Coraz większa konkurencja na rynku usług stała się faktem. Doświadczają jej przedstawiciele różnych zawodów, do których dostęp został otwarty ustawami deregulacyjnymi. Zmagają się z nią także radcowie prawni, którzy, podobnie jak i inne podmioty, chcą być jak najbardziej atrakcyjni dla klienta. Cena usług to wciąż argument nie do pobicia. Nic więc dziwnego, że poszukiwane są różne sposoby na jej obniżenie. Outsourcing usług prawnych to jeden z tych sposobów. Trend nowy w Polsce, na świecie schyłkowy ? jak twierdzą niektórzy obserwatorzy.
Kilka tygodni temu światło dzienne ujrzał raport przygotowany na zlecenie Krajowej Izby Radców Prawnych pod wiele mówiącym tytułem: ?Konkurencyjność jednoosobowych i małych kancelarii radców prawnych. Diagnoza i prognoza?. Miał on dać odpowiedź na pytanie, jak w warunkach rosnącej konkurencji radzą sobie członkowie samorządu. Zwłaszcza ci, którzy prowadzą jednoosobowe lub małe kancelarie prawne, obsługują-ce z reguły klientów indywidualnych oraz małe firmy.
Jednak oddech konkurencji na plecach czują nie tylko radcowie prawni prowadzący jednoosobowe lub ma-łe kancelarie prawne. Rosnącą konkurencję odczuwają również duże kancelarie prawne o ugruntowanej pozycji na rynku. Partnerzy i wspólnicy także tych dobrze prosperujących coraz częściej zastanawiają się nad tym, co można jeszcze poprawić i ulepszyć w tym mechanizmie, jakim jest funkcjonująca jak w zegarku kancelaria, aby przetrwać na rynku usług prawniczych nie tylko w dobrej kondycji, ale także się rozwijać.
Liczy się racjonalne podejście
Jest kilka na to sposobów, po które sięgają właściciele kancelarii przypierani do muru przez konkurencję. Należy do nich optymalizacja kosztów i outsourcing.
Na pierwszy ogień zawsze w takich sytuacjach idą koszty, czyli ich racjonalizacja, czy jak kto woli ? optymalizacja. Dobrze, gdy jest ona przemyślana i nie ogranicza się do prostego cięcia wydatków, czyli ich redukcji czy wręcz rezygnacji. Kancelaria prawna, tak jak każda firma, ponosi wiele dodatkowych kosztów związanych z prowadzoną działalnością. I o ile jeszcze do niedawna prawie nikt zbytnio się nimi nie przejmował, bo i tak ponosił je klient, to rosnąca konkurencja i rozwój nowych technologii niejako wymusił nowe spojrzenie na własne ?podwórko?. Optymalizacja ponoszonych kosztów i outsourcing niektórych procesów, jakie w każdej kancelarii mają miejsce, stał się tego efektem.
Kancelarie prawne dziś przypominają przedsiębiorstwa, w których zatrudniani są pracownicy (a czasami całe ich zespoły) biegli w finansach, administracji, IT, księgowości. Nie brakuje jednak i specjalistów od strategii i rozwoju, human resources, marketingu i public relations. Zatrudniani są nawet tłumacze, ekonomiści, analitycy i osoby do zarządzania zasobami wiedzy kancelarii, których zadaniem jest tworzenie np. bibliotek i baz danych.
Często zdarza się, że funkcje te dzielą między siebie wspólnicy i partnerzy kancelarii, jednak w miarę roz-woju coraz więcej z nich wymaga powierzenia wyspecjalizowanym fachowcom.
W kancelariach zatrudniani są więc audytorzy, by nadzorować prawidłowe funkcjonowanie kancelarii od strony prawnej czy np. finansowej, handlowcy ? tak pomocni w pozyskiwaniu nowych klientów, ich określeniu, przygotowaniu oferty i wyceny usługi, pracownicy obsługi technicznej czuwający nad wewnętrznym funkcjonowaniem kancelarii i spece od IT odpowiedzialni za codzienne, bezawaryjne działanie całej struktury teleinformatycznej kancelarii. Dział HR odpowiedzialny jest, przede wszystkim, za nabór nowych pracowników i stażystów/praktykantów zgodnie z zapotrzebowaniem kancelarii, a także ? zgodnie z nowym trendem w zarządzaniu ? za okresową ocenę pracowników, dzięki której weryfikuje umiejętności, zaangażowanie i skuteczność pracowników kancelarii. Innym elementem, który leży w gestii powyższego działu, jest organizacja kursów doszkalających dla pracowników kancelarii. W kancelariach prawnych zatrudnia się często osobę odpowiedzialną za bezpieczeństwo informacji. Nadzoruje ona procesy uzyskiwania, przetwarzania, przechowywania oraz udostępniania danych, zgodnie z zachowaniem zasad polityki bezpieczeństwa kancelarii. Jej rolą jest wreszcie dbanie o to, aby dokumenty, na których pracuje kancelaria, były udostępniane tylko pod-miotom do tego upoważnionym. I tu pojawia się pole do ewentualnych zmian: outsourcing. Czasami kancelarie, podobnie jak i inni przedsiębiorcy, decydują się na ?wyprowadzenie? całych zespołów swoich dotychczasowych pracowników na zewnątrz albo powierzenie obsługi (np. księgowości czy spraw personalnych) zewnętrznym podmiotom.
