Portal Rejestrów Sądowych – pierwsze wrażenia

Na mocy ustawy z 26 stycznia 2018 r.¹ od 1 lipca br. weszły w życie zmiany dotyczące elektronicznego postępowania rejestrowego przed Krajowym Rejestrem Sądowym (KRS), a swoje działanie w praktyce rozpoczął Portal Rejestrów Sądowych (PRS)². Jest to kolejny, bardzo znaczący krok naprzód w kierunku pełniejszej elektronizacji postępowań rejestrowych w Polsce.

Nowe przepisy nakładają obligatoryjne składanie wniosków za pośrednictwem systemu teleinformatycznego w zakresie dotyczącym podmiotów podlegających wpisowi do rejestru przedsiębiorców. Natomiast w przypadku wniosków o wpis do rejestru stowarzyszeń, innych organizacji społecznych i zawodowych, fundacji oraz samodzielnych publicznych zakładów opieki zdrowotnej ustawodawca pozostawił wybór ? wnioski składa się na urzędowym formularzu lub jego kopii albo elektronicznie.

Funkcjonalności

PRS w jednym miejscu w internecie udostępnia zarówno nową funkcjonalność w postaci e-formularzy KRS, jak również wyszukiwarkę KRS i przeglądarkę akt rejestrowych KRS. Ponadto PRS umożliwia też bezpłatne zgłaszanie dokumentów finansowych do KRS, a także ich przeglądanie oraz przekierowuje do portalu S24[1]. Idea zgrupowania wszystkich witryn internetowych związanych z KRS w jednym miejscu jest bardzo przyjazna dla użytkowników.

Na plus

Pierwsze doświadczenia z PRS pokazują, że twórcy portalu odrobili swoje zadanie domowe bardzo dobrze, jeżeli chodzi o modny obecnie user experience (tj. doświadczenie użytkownika dla Czytelników szanujących ustawę o języku polskim). Portal w zakresie e-formularzy jest bardzo przejrzysty i na tyle prosty w obsłudze, że przeciętnemu użytkownikowi internetu jego opanowanie nie powinno zająć dłużej jak kilka, kilkanaście minut. PRS ma prostą strukturę ograniczoną do przypisanych sobie głównych do załatwienia spraw, pokrywającą się ze sprawami objętymi kognicją sądów KRS, co oznacza, że posłuży nam do złożenia wniosków: o rejestrację, o zmianę, o wykreślenie z KRS lub innych, jak również zasadniczo trzech rodzajów pism (pisma procesowego ogólnego bez podawania sygnatury sprawy, pisma w sprawie z nadaną sygnaturą, jak też pisma zawierającego uzupełnienie braków).

W samym procesie tworzenia wniosku kreator systemu prowadzi nas od początku za rękę, pobierając z automatu dane, które już są w KRS, co przekłada się na szybkość procedowania oraz minimalizuje możliwość pomyłki, która wynikałyby z wypełniania tradycyjnego, papierowego formularza. Zważywszy na niekiedy nadzwyczajną skrupulatność niektórych orzeczników pracujących w sądach gospodarczych KRS, są to atuty nie do przecenienia zarówno dla zwykłego Kowalskiego, jak również dla każdego profesjonalnego pełnomocnika. Dodatkowym atutem e-formularzy w PRS jest to, że system automatycznie wskaże nam wysokość należnej opłaty sądowej, której poprawne wyliczenie w praktyce KRS stanowi zapewne jeden z najczęściej pojawiających się powodów do zwrotów wniosków. Ponadto PRS umożliwia zarówno dokonanie bezpośredniej płatności elektronicznej podczas składania wniosków, jak też załączenie potwierdzeń przelewów w załącznikach (co odróżnia PRS od S24) ? w zależności od indywidualnych preferencji.

Dla osób na co dzień pracujących przy obsłudze przedsiębiorców w systemie S24 lub korzystających z konta przedsiębiorcy w CEIDG[2] zmiana jakości pracy jest naprawdę odczuwalna ? można stwierdzić, że wyżej wymienione portale internetowe w zestawieniu z e-formularzami PRS wyglądają, jakby ich interfejsy były z ubiegłego wieku.

Na minus

Jeśli chodzi o słabe strony, czy też zauważone braki w użytkowaniu PRS, to z perspektywy praktyki zawodowej na pierwszym miejscu warto wskazać, że e-formularzy wszyscy jeszcze się uczymy, zarówno orzecznicy w sądach KRS, jak i pełnomocnicy, co z kolei skutkuje brakiem utrwalonych reguł procedowania. Jest to jednak nieodzowne przy wprowadzaniu jakiejkolwiek nowości, stąd też wskutek praktyki orzeczniczej ta niedogodność zapewne zniknie w sposób naturalny w ciągu najbliższych miesięcy.

