Doręczenia w Prokuratorii Generalnej RP

0

Chaos legislacyjno-organizacyjny w zakresie zmian przepisów dotyczących doręczeń określonych kodeksem postępowania cywilnego nie ominął również Prokuratorii Generalnej Rzeczypospolitej Polskiej, będącej jedynym w Polsce instytucjonalnym pełnomocnikiem Skarbu Państwa. Rozmawiamy o tym z Martą Kęcką-Iwan, radcą Prokuratorii Generalnej RP, wicedyrektorem Departamentu Prawa Deliktowego.

Marta Kęcka-Iwan
Radca prawny, radca Prokuratorii Generalnej od marca 2006 r., mediator i koncyliator stały przy Sądzie Polubownym przy PGRP, Rzecznik Dyscypliny Finansów Publicznych przy MSWiA
w latach 2001–2006. Specjalista w zakresie procedury cywilnej, prawa cywilnego – ponad 3000 sporów sądowych. Wicedyrektor Departamentu Prawa Deliktowego PGRP.

Pomiędzy opublikowaniem ustawy zmieniającej system doręczeń w polskim porządku prawnym (18 czerwca) a wejściem w życie tych przepisów 3 lipca profesjonalni pełnomocnicy mieli jedynie dwa tygodnie na przeorganizowanie swojej pracy w zakresie doręczeń pism sądowych. Jak sobie z tym poradziła Prokuratoria?

O ile pełnomocnicy – adwokaci, radcowie prawni, rzecznicy patentowi – zarejestrowani są w portalu informacyjnym sądów powszechnych jako osoby fizyczne pod numerami PESEL, o tyle Prokuratoria Generalna Rzeczypospolitej Polskiej nie jest osobą fizyczną i numeru PESEL nie ma. Osoby zarządzające portalem stworzyły tzw. kod instytucjonalny przekazany wszystkim sądom powszechnym jako kod PGRP, poprzez który należy dopisywać Prokuratorię do poszczególnych spraw, w których już występuje lub w których z mocy ustawy o Prokuratorii powinna występować. Sądy rozpoczęły korzystanie z tego kodu 5 lipca, wpisując do spraw nie tylko tych, w których Prokuratoria już występuje, ale także do tych spraw, w których wskazany jest Skarb Państwa, czyli także w sprawach, które decyzją Prezesa Prokuratorii zostały przekazane jednostkom organizacyjnym Skarbu Państwa do samodzielnego prowadzenia lub w sprawach, w których nie doszło do zawisłości sporu, nie ma podstaw do wskazywania pełnomocnika strony pozwanej itp. Według szacunkowych danych Ministerstwa Sprawiedliwości Prokuratoria miała na dzień 3 lipca 2021 r. ponad 42 tys. spraw sądowych!

To ogromna liczba spraw, która w obliczu zmienionych przepisów w zakresie doręczeń wymagała zapewne zaangażowania pracy wielu osób kontrolujących prawidłowość procesu doręczeń?

Od 3 lipca Portal Informacyjny w Prokuratorii obsługiwali pracownicy Kancelarii Prokuratorii, czyli komórki organizacyjnej zajmującej się m.in. rejestracją poczty przychodzącej i wychodzącej z Urzędu Prokuratorii. Dostęp do portalu dla tych pracowników został tak opracowany, że osoba logująca się do portalu danej apelacji nie widziała poszczególnych spraw identyfikowanych po sygnaturze, lecz jedynie dokumenty dodane w ostatniej dobie do systemu informacyjnego w danej apelacji. Taki system znacznie utrudniał identyfikację sprawy. Co więcej, sądy nie zamieszczały informacji czy dany dokument jest umieszczany w portalu w celach informacyjnych, czy w celu jego doręczenia przez portal. Zamieszczano osobno pismo przewodnie dotyczące doręczenia, kilka stron dalej orzeczenie, a na kolejnych dopiero stronach można było znaleźć uzasadnienie tego orzeczenia.

W pierwszych tygodniach funkcjonowania nowego systemu liczba wpływu dziennego do Prokuratorii zwiększyła się dwu- lub trzykrotnie. Biorąc pod uwagę, że codzienny wpływ poczty do Prokuratorii liczony jest w setkach, to takie zwiększenie dwu- lub trzykrotnie oddaje skalę pracy, z jaką musieli się zmierzyć pracownicy Kancelarii Prokuratorii.

Czy upływ czasu obowiązywania nowych regulacji spowodował usystematyzowanie tych problemów?

Z czasem sytuacja się poprawiła – sądy zaczęły umieszczać na doręczeniach informacje, czy dokonują doręczenia przez portal, czy odstępują od tej formy.