Nowy trend w Polsce,
ale nie najnowszy na świecie
Nowym trendem na polskim rynku usług prawnych jest jednak outsourcing usług prawnych. Polega on na powierzeniu świadczenia kompleksowych usług prawnych zewnętrznym firmom outsourcingowym (np. innym kancelariom prawnym), zatrudniającym prawników różnych specjalności. Tak dzieje się z reguły, gdy kancelaria prawna specjalizująca się np. w prawie zamówień publicznych obsługuje klientów, u których pojawia się problem z rozliczeniami, i pilnie potrzeba prawników specjalizujących się w podatkach czy wręcz w postępowaniach podatkowych.
? Korzystamy z zewnętrznych kancelarii prawnych w sprawach wymagających wysoce specjalistycznej wiedzy, np. przy łączeniu spółek z sektora ubezpieczeniowego czy, ostatnio, w związku z RODO. Prawnicy wewnętrzni w korporacji nie muszą się znać na wszystkim, nie ma też sensu zatrudniać wąsko wyspecjalizowanych prawników na etat. Do wypełniania takich luk służy właśnie outsourcing ? mówi Michał Kosiarski, radca prawny z Centrum Rozliczania Ubezpieczeń, spółki córki Poczty Polskiej SA. W pocztowej grupie kapitałowej zewnętrznym kancelariom prawnym zlecane są również m.in. sprawy pracowniczo-zusowskie, (gdy w grę wchodzi większa liczba, wręcz masowość spraw), papierów wartościowych, prawa IT, własności intelektualnej, ale też skomplikowane sprawy procesowe.
W przypadku jednoosobowych czy mniejszych kancelarii outsourcing usług prawnych polega na wzajem-nej pomocy udzielanej zaprzyjaźnionym radcom prawnym w ramach umów B2B.
? Na obszarze działania Okręgowej Izby Radców Prawnych w Łodzi przeważają małe, z reguły jednoosobowe kancelarie prawne. Trudno więc mówić o outsourcingu usług prawnych w znaczeniu wielkich kancelarii prawnych, posiadających wiele oddziałów w wielu miastach. Myślę, a nikt nie badał jeszcze tego trendu, że w naszym środowisku przybiera on formę współpracy radców prawnych na zasadzie B2B, czyli współpracy między kancelariami ? mówi w rozmowie z ?Radcą Prawnym? dziekan Rady Okręgowej Izby Radców Prawnych w Łodzi mec. Grzegorz Wyszogrodzki. Jak podkreśla, normą jest też zatrudnianie aplikantów radcowskich i to nie tylko przez kancelarie ich patronów. ? Na pewno nie ma to jednak nic wspólnego z ich wykorzystywaniem, jak to zdają się sugerować niektórzy parlamentarzyści w swoich interpelacjach poselskich ? zapewnia mec. Grzegorz Wyszogrodzki.
Bliski koniec outsourcingu prawnego?
? Outsourcing usług prawnych w Polsce wygląda nieco inaczej niż to się dzieje za granicą. Tam duże kancelarie zatrudniają dużo tańszych prawników, np. w Indiach, którym zlecają przygotowanie analiz prawnych. U nas outsourcing usług prawnych pojawił się przy analizach prawnych spółek. Częstą praktyką kancelarii warszawskich jest zlecanie takiej analizy prawnikom spoza Warszawy, którzy są tańsi ? mówi dr Witold Daniłowicz, radca prawny, Of Counsel w kancelarii Noerr Biedecki, przewodniczący Polskiego Związku Pracodawców Prawniczych. I dodaje:
? W kontekście outsourcingu pojawia się potem problem odpowiedzialności za sporządzony dokument: analizę czy opinię prawną, bo kancelaria, która zlecała jego opracowanie, potem go firmuje, stąd konieczna jest jego weryfikacja. Ale już wkrótce może się okazać, że problem ma zupełnie inny wymiar. Nadchodzi era, w której nie będzie outsourcingu usług prawnych w tradycyjnym sensie ? prawnicy będą zastępowani przez nowe technologie.
Jak mówi, amerykańscy i angielscy prawnicy, wraz z informatykami, już udoskonalają technologię, która pozwoli komputerowi dokonać np. analizy 100 umów najmu. Prawników, przynajmniej częściowo, zastąpią komputery. ? Prawnicy nadal będą potrzebni przy skomplikowanych opiniach i analizach prawnych, ale outsourcing w znanej nam obecnej postaci prawdopodobnie przestanie istnieć na rynku usług prawnych ? mówi mec. Witold Daniłowicz.
