CO WARTO WIEDZIEĆ o terminalach płatniczych

0
Hands holding a payment terminal. A man elegantly dressed in a business suit puts a credit or debit card in an online payment terminal held by a feminine hand. Paying bills for a meal at a restaurant

Na temat konieczności posiadania terminala płatniczego istnieją wprost biegunowo różne poglądy, z których pierwszy brzmi, że nie są one potrzebne, a drugi, że są konieczne.
Kto w tym sporze ma rację, zależy od wielu czynników. Jeśli jednak masz obowiązek posiadania kasy fiskalnej online, a radcowie prawni świadczący usługi prawne taki obowiązek mają, to wszelkie wątpliwości wypada sprowadzić do dwóch pytań – czy obsługujemy klientów indywidualnych i czy chcemy pobierać od nich płatności kartą.

Bogdan
Bugdalski
dziennikarz, redaktor i wydawca

 

Przepisy w tym zakresie są w miarę jasne. O ciążącym na przedsiębiorcy obowiązku zapewnienia klientowi możliwości dokonywania zapłaty w każdym miejscu, w którym działalność gospodarcza jest faktycznie wykonywana, w szczególności w lokalu, poza lokalem przedsiębiorstwa lub w pojeździe wykorzystywanym do świadczenia usług transportu pasażerskiego, mówi obowiązujący
od 1 stycznia 2022 r. art. 19a. 1. ustawy ‒ Prawo przedsiębiorców. Wskazuje on jednocześnie, że ta płatność ma być możliwa przy użyciu instrumentu płatniczego w rozumieniu ustawy o usługach płatniczych. 

Terminal skomunikowany
z kasą fiskalną

Zatem obowiązek istnieje, ale od razu trzeba wyjaśnić, że ów instrument to nie tylko terminal, ale każde zindywidualizowane urządzenie lub uzgodniony przez użytkownika i dostawcę zbiór procedur, wykorzystywane przez użytkownika do złożenia zlecenia płatniczego. A to oznacza, że wystarczy klientowi umożliwić płatność przelewem, systemem BLIK lub za pomocą aplikacji płatniczej i obowiązek będzie spełniony.

Tak na ten wymóg patrzy Maria Mazur-Szczepańska, doradca podatkowy, choć przyznaje, że przepis może budzić wątpliwości. Jej zdaniem osoby świadczące usługi prawne, a więc m.in. radcowie prawni, nie muszą mieć terminali płatniczych, natomiast muszą mieć kasę fiskalną online
i umożliwić klientowi różne formy płatności.

– Możemy mieć terminale, ale nie musimy ich mieć, jeżeli klient może zapłacić w inny sposób, np. BLIK-iem. To bardziej zależy od profilu kancelarii, bo jeśli ma bardzo dużo osób fizycznych, to wypada ten terminal mieć – podkreśla.

Zatem terminal warto mieć – dla wygody swojej i swoich klientów. Nie każdy przecież umie lub chce dokonywać płatności BLIK-iem czy też korzystać z platform płatniczych. Do płatności kartami wszyscy jesteśmy już przyzwyczajeni, więc klient będzie zadowolony, a pieniądze od razu znajdą się na koncie firmy, co z przyjemnością odnotuje fiskus.

Dodajmy też od razu, że jeśli już mieć terminal, to taki, który będzie z naszą kasą fiskalną online skomunikowany. Wymaga tego ust. 3 cytowanego już art. 19a, który zacznie obowiązywać od 1 lipca 2022 r. Stanowi on, że przedsiębiorca, który zapewnia możliwość przyjmowania płatności przy użyciu terminala płatniczego i prowadzi ewidencję sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących umożliwiających połączenie i przesyłanie danych między kasą rejestrującą a Centralnym Repozytorium Kas, określone w art. 111a ust. 3 ustawy o podatku od towarów i usług, zapewnia współpracę kasy rejestrującej z terminalem płatniczym zgodnie z wymaganiami technicznymi dla kas rejestrujących.

Na szczęście nie jest to problem ani techniczny, ani finansowy. Bo oferowane terminale są certyfikowane i cały czas aktywne jest wsparcie, jakie możemy uzyskać z programu Polska Bezgotówkowa. 

Terminal – tak, tylko jaki?

Mówiąc obrazowo, terminal kupujemy podobnie jak telefon, bo płacimy głównie za obsługę transakcji, a samo urządzenie dobieramy niejako przy okazji. Terminale dzierżawimy, trudno więc szukać cen tych urządzeń na stronach ze sprzętem, choć i tam bywają. Natomiast na pewno w firmach zajmujących się systemami sprzedaży i płatnościami znajdziemy informacje na temat kosztów ich użytkowania
i dzierżawy. I te mają podstawowe znaczenie.

Na przykład w Planet Pay przez pierwsze 12 miesięcy terminal płatniczy dostaniemy już za 0 zł, oczywiście pod pewnymi warunkami. Po pierwsze, jeśli skorzystamy
z dofinansowania oferowanego przez Fundację Polska Bezgotówkowa.

Wsparcie z FPB załatwia firma oferująca terminal, tak jak i jego przygotowanie do pracy i fiskalizację, ale trzeba pamiętać, że jest ono dostępne tylko dla tych przedsiębiorców, którzy w ostatnich 12 miesiącach nie posiadali umowy o terminal płatniczy.

