Cyfryzacja postępowania cywilnego przyspiesza

21 sierpnia prezydent podpisał nowelizację Kodeksu postępowania cywilnego¹, która w przeważającej mierze wejdzie w życie 1 marca 2026 r. i zrewolucjonizuje doręczenia, jakie znamy w k.p.c. Jak czytamy w uzasadnieniu nowelizacji, obecnie możliwości znanego radcom prawnym Portalu Informacyjnego (dalej: PI) pozwalają na dwustronną komunikację elektroniczną z sądem, w związku z czym ustawodawca postanowił ją umożliwić na gruncie nowych przepisów².

¹ Ustawa z dnia 5 sierpnia 2025 r. o zmianie ustawy – Kodeks postępowania cywilnego, ustawy – Kodeks cywilny oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. poz. 1172).

² Uzasadnienie, s. 1, https://www.sejm.gov.pl/Sejm10.nsf/druk.xsp?nr=1304 (dostęp: 30 października 2025 r.).

Zgodnie z nową zasadą wyrażoną w art. 125(1) § 1 k.p.c., jeżeli przepis ustawy tak stanowi i nie jest możliwe wniesienie pisma za pośrednictwem systemu teleinformatycznego, pismo procesowe wnosi się za pośrednictwem PI. I zaraz w paragrafie drugim tego artykułu ustawodawca dodaje, że adwokat, radca prawny, rzecznik patentowy, Prokuratoria Generalna Rzeczypospolitej Polskiej lub prokurator wnosi za pośrednictwem PI:

1)           zawiadomienie o wypowiedzeniu pełnomocnictwa procesowego;

2)           zawiadomienia, o których mowa w art. 136 § 1, 4 i 5 oraz art. 387(1);

3)           oświadczenie w przedmiocie zgody na mediację;

4)           wniosek o przeprowadzenie posiedzenia zdalnego;

5)           apelację, zażalenie, skargę na orzeczenie referendarza sądowego;

6)           pisma procesowe w toku postępowań wywołanych wniesieniem apelacji, zażalenia lub skargi na orzeczenie referendarza sądowego;

7)           wniosek o doręczenie orzeczenia wraz z uzasadnieniem wydanego w wyniku rozpoznania apelacji, zażalenia lub skargi na orzeczenie referendarza sądowego, jak również pismo uzupełniające braki formalne takiego wniosku.

Aczkolwiek nie zrobimy tego (jeszcze) przy pismach wnoszonych do Sądu Najwyższego – art. 125(1) § 3 k.p.c. Konsekwentnie natomiast, jeżeli przepis ustawy przewiduje, że pismo procesowe wnosi się za pośrednictwem PI, pismo procesowe wniesione w inny sposób nie wywoła skutków prawnych, jakie ustawa wiąże z wniesieniem pisma do sądu, o czym przewodniczący zawiadomi wnoszącego pismo – art. 125(3) § 1 k.p.c. Zadziała to również w drugą stronę, tzn. jeżeli wniesiemy pismo procesowe za pośrednictwem PI w przypadku nieprzewidzianym w ustawie lub zrobi to osoba nieuprawniona, to nie wywoła ono skutków prawnych, jakie ustawa wiąże z wniesieniem pisma do sądu, o czym przewodniczący również zawiadomi – art. 125(3) § 2 k.p.c.

Zawory bezpieczeństwa

Ustawodawca przewidział także odpowiedzi na najbardziej palące ryzyka techniczne związane z tak rozbudowanym wykorzystaniem PI. I tak art. 125(2) § 1. k.p.c. stanowi, że w przypadku, gdy załącznik pisma procesowego, ze względu na jego właściwości, nie może zostać skutecznie wniesiony wraz z pismem za pośrednictwem PI, załącznik ten wnosi się do sądu z pominięciem PI w terminie trzech dni od dnia wniesienia pisma, uprawdopodabniając tę okoliczność. Dopiero w przypadku niedopełnienia tych obowiązków załącznik podlega pominięciu.

Z kolei w przypadku, gdy w ostatnim dniu terminu do złożenia pisma wystąpią ograniczenia w dostępności PI leżące po stronie sądu, uniemożliwiające wniesienie pisma do sądu, pismo wnosi się najpóźniej w następnym dniu roboczym po dniu, w którym przywrócono dostępność PI, i należy w nim uprawdopodobnić okoliczności związane z wyżej wymienionymi ograniczeniami – art. 125(2) § 2 k.p.c. W przypadku nieuprawdopodobnienia okoliczności albo przewodniczący zwróci pismo, albo sąd odrzuci środek odwoławczy – art. 125(2) § 3 k.p.c.

Pełnomocnictwo elektroniczne

Ponadto uchylony został przepis art. 89 § 1(1) k.p.c., a nowy art. 89 § 1(2) k.p.c. przewiduje wprost, że pełnomocnictwo udzielone w postaci elektronicznej podpisuje się kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym albo podpisem osobistym. Z kolei art. 126 § 3 k.p.c. w nowym brzmieniu zobliguje pełnomocników wnoszących pisma przez PI do wniesienia tego pełnomocnictwa wraz z pismem oraz podania numeru wpisu pełnomocnika na właściwą listę, w przypadku gdy pismo jest wnoszone przez pełnomocnika strony będącego adwokatem, radcą prawnym lub rzecznikiem patentowym.

