Końcówka ubiegłego roku oraz początek obecnego przyniosły nam krótkie, acz treściwe zmiany w ustawie o księgach wieczystych i hipotece1, w ustawie o Krajowym Rejestrze Sądowym2 oraz w prawie o notariacie3. Zarówno nowelizacja z 21 listopada 2025 r.4, jak i ustawa zmieniająca z 9 stycznia 2026 r.5 są elementem rządowej ofensywy cyfrowo-deregulacyjnej. Dotychczasowe postulaty de lege ferenda o odciążeniu sądów wieczystoksięgowych przez notariuszy stają się wreszcie rzeczywistością, a przez aplikację mObywatel zyskamy dostęp do informacji zawartych w Centralnej Informacji Ksiąg Wieczystych (dalej: CIKW) i Krajowego Rejestru Sądowego.
Pierwsza kluczowa zmiana zawiera się w nowym art. 95ga p.n., w myśl którego po sporządzeniu aktu poświadczenia dziedziczenia na wniosek spadkobiercy lub zapisobiercy windykacyjnego notariusz sporządza protokół, który zawiera żądanie spadkobiercy lub zapisobiercy windykacyjnego o wpis spółdzielczego własnościowego prawa do lokalu, własności lub użytkowania wieczystego nieruchomości w księdze wieczystej oraz oświadczenie o znanych odpowiednio spadkobiercy lub zapisobiercy windykacyjnemu spółdzielczym własnościowym prawie do lokalu, własności lub użytkowaniu wieczystym nieruchomości, położonych na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, które wchodzą w skład spadku i są objęte żądaniem o złożenie wniosku o wpis w księdze wieczystej.
Z kolei zgodnie z treścią nowych paragrafów 2 i 3 w art. 95j p.n. nie później niż w dniu sporządzenia protokołu, o którym mowa w art. 95ga p.n., notariusz składa za pośrednictwem systemu teleinformatycznego obsługującego postępowanie sądowe wniosek o wpis w księdze wieczystej, o ile następstwo prawne po osobie wpisanej jako osoba uprawniona z tytułu spółdzielczego własnościowego prawa do lokalu, właściciel lub użytkownik wieczysty nieruchomości zostało wykazane odpowiednimi dokumentami. Notariusz poucza spadkobiercę lub zapisobiercę windykacyjnego o możliwości złożenia żądania, o którym mowa w art. 95ga p.n., a także treści art. 626(10) § 1(2)k.p.c. oraz obowiązku wynikającym z art. 35 ust. 1
u.k.w.h., o czym wzmiankę umieszcza w akcie poświadczenia dziedziczenia. Jednocześnie złożenie przez notariusza takiego wniosku uważa się za złożenie wniosku przez spadkobiercę lub zapisobiercę windykacyjnego.
Począwszy zatem od 17 marca br., spadkobiercy przy jednej wizycie w kancelarii notarialnej mogą zarówno: otworzyć testament (jeśli był), złożyć oświadczenie w zakresie przyjęcia spadku, poświadczyć dziedziczenie, jak i zawnioskować o ujawnienie zmiany prawa własności (i innych praw jak wyżej) w księdze wieczystej (do czego zawsze byli zobowiązani w świetle artykułu 35 ust. 1 u.k.w.h.). Dotychczasowe zaniedbania części spadkobierców w zakresie aktualizacji treści ksiąg wieczystych mogą w dużym stopniu zniknąć dzięki wyżej wymienionym pouczeniom notariuszy i wysyłanym przez nich samych wnioskom wieczystoksięgowym.
Konsekwencje w zakresie obowiązku zawiadamiania sądów
Ustawodawca zmienia dotychczasowe brzmienie artykułu 36 u.k.w.h. i w sytuacji złożenia przez notariusza wniosku, o którym mowa w art. 95j §2 p.n., po sporządzeniu aktu poświadczenia dziedziczenia jest on zwolniony z obowiązku zawiadomienia sądu właściwego do prowadzenia księgi wieczystej o każdej zmianie właściciela nieruchomości, dla której jest założona księga wieczysta.
Aktualnie ujawnienie spadkobiercy (nowego właściciela) w księdze wieczystej może generować konieczność zarejestrowania w sądzie w określonym przedziale czasowym aż trzech spraw wieczystoksięgowych, tj. o wpis ostrzeżenia do księgi wieczystej, o wpis prawa własności oraz o wykreślenie ostrzeżenia z księgi wieczystej[1]. Każdą z nich musi zarejestrować urzędnik sądowy, a następnie rozpoznać jeden z orzeczników. Im więcej osób skorzysta z nowej możliwości ujawnienia dziedziczenia przez notariusza, tym bardziej odciążone zostaną wydziały ksiąg wieczystych w sądach.
