SYSTEMY INFORMATYCZNE W KRRP TRZEBA UNOWOCZEŚNIĆ

0

Rozmowa z Agnieszką Gajewską-Zabój, radcą prawnym,
Sekretarzem Krajowej Rady Radców Prawnych.

Agnieszka
Gajewska-Zabój

Sekretarz KRRP XI kadencji, radca prawny wpisana na listę radców prawnych OIRP
w Warszawie. Specjalizuje się w prawie nowych technologii i prawie własności intelektualnej, zajmuje się także ochroną danych osobowych. W KRRP odpowiada za zadania, o których mowa w § 52 Regulaminu działalności samorządu radców prawnych i jego organów, a więc takie jak przygotowanie projektów uchwał KRRP, sporządzanie protokołów posiedzeń KRRP i jej Prezydium, a także sprawy osobowe i kontakty z sekretarzami OIRP. Koordynuje prace Biura KRRP. Odpowiada także za realizację projektów informatycznych.

Nowa siedziba KIRP to nowe wyzwania zwłaszcza dla Sekretarza KRRP. Czy może już pani powiedzieć, że przeniesienie biura się udało i zarówno Prezydium KRRP, jak i Krajowa Rada mogą pracować bez przeszkód?

Oczywiście. Muszę jednak podkreślić, że samo przeniesienie było jedynie zwieńczeniem działań, które musieliśmy wykonać wcześniej. Bardzo dużo czasu pochłonęły prace związane z dostosowaniem projektu nowej siedziby do założeń budżetowych i same prace remontowe w lokalu związane z jego przystosowaniem do naszych potrzeb, w tym m.in. ze stworzeniem sali rozpraw dla Wyższego Sądu Dyscyplinarnego. W te czynności zaangażowali się wszyscy – członkowie Prezydium Krajowej Rady Radców Prawnych, na czele z Prezesem Włodzimierzem Chróścikiem i Wiceprezes Aleksandrą Gibułą, a także dyrektor Biura i pracownicy Biura Krajowej Rady, więc przygotowanie nowej siedziby było pracą zespołową, którą udało się dobrze wykonać.

Dzisiaj mamy biuro, które jest w pełni funkcjonalne. Jedyne, co nas ogranicza w pracy, to wymogi sanitarne związane z COVID-19.

W ciągu tego roku będziemy jeszcze zaopatrywać siedzibę w rozwiązania audiowizualne, które ułatwią komunikację i pracę na odległość, ale to nie będzie przeszkadzało w funkcjonowaniu Krajowej Rady. Mamy już odpowiednie warunki i myślę, że nie tylko członkowie Prezydium i Krajowej Rady, lecz także pracownicy biura już odczuwają, jak bardzo poprawiły się warunki i komfort pracy.

Teraz czekają na panią liczne zadania związane z unowocześnieniem systemów informatycznych.

Mamy świadomość, że część rozwiązań informatycznych, które obecnie stosujemy w samorządzie, jest przestarzała i nie odpowiada potrzebom radców prawnych, Krajowej Izby i wymaganiom izb okręgowych, które z tych systemów korzystają. Pandemia znacznie przyspieszyła informatyzację w wielu obszarach dotyczących samorządu oraz samych radców prawnych. W związku z tym Krajowa Rada podjęła kierunkową decyzję o rozpoczęciu prac nad nowym systemem informatycznym, który zapewni nam lepsze
i bezpieczniejsze funkcjonowanie oraz w miarę możliwości jednolite działanie we wszystkich izbach okręgowych.

Jakie konkretnie rozwiązania mają być wdrażane?

Jest kilka obszarów naszej działalności, w których potrzebujemy nowych rozwiązań. Jednym z nich jest system ewidencji radców prawnych i aplikantów, który byłby przeznaczony dla okręgowych izb radców prawnych. Kolejne projekty informatyczne dotyczą uruchomienia ogólnokrajowej wyszukiwarki radców prawnych oraz unowocześnienia platformy szkoleniowej.

Największym projektem jest centralny system obsługi radców prawnych. Pozwoli on izbom na prowadzenie nie tylko ewidencji radców prawnych i aplikantów. Planowane są m.in. rozbudowane moduły dotyczące prowadzenia aplikacji, repertorium spraw dyscyplinarnych, spraw z urzędu, doskonalenia zawodowego. 

Natomiast drugi projekt, nad którym również pracujemy i który planujemy uruchomić na początku 2022 r., to osobna aplikacja dla radców prawnych i ich potencjalnych klientów. W tej aplikacji radcowie prawni z całej Polski będą mogli zamieścić informacje na temat swojej specjalizacji, swojego doświadczenia i zakresu świadczonych przez siebie usług. Celem tej aplikacji jest, żeby potencjalni klienci za jej pomocą mogli wyszukiwać radców prawnych o potrzebnej im specjalizacji.

Będzie to zatem miejsce, w którym radcowie prawni będą mogli się zaprezentować?