Na niekorzyść PRS w zestawieniu z S24 wypada niedostosowanie PRS do możliwości wypełnienia formularza przez np. aplikanta (lub innego prawnika) i następnie przekazania go do edycji radcy prawnemu (jest tylko opcja przekazania do podpisu). W efekcie pełnomocnik chcąc mieć możliwość sprawdzenia nie tylko treści wniosku, ale też każdego załącznika, ma do wyboru albo przygotować wniosek samemu, albo zaufać w pełni swojemu współpracownikowi. Tymczasem w S24 praca na cztery lub więcej rąk jest w zasadzie możliwa bez większych ograniczeń poprzez nadanie odpowiednich uprawnień innym użytkownikom. Nie ma też żadnego problemu z edycją wcześniej przygotowanych dokumentów.

Istotne jest również to, że kiedy sąd zwraca się do wnioskodawcy, to ten ostatni dostaje e-mail z informacją o korespondencji oczekującej do odbioru w PRS. Natomiast po zalogowaniu do PRS wyświetla nam się do zaakceptowania komunikat, że zalogowanie powoduje odbiór korespondencji i automatyczne wysłanie informacji do sądu. W zakresie doręczeń korespondencji elektronicznej pomysłodawcy mają zawsze do wyboru powiązanie skutku doręczenia albo z momentem otworzenia dokumentu zawierającego daną korespondencję, albo z chwilą zalogowania się w systemie. Niestety wybór tego drugiego wariantu wygeneruje w praktyce zdecydowanie wyższe prawdopodobieństwo przeoczenia terminu np. na uzupełnienie braków formalnych wniosku i jest zdecydowanie mniej optymalny z perspektywy użytkownika.

Co z załącznikami?

Niezwykle ważna przy opisywaniu PRS jest kwestia załączników do składanych wniosków. Otóż zasadniczo dokumenty stanowiące podstawę wpisu do KRS albo podlegające złożeniu do akt rejestrowych składa się w oryginałach lub poświadczonych urzędowo odpisach czy wyciągach (art. 694(4) §1 k.p.c.), natomiast jeśli stanowią one załączniki do wniosku składanego w PRS, to mamy do czynienia z dwiema sytuacjami. Jeśli dokumenty te były sporządzone w postaci elektronicznej, to opatruje się je kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym albo podpisem osobistym (art. 694(4) §2 k.p.c.). Gdy natomiast zostały sporządzone w postaci papierowej, to do wniosku dołącza się odpisy elektronicznie poświadczone przez notariusza albo występującego w sprawie pełnomocnika, będącego adwokatem lub radcą prawnym, albo elektroniczne kopie dokumentów (art. 694(4) §2(2) k.p.c.). W tym ostatnim przypadku oryginał dokumentu albo jego odpis lub wyciąg poświadczony urzędowo przesyła się do sądu rejestrowego w terminie trzech dni od daty złożenia pisma (art. 694(4) §2(3) k.p.c.), a odpowiednie zastosowanie znajdą przepisy k.p.c. w zakresie uzupełnienia braków formalnych.

Jeżeli do wniosku należy dołączyć akt notarialny, którego wypis lub wyciąg został umieszczony w Centralnym Repozytorium Elektronicznych Wypisów Aktów Notarialnych (CREWAN), wnioskodawca podaje we wniosku numer tego dokumentu w CREWAN, a po jego zarejestrowaniu dokument ten jest automatycznie przekazywany elektronicznie i dołączany do wniosku (art. 19d ustawy o KRS[3]).

Konkluzje

Podsumowując ? co dla jednych radców prawnych jest nieuniknionym krokiem naprzód i następnym etapem digitalizacji nie tylko KRS, ale całego systemu prawnego, dla innych może stanowić de facto elektroniczne wykluczenie z obsługi podmiotów gospodarczych. Wchodzimy bowiem w Polsce w nową erę świadczenia usług prawniczych, gdzie bez kwalifikowanego podpisu elektronicznego lub profilu zaufanego niemożliwa już będzie jakakolwiek interakcja z rejestrem przedsiębiorców KRS, a co za tym idzie realna pomoc prawna w sprawach korporacyjnych.

---

[1]Ustawa z 26 stycznia 2018 r. o zmianie ustawy o Krajowym Rejestrze Sądowym oraz niektórych innych ustaw; Dz.U.2018.398 z 21 lutego 2018 r.

https://prs.ms.gov.pl

https://ekrs.ms.gov.pl

[2] https://prod.ceidg.gov.pl/ceidg.cms.engine.

[3]Ustawa z 20 sierpnia 1997 r. o Krajowym Rejestrze Sądowym; Dz.U.2021.112 t.j.
z 18 stycznia 2021 r.