Doręczenia przez PI i między pełnomocnikami

Nowelizacja rozszerza katalog podmiotów, którym sąd doręczy pisma sądowe przez PI, o komorników sądowych i mediatorów – art. 131(1a) § 1 k.p.c. Co ciekawe – usunięto w całości możliwość doręczania przez sądy na adres do doręczeń elektronicznych (uchylono art. 131(2) k.p.c., a to z uwagi na to, że sądy są obowiązane stosować przepisy ustawy w zakresie doręczania korespondencji z wykorzystaniem publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego lub publicznej usługi hybrydowej od dnia 1 października 2029 r. i ustawodawca chce uniknąć mylącego efektu, jakoby te rozwiązania już funkcjonowały^[1]).

Nowelizacja z jednej strony poszerza katalog pism wyłączonych z doręczeń wzajemnych o interwencję, zmianę powództwa oraz zarzut potrącenia, które należy złożyć w sądzie z odpisami dla strony przeciwnej – art. 132 § 1(1) k.p.c. A z drugiej strony umożliwia profesjonalnym pełnomocnikom w toku sprawy wzajemne doręczanie sobie pism procesowych (wraz z załącznikami) przez PI przez wniesienie pisma procesowego za pośrednictwem PI i uzyskanie przez wnoszącego dokumentu potwierdzającego przekazanie pisma drugiej stronie – art. 132 § 1(4)–1(8) k.p.c.

Rewolucja w mediacji oraz „zdalne ugody”

Zmiana, która już weszła w życie w zakresie mediacji, polega na tym, że mediacji nie prowadzi się, jeżeli strona sprzeciwi się jej w terminie tygodnia od dnia ogłoszenia lub doręczenia jej postanowienia kierującego strony do mediacji, podczas gdy w poprzednim stanie prawnym brak mediacji był wówczas, gdy strona nie wyraziła na nią zgody – art. 183(8) § 2 k.p.c.

Ponadto postanowienie o skierowaniu stron do mediacji, zmianie mediatora lub przedłużeniu terminu na prowadzenie mediacji będą mogli wydawać również referendarze sądowi – art. 183(8) § 1 k.p.c.

Zatwierdzaniem ugód mają się zająć sądy rejonowe, a być może wyłącznie jeden, wyznaczony przez Ministra Sprawiedliwości sąd rejonowy do rozpoznawania wniosków o zatwierdzenie ugód mediacyjnych wnoszonych przez PI (art. 20 pkt 7a p.u.s.p.^[2]). Do wniosku dołączyć będzie trzeba protokół z mediacji oraz ugodę (chyba że została ona zamieszczona w protokole z mediacji), a w przypadku wniosku wniesionego przez PI dokumenty w postaci elektronicznej będą musiały być podpisane kwalifikowanym podpisem elektronicznym albo poświadczone elektronicznie – art. 183(13) § 1–1(2) k.p.c. Radcowie prawni uzyskali oczywiście możliwość poświadczania dokumentów w postaci elektronicznej w systemach teleinformatycznych (w sposób w nich przewidziany) na mocy nowego przepisu art. 6 ust. 4 ustawy z dnia 6 lipca 1982 r.
o radcach prawnych (Dz.U. z 2024 r. poz. 499).

Wreszcie na mocy art. 458(3a) k.p.c. w sprawach z umów o roboty budowlane oraz ściśle związanych z procesem budowlanym umów służących wykonaniu robót budowlanych sąd obligatoryjnie skieruje strony do mediacji.

Nową zachętą do mediacji ma być również zwrot ¾ uiszczonej opłaty od apelacji, jeżeli w toku postępowania przed sądem drugiej instancji zawarto ugodę przed mediatorem (art. 79 ust. 1 pkt 2 lit. ab u.k.s.s.c.)^[3].

Ustawodawca wprowadził również możliwość zawarcia ugody w ramach posiedzenia zdalnego bez złożenia podpisów, o której to niemożności podpisania sąd zawrze jedynie informację w protokole (art. 223 § 1 k.p.c. oraz uchylenie art. 151 § 7 k.p.c.).

Status konsumenta

Last but not least nowelizacja wprowadza również istotną zmianę na gruncie prawa materialnego. Na mocy art. 385(5) § 1(1) k.c., art. 556(4) § 2 k.c. oraz art. 556(5) § 2 k.c., jeżeli z treści umowy, która ma być zawarta, nie wynika, czy posiada ona charakter zawodowy dla osoby fizycznej prowadzącej działalność gospodarczą, osoba ta najpóźniej w chwili zawarcia umowy może złożyć oświadczenie, że umowa ma dla niej charakter zawodowy albo że nie ma takiego charakteru. Druga strona umowy nie może jednak uzależnić zawarcia umowy od złożenia takiego oświadczenia.

Podsumowanie

Nowelizacja to rakieta, która wystrzela cyfryzację postępowania cywilnego na poziom, który technologicznie był możliwy od dawien dawna, a jednocześnie jeszcze parę lat temu (a zwłaszcza przed wybuchem pandemii) był w zasadzie nie do pomyślenia. Moim zdaniem umożliwienie korespondencji elektronicznej z sądem (nawet w okrojonej wersji na starcie) przesuwa k.p.c. do przodu w sposób porównywalny z wprowadzeniem rozpraw zdalnych. I to nic, że nie mamy jeszcze pełnej cyfryzacji akt sądowych, bo być może będzie to przedmiotem kolejnej nowelizacji szybciej, niż się spodziewamy.

---

^[1]Uzasadnienie, s. 13.

^[2] Ustawa z dnia 27 lipca 2001 r. – Prawo o ustroju sądów powszechnych (Dz.U. z 2024 r. poz. 334 i 1907 oraz z 2025 r. poz. 526).

^[3] Ustawa z dnia 28 lipca 2005 r. o kosztach sądowych w sprawach cywilnych (Dz.U. z 2024 r. poz. 959 i 1237).