W administracyjny aspekt doręczeń w Prokuratorii zaangażowali się także jej radcowie, którzy, pomagając pracownikom Kancelarii, dokonywali przeglądu wydruków z Portalu, selekcjonując je ze względu na konieczność lub nie ich rejestrowania jako poczty przychodzącej. Także pracownicy obsługujący portal zostali przeszkoleni co do zakresu pism, które mogą być doręczane przez portal, a które wymagają doręczenia tradycyjnego, pocztą. Obecnie, czyli w połowie września, wydruków z portalu, co do których pracownik Kancelarii PGRP może mieć wątpliwości czy podlegają rejestracji, czy nie – jest jedynie kilka dziennie.

To, co obserwujemy wszyscy, to niejednolitość postępowania sądów w zakresie stosowania zmienionych przepisów. Prokuratoria angażuje się w postępowania sądowe w całej Polsce i chyba najlepiej tę niejednolitość może dostrzec?

Praktyka dokonywania publikacji w portalu, czy doręczanie dokumentów przez portal różni się znacznie nie tylko pomiędzy poszczególnymi apelacjami, ale pomiędzy sądami w tej samej apelacji, pomiędzy wydziałami tego samego sądu i samymi sędziami. I są to często diametralne różnice. Najsprawniej do doręczeń przez portal dostosowały się, mówiąc ogólnie, wydziały gospodarcze poszczególnych sądów okręgowych.

Głosy radców prawnych wskazują, że liczba doręczeń przez portal systematycznie wzrasta. Czy państwo zauważają taką tendencję?

Jednoznacznie mogę stwierdzić, że z dnia na dzień jest coraz więcej doręczeń przez portal, ale – co najważniejsze – że są to doręczenia dobrze przygotowane przez pracowników sądowych. Wprowadzone zmiany były rewolucyjne nie tylko dla pełnomocników profesjonalnych, ale także dla sądów, pracowników sekretariatów sądowych na co dzień borykających się z problemami wykonywania zarządzeń. Mam dla nich olbrzymi szacunek i doceniam ich pracę, oni także musieli się przestawić na zupełnie inny tryb pracy.

Jakich zmian funkcjonalnych portalu państwo oczekują?

Nie powiem niczego nowego, co nie było wiadome od 3 lipca, czyli od wprowadzenia zmian. Zarówno użytkownicy portalu, jak i jego twórcy, wiedzą, że niezbędną funkcjonalnością dla doręczeń przez portal jest umieszczenie, ja to nazwę „zakładki”, w której sekretarz sądowy będzie mógł zamieścić tylko te dokumenty, które zarządzeniem sędziego podlegają doręczeniu przez portal.

Rzeczywiście, jako samorząd radcowski jeszcze przed wejściem w życie ustawy sygnalizowaliśmy to samo zagadnienie Ministerstwu Sprawiedliwości. Wydaje się, że doręczenia „ułożone na nowo” nie powinny w ogóle zaistnieć bez zmiany tej funkcjonalności.

Taka funkcjonalność miała zostać wprowadzona w połowie września. Wiem, że w portalu trwają intensywne prace, testy tej funkcjonalności. Myślę, że na przełomie września i października będzie możliwość korzystania z tego znacznego udogodnienia.

Wydaje się, że chaos, jaki powstał w związku z pośpiesznie wprowadzanymi zmianami ułożonego przez lata systemu doręczeń, zagroził bezpieczeństwu obrotu prawnego w Polsce, jednak informatyzacji chyba nie powinniśmy się tak bać…

Według mnie wprowadzone zmiany były potrzebne, a sytuacja z COVID-19 pozwoliła na ich przyspieszenie. I choć chaos był i nadal jest odczuwalny, to z czasem, po wyeliminowaniu niedociągnięć, jest szansa, że to będzie sprawnie funkcjonowało i przełoży się na ułatwienie i usprawnienie pracy sądów, pracowników sądowych, sędziów i wreszcie pełnomocników. Myślę tu nie tylko o doręczaniu przez portal pism sądowych, ale także o rozprawach zdalnych, odbieraniu pisemnych zeznań od świadków, wydawaniu orzeczeń na posiedzeniach niejawnych, kontaktowaniu się mailowo pracowników sądowych z pełnomocnikami, czy zmianach w składach orzeczniczych w sądach apelacyjnych.