Duzi i mali przedsiębiorcy chętnie zlecają na zewnątrz usługi prawne
Z najnowszego raportu firmy KPMG w Polsce zatytułowanego ?Outsourcing usług księgowych, prawnych i podatkowych w firmach w Polsce? z maja 2018 r. wynika, że 84% firm w Polsce obawia się zbyt dużej liczby przepisów prawnych i podatkowych regulujących prowadzenie działalności gospodarczej. Dynamika i zmienność otoczenia gospodarczego wymaga elastyczności i szybkich decyzji, co przy mało przejrzystym i niestabilnym systemie prawnym i podatkowym jest coraz trudniejsze. Blisko 65% ankietowanych firm korzy-sta z outsourcingu usług księgowych, podatkowych i prawnych, a blisko co druga z nich zleca je jednej firmie. Wśród największych zalet współpracy z jednym zespołem księgowo-podatkowo-prawnym przedsiębiorcy wymieniają poczucie bezpieczeństwa prowadzenia działalności gospodarczej (83%) oraz oszczędność czasu i kosztów (77%).
Zdaniem przedsiębiorców takie rozwiązanie pozwala istotnie zredukować ryzyka wynikające z częstych w Polsce zmian przepisów prawa, ich interpretacji oraz praktyki stosowania. Poczucie bezpieczeństwa prowa-dzenia działalności gospodarczej to najczęściej deklarowany powód (83%) outsourcingu usług księgowych, prawnych i podatkowych w ramach jednego, zewnętrznego zespołu. Na drugim miejscu wskazywana jest osz-czędność czasu i kosztów (77%). Popularność współpracy z zewnętrznymi dostawcami w obszarze księgowości, podatków i prawa jest zdecydowanie bardziej reprezentowana wśród najmniejszych firm w Polsce ? zatrud-niających do 9 osób (40%). Zdecydowana większość (71%) firm zatrudniających powyżej 50 pracowników zleca na zewnątrz tylko usługi prawne.
Z raportu KPMG w Polsce wynika również, że obecność systemu weryfikującego wiedzę w obszarach księ-gowości, prawa i podatków w polskich przedsiębiorstwach jest mocno zróżnicowana, w zależności od wielko-ści firmy ? 78% małych firm zatrudniających do 9 pracowników deklaruje brak takiego systemu, ale w firmach zatrudniających 50 pracowników i więcej występuje on w 48% przypadków. Specyfika mniejszych firm ograni-cza się często do lokalnego prawa i podatków, a duże firmy muszą wciąż aktualizować wiedzę nie tylko lokal-nie, ale również globalnie, dlatego obecność wspomnianego systemu jest bardziej reprezentowana. Co trze-cia polska firma deklaruje, że specyfika jej przedsiębiorstwa nie wymaga specjalistycznej wiedzy w zakresie księgowości podatków i prawa.
Źródło: Raport KPMG w Polsce pt. ?Outsourcing usług księgowych, prawnych i podatkowych w przedsiębiorstwach w Polsce? powstał na pod-stawie badania zrealizowanego metodą wywiadów telefonicznych CATI wśród osób odpowiedzialnych za księgowość oraz osób na stanowi-skach prezesa i dyrektora finansowego (w tym właścicieli firm i osób związanych z zarządem). W badaniu wzięły udział firmy z różnych branż o rocznych przychodach przekraczających 2 mln zł i zatrudniające więcej niż dwóch pracowników. Na pytania odpowiedziało 200 respondentów w dniach 13?22 lutego 2018 r.
Szczegółowy zakres outsourcingu
Outsourcowanie wszystkich usług ? księgowych, podatkowych i prawnych ? to najpopularniejszy zakres ko-rzystania z zewnętrznych dostawców ? jest to szczególnie widoczne w najmniejszych firmach zatrudniających do 9 pracowników. Usługi prawne są zdecydowanie częściej zlecane na zewnątrz przez firmy zatrudniające powyżej 49 osób.
Jakie kwestie księgowe, prawne i podatkowe są w firmach zlecane na zewnątrz?
Księgowe, podatkowe i prawne:
Wszystkie ankietowane firmy 33 proc.
do 9 pracowników 40 proc.
od 10 do 49 pracowników 28 proc.
50 i więcej pracowników 14 proc.
Prawne:
Wszystkie ankietowane firmy 18 proc.
do 9 pracowników 6 proc.
od 10 do 49 pracowników 21 proc.
50 i więcej pracowników 71 proc.
Księgowe:
Wszystkie ankietowane firmy 16 proc.
do 9 pracowników 18 proc.
od 10 do 49 pracowników 16 proc.
Księgowe i podatkowe:
Wszystkie ankietowane firmy 13 proc.
do 9 pracowników 17 proc.
od 10 do 49 pracowników 12 proc.
Księgowe i prawne:
Wszystkie ankietowane firmy 9 proc.
do 9 pracowników 7 proc.
od 10 do 49 pracowników 14 proc.
50 i więcej pracowników 7 proc.
Podatkowe:
Wszystkie ankietowane firmy 3 proc.
50 i więcej pracowników 6 proc.
Prawne i podatkowe:
Wszystkie ankietowane firmy 2 proc.
do 9 pracowników 1 proc.
od 10 do 49 pracowników 2 proc.
Inne:
Wszystkie ankietowane firmy 6 proc.
do 9 pracowników 5 proc.
od 10 do 49 pracowników 7 proc.
50 i więcej pracowników 6 proc.