Takich terminali możemy wziąć trzy w ciągu kolejnych 12 miesięcy od wydzierżawienia pierwszego. Granicą jest tu łączna wysokość operacji na terminalu – jeśli przekroczymy 100 tys. zł, to za każdą kolejną operację zostanie pobrana prowizja. Zgodnie z warunkami wsparcia z programu Polska Bezgotówkowa przez 12 miesięcy mamy darmową dzierżawę terminala i zerowe prowizje od transakcji kartowych, bo od transakcji BLIK te nie są pobierane. Po tym czasie umowa przechodzi na warunki komercyjne, czyli pobierane są już opłaty – za sprzęt oraz dokonywane na nim transakcje.

W przypadku zakupu terminala w Planet Pay podpisujemy umowę na czas nieokreślony, przy czym minimalny okres trwania umowy to 24 lub 36 miesięcy (za co przewidziano dodatkowe bonusy). Prowizje po okresie wsparcia z FPB są stałe, niezależnie od obrotu na terminalu – jest to 0,54% plus 5 gr od transakcji. Natomiast koszty związane
z terminalem, tzw. dzierżawa terminala, jest zależna od modelu terminala, który się wybierze.

– Najtańszy terminal kosztuje 30 zł netto. To jest terminal stacjonarny, który musi być na stałe podłączony do sieci i modemu kablem – wyjaśnia przedstawicielka firmy.

W firmie e-service umowy są podpisywane na czas nieokreślony z trzymiesięcznym okresem wypowiedzenia. Dla korzystających ze wsparcia FPB pierwszy rok korzystania
z terminala jest oczywiście za darmo. Potem płaci się prowizję i dzierżawę, ale są też inne rozwiązania.  

– Mamy terminale (B220), które wyglądają jak smartfony i dopiero po roku płaci się tylko za transakcje, jeśli takie występują. W przypadku kart Visa to 0,69%, w przypadku BLIK – 0,3% – zachęca przedstawiciel e-service.

Podkreśla też, że firma nie pobiera dodatkowej opłaty, gdy liczba transakcji jest mała, co gdzie indziej nie jest takie oczywiste. Dlatego taki terminal to idealne rozwiązanie dla kogoś, kto ma obowiązek, a nie ma zbyt dużo transakcji.

A może kasoterminal

Na tle tych propozycji ciekawym rozwiązaniem, zwłaszcza dla tych, którzy jeszcze nie kupili kasy fiskalnej online, może być kasoterminal Posnet Pospay online, który łączy
w sobie kasę fiskalną, drukarkę fiskalną i terminal płatniczy w jedną całość. Cena tego urządzenia – 1699 zł netto – może wydawać się wysoka, ale tu płacimy za kasę i drukarkę, terminal natomiast się dzierżawi.

– Kasoterminal Pospay najlepiej się u nas sprzedaje. Urządzenie składa się z dwóch części, które mogą funkcjonować oddzielnie. Więc jeżeli ktoś zechciałby zrezygnować z terminala, to zostaną mu drukarka fiskalna (najtańsza na rynku) oraz kasa fiskalna, która jest tylko troszkę droższa od standardowej – przekonuje przedstawiciel firmy Edikson dystrybuującej Pospay.

Firma jest partnerem Fundacji Polska Bezgotówkowa, więc przez 12 miesięcy terminal w tym zestawie jest za darmo i bez opłat prowizyjnych, po upływie tego czasu przedsiębiorca natomiast płaci stały abonament w wysokości
39 zł netto miesięcznie (w cenie, którą można negocjować, łączność GMS) i oprócz tego 0,69% za transakcje kartami Visa oraz 0,79% za płatności dokonywane kartami MasterCard.

Zaprezentowany powyżej kasoterminal nie jest jedynym tego typu urządzeniem dostępnym na rynku. Na przykład firma iPOS też je oferuje, z tym że użytkownik otrzymuje urządzenie na własność. Rekomendowany model dla kancelarii prawnych to iPOS smart za 2299 zł, z kolei iPOS smart+ z dużym 10-calowym wyświetlaczem – 2899 zł. Do tego trzeba dodać taryfę/abonament standard w wysokości 39 zł, ale za łączność GSM i transmisję danych już się nie płaci. Według wyliczeń firmy przez pięć lat na takim rozwiązaniu można zaoszczędzić nawet kilka tysięcy złotych. Płaci się natomiast prowizję za transakcje kartami (Visa i MasterCard) – 0,59% + 10 gr oraz BLIK-iem – 0,39%.

To oczywiście tylko pobieżny przegląd tego, co jest dostępne. Prowadzi on jednak do bardzo prostego wniosku, że wybierając terminal, musimy zwrócić uwagę przede wszystkim na prowizje od transakcji oraz proponowane taryfy. Warto też pomyśleć o kosztach transmisji danych, bo konieczność zapewnienia stałego połączenia z CRK wynika z przepisów prawa.

Przedstawiciele wymienionych tu firm i zapewne innych doskonale o tym wiedzą. Tym bardziej że zapewniają również fiskalizację oferowanych urządzeń. Na co – niestety – też są cenniki. Na przykład iPOS za fiskalizację swoich kasoterminali liczy 149 zł.    

Warto pamiętać, że podatnicy, którzy zdecydują się na terminal, będą mogli skorzystać z programu Podatnik Bezgotówkowy i odliczyć do 1 tys. zł kosztów związanych z jego użytkowaniem. Dodatkowo będą mogli liczyć na przyspieszony zwrot podatku VAT i możliwość rozliczania go kwartalnie.