Dostęp do CIKW
Obecnie w przypadku złożenia za pośrednictwem systemu teleinformatycznego wniosku o wydanie dokumentów z CIKW (takich jak: odpisy ksiąg wieczystych, wyciągi z ksiąg wieczystych oraz zaświadczenia o zamknięciu ksiąg wieczystych) CIKW umożliwia samodzielne wydrukowanie tych dokumentów za pośrednictwem systemu teleinformatycznego. Pobrane dokumenty elektroniczne oraz ich wydruki mają moc dokumentów wydawanych przez sąd, jeżeli posiadają cechy umożliwiające ich weryfikację z danymi zawartymi w centralnej bazie danych ksiąg wieczystych.
Począwszy od 31 marca 2026 r., wyżej wymieniony przepis art. 364 ust. 4 u.k.w.h. ulegnie zniuansowanej zmianie, gdyż w sytuacji złożenia wniosku jak wyżej CIKW umożliwi pobranie tych dokumentów w postaci dokumentów elektronicznych pozwalających na samodzielne sporządzenie wydruków za pośrednictwem systemu teleinformatycznego.Ratio legis tej zmiany to nadanie mocy dokumentom wydawanym przez sąd, tj. odpisom ksiąg wieczystych, wyciągom z ksiąg wieczystych oraz zaświadczeniom o zamknięciu ksiąg wieczystych, nie tylko wydrukom takich dokumentów, jak to jest obecnie, ale także dokumentom generowanym elektronicznie przez system teleinformatyczny[2].
Konsekwencją tej zmiany będzie również modyfikacja art. 364 ust. 17 pkt 6 u.k.w.h., który stanowi ustawową delegację dla Ministra Sprawiedliwości do wydania rozporządzenia w celu określenia cech dokumentów elektronicznych oraz wydruków tych dokumentów, mających moc dokumentów wydawanych przez sąd, oraz sposób i tryb ich weryfikacji z danymi zawartymi w centralnej bazie danych ksiąg wieczystych, który to projekt jest przedmiotem odrębnych prac legislacyjnych.
Nowelizacja z dnia 9 stycznia 2026 r. przewiduje również modyfikację delegacji ustawowej zawartej w przepisie
art. 36(5) u.k.w.h. dla Ministra Sprawiedliwości w zakresie rozporządzenia ustalającego wysokość opłat, które mają być zróżnicowane w zależności od postaci wydawanych dokumentów.
Ważność dotychczasowych wydruków
Zgodnie z art. 3 nowelizacji z dnia 9 stycznia 2026 r. odpisy ksiąg wieczystych, wyciągi z ksiąg wieczystych oraz zaświadczenia o zamknięciu ksiąg wieczystych, których samodzielne wydrukowanie CIKW umożliwiła za pośrednictwem systemu teleinformatycznego przed dniem wejścia w życie wymienionej ustawy, na podstawie art. 364 ust. 4 u.k.w.h. zachowują moc dokumentów wydawanych przez sąd, jeżeli posiadają cechy umożliwiające ich weryfikację z danymi zawartymi w centralnej bazie danych KW.
Integracja informacji KRS z mObywatelem
Kolejna epokowa zmiana zawarta jest w nowym przepisie
art. 10a ust. 1a u.k.r.s., w myśl którego informacje o zarejestrowaniu w systemie teleinformatycznym sprawy oraz o dokonaniu wpisu i jego numerze, obejmujące numer w rejestrze, sygnaturę sprawy i datę rejestracji sprawy, jak też datę dokonania wpisu i numer wpisu, będą automatycznie przesyłane za pośrednictwem aplikacji mObywatel, o której mowa w ustawie z dnia 26 maja 2023 r.[3], użytkownikowi tej aplikacji, który za jej pośrednictwem wskazał numer w rejestrze podmiotu, którego informacja ta ma dotyczyć, a z którym użytkownik ten jest powiązany przez numer PESEL. Do tej pory były one automatycznie przesyłane wyłącznie za pośrednictwem systemu teleinformatycznego każdemu, kto za pośrednictwem tego systemu wskazał numer w rejestrze podmiotu, którego informacja ta ma dotyczyć.
Wprowadzony zostaje również nowy limit korzystania z tzw. newslettera KRS, tj. jednocześnie przesyła się informacje dotyczące osobno do 50 podmiotów za pośrednictwem systemu teleinformatycznego oraz osobno do 50 podmiotów za pośrednictwem aplikacji mObywatel (nowy art. 10a ust. 3 u.k.r.s.). Wyżej opisane zmiany wejdą w życie z dniem 31 maja 2026 r. (art. 4 nowelizacji z dnia 9 stycznia 2026 r.).
Podsumowanie
Dwie nowelizacje, dwie kartki w formacie PDF, siedem artykułów. Tymczasem ich wpływ na naszą codzienną rzeczywistość prawną będzie ogromny. Zwiększy się ład w księgach wieczystych, a zmniejszy obciążenie sądów. Wreszcie, im więcej spraw urzędowych będziemy mogli załatwiać smartfonem, tym bliżej nam do poziomu efektywnej administracji publicznej, o jakiej wszyscy marzymy.
