


[1] Art. 5 ustawy.

[2]3 Dz.U. z 2020 r. poz. 344 (t.j. z 3 marca 2020 r.).

 Art. 8 ustawy.

[3] Art. 166 pkt 5 ustawy w zw. z art. 9 ust. 1 pkt 1‒8 ustawy oraz art. 22(10) ust. 1 ustawy z 6 lipca 1982 r. o radcach prawnych (Dz.U. z 2020 r. poz. 75) w zw. z art. 66
ustawy.

[4] Art. 9 ust. 1 pkt 9 ustawy.

[5] Art. 15 ustawy.

[6] Art. 11 ustawy.

[7] Art. 25 ustawy.

[8] Art. 32 ustawy.

[9] Art. 33 ustawy.

[10] Art. 2 pkt 3 ustawy w zw. z art. 44 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 910/2014 z 23 lipca 2014 r. w sprawie identyfikacji elektronicznej
i usług zaufania w odniesieniu do transakcji elektronicznych na rynku wewnętrznym oraz uchylającego dyrektywę 1999/93/WE (Dz.Urz. UE L 257 z 28 sierpnia 2014 r.), dalej: rozporządzenie 910/2014.

[11] Art. 2 pkt 8 ustawy w zw. z art. 3 pkt 36 rozporządzenia 910/2014 (ibidem).

[12] Art. 2 pkt 4 ustawy w zw. z art. 3 pkt 13 ustawy z 23 listopada 2012 r. ‒ Prawo pocztowe (Dz.U. z 2020 r. poz. 1041 i 2320).

[13] Decyzja Prezesa Urzędu Komunikacji Elektronicznej z 30 czerwca 2015 r. [online], https://www.archiwum.uke.gov.pl/files/?id_plik=20066 [dostęp: 15 marca 2021 r.].

[14] Art. 2 pkt 7 ustawy w zw. z art. 2 ust. 1 pkt 3 ustawy ‒ Prawo pocztowe (ibidem).

[15] Art. 46 ust. 1 ustawy.

[16] Art. 46 ust. 2 i 3 ustawy.

[17] Art. 14 § 1a k.p.a. w zw. z art. 61 pkt 1 ustawy.

[18] Art. 14 § 1b k.p.a. w zw. z art. 61 pkt 1 ustawy.

[19] Art. 14 § 1c k.p.a. w zw. z art. 61 pkt 1 ustawy.

[20] Dz.U. z 2020 r. poz. 346, t.j. z 4 marca 2020 r.

[21] Art. 14 § 1d k.p.a. w zw. z art. 61 pkt 1 ustawy.

[22] Art. 39 k.p.a. i art. 39(1) k.p.a. w zw. art. 61 pkt 5 ustawy.

[23]Ibidem.

[24]Ibidem.

[25] Zob. art. 61 ustawy.

[26] Art. 12b p.p.s.a. w zw. z art. 96 pkt 1 ustawy.

[27] Art. 65a § 1 i 2 p.p.s.a. w zw. z art. 96 pkt 10 ustawy.

[28] Art. 65 § 5 p.p.s.a. w zw. z art. 96 pkt 10 ustawy.

[29] Art. 63 ustawy w zw. z art. 166 pkt 7 ustawy.

[30] Art. 125 § 5 i 6 k.p.c. w zw. art. 63 pkt 1 ustawy.

[31] Art. 131(2) k.p.c. w zw. z art. 63 pkt 2 ustawy.

[32] Art. 166 pkt 10 oraz pkt 11 ustawy w zw. z art. 82 ustawy.

[33] Art. 100a k.p.k. i art. 100b k.p.k. w zw. z art. 82 pkt 2 ustawy.