Dla wielu z nas te rewolucyjne zmiany są niepotrzebne, bo „dobrze było, jak było”, ale rozwój technologii jest nieunikniony i wcześniej, czy później musiał zapukać także do skostniałych systemów sądownictwa. Ciężko sobie wyobrazić akta sądowe nie w formie papierowej i nietradycyjnie zszyte grubą nicią. Dlatego to covidowe przyspieszenie wprowadzenia zmian, z czasem, kiedy się z nimi oswoimy, przyzwyczaimy, dopracujemy ich funkcjonalność, posłuży nam na długie lata i będziemy zadowoleni, że w tak nieoczekiwany sposób udało się usprawnić, rozpędzić technologicznie machinę sądowniczą.

Rozmawiał Piotr Olszewski


Jak sądy stosują nowe przepisy

W związku z wprowadzeniem nowych zasad doręczeń prezes Sądu Okręgowego w Gdańsku wydał zarządzenie z 7 lipca 2021 r., a następnie zarządzenie zmieniające z 23 lipca 2021 r. Treść obu zarządzeń doręczono przewodniczącym wydziałów do stosowania, umieszczono je również na internetowej stronie SO w Gdańsku.

Wykonanie zarządzeń dotyczących nowych przepisów jest na bieżąco monitorowane. Zbierane są uwagi zarówno ze strony sądu, jak też analizowane są uwagi zgłaszane na bieżąco przez pełnomocników. Główne wątpliwości pełnomocników dotyczyły oznaczania, czy pismo umieszczone w portalu wywołuje skutki procesowe określone w przepisach Kodeksu postępowania cywilnego, czy też ma tylko walor informacyjny. Sąd podejmuje starania zmierzające do wyjaśniania tych wątpliwości i prawidłowego stosowania nowo wprowadzonych przepisów.

Na bieżąco kontaktujemy się też z władzami samorządów prawniczych celem wyjaśnienia wątpliwości i wypracowania dobrych praktyk.

SSA Rafał Terlecki,
prezes Sądu Okręgowego w Gdańsku


W Sądzie Okręgowym w Krakowie w związku z wejściem w życie ustawy z 28 maja 2021 r. o zmianie ustawy – Kodeks postępowania cywilnego oraz niektórych innych ustaw istnieje możliwość doręczania pism za pośrednictwem portalu informacyjnego. Z uwagi na uregulowanie tej materii w ustawie nie było konieczności tworzenia wewnętrznych aktów na gruncie SO w Krakowie.

W przypadkach, w których wydano zarządzenie sędziego referenta o odstąpieniu od doręczenia pism za pośrednictwem portalu  informacyjnego (na podstawie art. 15zzs9 ust. 5 ustawy z 2 marca 2020 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19 […]) jest ono publikowane również w niniejszym portalu.

W pismach każdorazowo umieszczana jest informacja czy są one doręczane za pośrednictwem portalu, czy też za pośrednictwem operatora pocztowego, zaś w opisie korespondencji umieszczona jest informacja, że jest ona kierowana do pełnomocnika profesjonalnego, a także dodawana jest wzmianka o treści pisma (wezwanie, np. zawiadomienie).

Jednocześnie informuję, że do 31 sierpnia 2021 r. komunikatem z 9 lipca 2021 r. Prezesa SO w Krakowie zalecono wydawanie zarządzeń o odstępowaniu od doręczania pism za pośrednictwem portalu informacyjnego na podstawie art. 15 zzs9 ust. 5 wskazanej wcześniej ustawy.

SSO Mieczysław Potejko,
wiceprezes Sądu Okręgowego w Krakowie


W Sądzie Okręgowym w Łodzi doręczenia dla profesjonalnych pełnomocników realizowane są w formie przewidzianej w art. 15zzs9 ust. 2 ustawy z 2 marca 2020 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19 (…), czyli za pośrednictwem Portalu Informacyjnego. W związku ze zmianą przepisów w SO w Łodzi odbywały się narady kierownictwa sądu, przewodniczących wydziałów, wizytatorów z udziałem pełnomocnika sądowego ds. wdrożeń systemów teleinformatycznych w sądach powszechnych, których celem było opracowanie jednolitej metody publikowania na Portalu Informacyjnym pism sądowych przeznaczonych do doręczeń dla adwokatów i radców prawnych; powstawały też stosowne zarządzenia. Odbyło się także spotkanie kierownictwa SO z przedstawicielami samorządu adwokatów i radców prawnych, podczas którego przedstawiono metodykę działania, wysłuchano uwag i dokonano wspólnych ustaleń w kwestii doręczeń za pośrednictwem portalu. Wszelkie pojawiające się problemy, dotyczące doręczeń dla profesjonalnych pełnomocników za pośrednictwem Portalu Informacyjnego, były na bieżąco rozwiązywane.

SSO Monika Pawłowska-Radzimierska,
rzecznik prasowy ds. cywilnych Sądu Okręgowego w Łodzi