Tak, to będzie platforma, na której radcowie prawni będą mogli informować o swojej działalności, np. zamieszczać swoje materiały, artykuły czy linki do swoich podcastów i nagrań. Ta aplikacja będzie częścią miniextranetu, czyli rozwiązania służącego do komunikacji i wymiany informacji między radcą prawnym i samorządem na szczeblu krajowym.

Kiedy ta aplikacja ruszy?

Chcemy ją wdrożyć w pierwszym kwartale tego roku.

A centralny system?

System ewidencyjny radców prawnych i aplikantów jest bardzo złożonym projektem, prace nad nim są rozłożone na 2022 r. i początek 2023 r. Naszą intencją jest, aby kluczowe funkcje zostały uruchomione w tym roku; mam tu na myśli moduły dotyczące aplikacji i ewidencji radców prawnych.

Wszystko, o czym mówię, wymaga jeszcze zatwierdzenia przez Krajową Radę, bo obecnie są to projekty, które zostały kierunkowo przyjęte na posiedzeniach KRRP we wrześniu i w listopadzie 2021 r., konkretne prace projektowe i zobowiązania finansowe muszą zostać natomiast zatwierdzone przez Krajową Radę.

Co na to izby, bo przecież każda z nich jest autonomiczna?

Oczywiście izby okręgowe są autonomiczne, korzystająz wypracowanych przez siebie rozwiązań i każda z nich ma w tym względzie trochę inną praktykę. Przedstawiciele izb okręgowych mają unikatową wiedzę i doświadczenie na temat funkcjonowania samorządu i bardzo liczę na to, że włączą się w pracę nad systemem.

Współpraca wszystkich izb okręgowych nad wytworzeniem i wdrożeniem centralnego systemu pozwoli na uzyskanie efektu synergii, który znacznie przekroczy w swojej wartości zwykły efekt sumowania. Moim zdaniem bez centralizacji prac nad naszymi systemami informatycznymi nie będziemy w stanie nadążyć za innymi i spełnić oczekiwań radców prawnych, gdyż systemy IT stają się coraz bardziej złożone, skomplikowane i wymagają sporej wiedzy fachowej, a co za tym idzie dużych nakładów finansowych.

W 2021 r. KIRP przygotowała system losowania radców prawnych do obsługi punktów nieodpłatnej pomocy prawnej, który pokazał, że warto korzystać z naszych rozwiązań.

Czy to znaczy, że wszystkie izby korzystają już z systemu do losowania?

Nie wszystkie, bo część izb miała już wypracowane własne rozwiązania. Ale mam informacje, że te izby, które skorzystały z rozwiązania przygotowanego przez KIRP, są bardzo zadowolone, dlatego że ten system ułatwił im nie tylko losowanie radców, lecz także obsługę punktów oraz komunikację z radcami, m.in. poprzez automatyczną obsługę zgłoszeń, generowanie list, czy komunikację z powiatami. W kolejnym roku będziemy wprowadzać dalsze usprawnienia w tym systemie.

A jak jest w przypadku systemu ewidencyjnego? Większość izb wspiera ten pomysł czy też to będzie dopiero analizowane?

Rozmawialiśmy z przedstawicielami izb okręgowych na temat funkcjonalności systemów, które stosują, a także rozwiązań, które są im potrzebne. Wiemy, że wykorzystywane obecnie w wielu izbach rozwiązania są przestarzałe technologicznie i nie nadają się do dalszej rozbudowy. Nie mamy jeszcze jednoznacznych deklaracji ze strony izb i myślę, że jeszcze na to za wcześnie, biorąc pod uwagę stan prac nad systemem. Jednak z prowadzonych rozmów z izbami wynika, że powszechna jest świadomość, iż taki system jest potrzebny. Szczególnie dla mniejszych izb samodzielne stworzenie nowego systemu może być zadaniem bardzo czasochłonnym i kosztownym.

Czy koszty przygotowania i wdrożenia nowych rozwiązań informatycznych zostały już oszacowane?

W odniesieniu do centralnego systemu ewidencyjnego koszty zostały wstępnie określone w drodze eksperckich analiz, ale nie mamy jeszcze konkretnych ofert, dlatego trudno jest powiedzieć, ile to rozwiązanie będzie kosztowało. Szacujemy, że będzie to wydatek przekraczający 2 mln zł. Dotyczy to modułów, które mają być wdrożone do końca 2022 r.

Jeśli natomiast chodzi o system wyszukiwarki dla radców prawnych do komunikacji z potencjalnymi klientami, to jest to koszt 50 tys. zł netto.

Wśród nowych rozwiązań informatycznych wymieniany jest również miniextranet, który ma umożliwić radcom prawnym dostęp do zajęć e-learningowych organizowanych przez KIRP. Na czym ma polegać to rozwiązanie?

Dzięki niemu każdy radca prawny będzie mógł wejść na przygotowaną w tym celu stronę internetową KIRP i z niej przejdzie na platformę szkoleniową albo do wyszukiwarki radców prawnych, o której już wspominałam. Trzecia natomiast funkcjonalność ma polegać na tym, że radca prawny będzie się mógł zapisać na newsletter czy inne materiały komunikacyjne wysyłane przez Krajową Izbę.

Miniextranet zaprojektowany jest jako miejsce pierwszego kontaktu radcy prawnego z Krajową Izbą i jednocześnie przestrzeń, z której radca prawny będzie mógł przejść do platformy szkoleniowej z ofertą szkoleń organizowanych przez Krajową Izbę oraz izby okręgowe.

Ten moduł nazywamy miniextranetem, ponieważ nie będzie on zawierał rozbudowanych i skomplikowanych funkcji. Mamy natomiast nadzieję, że jego zasięg będzie bardzo duży. Na przykład na newsletter będzie mógł się zapisać każdy zainteresowany, z kolei z wyszukiwarki będzie mógł korzystać każdy, kto chciałby znaleźć radcę prawnego o konkretnej specjalizacji. 

Platforma e-learningowa też ma być zmodernizowana. Co się w niej zmieni i kiedy?

Unowocześnienie platformy szkoleniowej jest jednym z projektów, które chcemy zrealizować do połowy roku. W tym przypadku jesteśmy uzależnieni od dostawcy oprogramowania, który akurat teraz aktualizuje swoją platformę. Chcemy, żeby nasze rozwiązanie było do niej w pełni dopasowane. Obecnie platforma e-learningowa oczywiście działa, ale chcemy zaproponować radcom więcej funkcji.

Pani zadaniem jako Sekretarza KRRP jest też archiwizacja dokumentów i bezpieczeństwo danych. Jak te prace postępują?

To jest praca nieustająca. Kończymy działania związane z przygotowaniem dokumentów do archiwizacji, wdrożenie systemu natomiast jest jeszcze przed nami. Obecnie pracujemy nad jednolitym rzeczowym wykazem akt i instrukcją kancelaryjną, dzięki której będziemy mogli przypisać odpowiednie kategorie dokumentom, które posiadamy. I dopiero te regulacje umożliwią nam uporządkowanie archiwum.

Na podstawie instrukcji, którą przygotujemy dla Krajowej Izby, planujemy opracować standardowe wytyczne dla okręgowych izb radców prawnych. Wiemy, że część izb podjęła już samodzielnie takie prace. Chcemy je wesprzeć i w formie wskazówek określić przede wszystkim, jakie powinny być okresy przechowywania dokumentów, bo przepisy ustawy o radcach prawnych nie są tu jednoznaczne.

Obecnie pracujemy nad tym, żeby przygotować wspólny, jednolity, rzeczowy wykaz akt, z którego będzie korzystać Krajowa Izba, ale też taki, który będą mogły wykorzystywać okręgowe izby radców prawnych, jeżeli tylko będą chciały.

Czy widzi pani taką możliwość, żeby te akta papierowe mogły kiedyś zniknąć z obiegu, bo przecież to, że zostaną one zarchiwizowane cyfrowo, nie oznacza, że ich nie będzie.

To jest właśnie kwestia decyzji, ponieważ część akt trzeba przechowywać wieczyście i tego nie unikniemy, ale wszyscy mamy tendencję do zachowywania większej niż potrzeba ilości dokumentacji. Odkryliśmy to przy przeprowadzce, kiedy okazało się, że niektórych dokumentów mamy po kilka egzemplarzy, podczas gdy wystarczyłby jeden w wersji papierowej, mający swój odpowiednik w wersji elektronicznej.

Jako radca prawny specjalizuje się pani m.in. w nowych technologiach. Czy to pomaga w realizacji zadań, jakie pani wyznaczono w KRRP?

Na pewno, chociaż te zadania stanowią duże wyzwanie nie tyle prawne, ile organizacyjne. Myślę, że to moje doświadczenie zawodowe jest bardzo przydatne w kontekście rozumienia procesu budowania oprogramowania i potrzeb, jakie się z tym wiążą, w zakresie zabezpieczenia m.in. odpowiednich praw. Z drugiej strony jest to duże wyzwanie organizacyjne, bo kiedy mówimy np. o centralnym systemie informatycznym, to nie tworzymy go dla siebie jako organizacji, tylko dla okręgowych izb radców prawnych.

Zawodowo zajmuję się obsługą podmiotów z branży informatycznej. W tym się specjalizuję i to jest przedmiot mojego zainteresowania. Swoją wiedzę i doświadczenie wykorzystuję po to, żeby pomagać swoim klientom 15w konstruowaniu umów czy prowadzeniu projektów. To natomiast, co robię w samorządzie radcowskim, jest innym podejściem do tego samego problemu w tym sensie, że jest to ciekawe wyzwanie od strony zarządzania projektem. Więc jest to dla mnie bardzo ważne doświadczenie i bardzo się cieszę, że mam okazję brać w tym udział.

Rozmawiał Bogdan Bugdalski