Radcowie prawni na co dzień nie chodzą z głową w chmurach, ale czy przechowują w nich dane swoich klientów? To pytanie, a także czy rozwiązania chmurowe w świadczeniu usług prawnych są bezpieczne, stawiali sobie uczestnicy konferencji pt. ?Chmura w kancelarii prawnej czy kancelaria prawna w chmurze?, która odbyła się w Warszawie 20 czerwca 2018 r.
Temat stosowania rozwiązań chmurowych w świadczeniu usług prawnych zapełnił w Ministerstwie Przedsiębiorczości i Technologii niemal całą salę, 140 radców prawnych aktywnie słuchało wystąpień prelegentów. Konferencja prowadzona była w formule Q&A, zatem podczas każdego panelu radcowie prawni mogli zadawać prelegentom pytania dotyczące szczególnie interesujących ich kwestii oraz brać czynny udział w dyskusji. Rozwiązanie to umożliwiło bieżące rozwianie wielu wątpliwości.
Nowe technologie są już często obecne w pracy wielu radców prawnych i wydają się już niezbędne w cyfrowym świecie. Rolę technologii w świadczeniu usług podkreślał również w swoim przemówieniu Dominik Wójcicki, dyrektor w Departamencie Gospodarki Elektronicznej Ministerstwa Przedsiębiorczości i Technologii, które objęło konferencję patronatem. Wyraził także zadowolenie, że radcowie prawni interesują się stosowaniem rozwiązań technologicznych w wykonywaniu zawodu radcy prawnego.
W wydarzeniu wzięli udział znamienici goście, którzy na co dzień korzystają w swojej pracy ze zdobyczy technologii. Uczestnicy mieli okazję do wysłuchania prelekcji: Adama Kotarbińskiego (Chief Information Officer/Partner, Kancelaria Magnusson), Wioletty Kulińskiej (adwokat/Associate, Kancelaria Magnusson), Michała Jaworskiego (członek zarządu Microsoft i dyrektor ds. innowacji technologicznych), Radosława Ochotnego (Technology Strategist, Microsoft), Renaty Zalewskiej (radca prawny, Microsoft), Agaty Szeligi (radca prawny, partner Kancelarii Sołtysiński, Kawecki & Szlęzak), Tomasza Platy (CEO & Co-founder Autenti), Michała Tabora (Head of R&D Autenti), Łukasza Wachowicza (Head of Sales & Partnerships Autenti), Marka Laskowskiego (dyrektor Działu IT, kancelaria Domański Zakrzewski Palinka), a także Piotra Marczuka (dyrektor ds. polityki korporacyjnej na region CEE, Microsoft).
Dobór zaproszonych gości i zarówno ze strony dostawców technologii i rozwiązań chmurowych oraz ich użytkowników, w tym przedstawicieli kancelarii prawnych, które na co dzień korzystają z rozwiązań chmurowych, umożliwił holistyczne omówienie tematu rozwiązań chmurowych. Jednocześnie formuła konferencji pozwoliła na uzyskanie odpowiedzi na szczegółowe pytania uczestników.
W trakcie konferencji prowadzonej przez mec. Joannę Daniłowicz i mec. Anetę Pacek-Łopalewską, radczynie prawne z OIRP w Warszawie, uczestnicy mogli dowiedzieć się, jakie są korzyści i ryzyka związane z wdrożeniem chmury w kancelariach prawnych, jak z niej korzystać oraz jaka jest alternatywa dla chmur. Tematem budzącym największe zainteresowanie było ryzyko dla bezpieczeństwa danych, związane z wdrożeniem rozwiązania chmurowego i możliwość jego ograniczenia. Szczegółowo omówiona została kwestia zawartych w umowach z dostawcą chmury postanowień, które powinny zabezpieczyć kancelarię i dane jej klientów. O tym, że chmura zapewnia większe bezpieczeństwo danych niż lokalne infrastruktury IT, przekonywał Marek Laskowski, dyrektor Działu IT w kancelarii Domański Zakrzewski Palinka. Zanim jednak kancelaria zdecyduje się na transfer danych do chmury, powinna, jego zdaniem, ?dobrze ocenić ryzyko, bo stuprocentowe bezpieczeństwo nie istnieje?.
Zaproszeni goście mogli wypowiedzieć się na temat efektywności tego rozwiązania w kancelarii oraz podzielić się doświadczeniami z oswajania klientów z korzystania z cyfrowej chmury. Zainteresowanie uczestników budziła również kwestia kosztów oraz możliwości zastosowania rozwiązań chmurowych w każdej kancelarii. Prelegenci przekonywali, że chmura zwiększa efektywność i wydajność pracy ? zapewnia nowe, doceniane przez klientów możliwości komunikacji (nie tylko pocztę, ale też łatwą w obsłudze wideokonferencję), wygodną wymianę dokumentów i dostęp do nich z każdego miejsca, gdzie jest internet poprzez różne urządzenia (komputer, telefon, tablet), skuteczniejsze wykorzystanie czasu pracy dzięki pracy zdalnej, szybsze działanie (VDR, duże pliki) i kontrolę kosztów.
Z kolei Michał Jaworski, członek zarządu i dyrektor ds. innowacji technologicznych Microsoft, zapewniał, że wszystkie dane w chmurze są szyfrowane, zarówno na poziomie spoczynku, jak i podczas ich tranzytu, a sposób ich szyfrowania kancelaria może przyjąć od dostawcy chmury albo stworzyć swój własny. Nie wszystkie dane natomiast można umieszczać w chmurze ? tego rozwiązania nie stosuje się w przypadku informacji niejawnych.
Nie mniejsze zainteresowanie budził temat zgodności rozwiązań chmurowych w kontekście RODO oraz czy wdrażając rozwiązania chmurowe, kancelaria zwiększa ryzyko utraty danych i czy wszystkie dane można umieścić w chmurze. W zakresie świadczenia usług z wykorzystaniem chmury pytania dotyczyły m.in. sposobu, w jaki dostawca usługi/rozwiązania wykorzystuje chmurę i w jaki sposób zapewnia dostępność jej klientom.
Przebieg konferencji prowadzi do wniosku, że korzystanie z rozwiązań chmurowych staje się powoli standardem na rynku usług prawniczych. W większych, zwłaszcza międzynarodowych kancelariach, trudno już wyobrazić sobie pracę bez tego rodzaju rozwiązania. Jednocześnie również mniejsze kancelarie coraz częściej korzystają z możliwości, jakie daje chmura obliczeniowa. Rosnące zainteresowanie radców prawnych zdobyczami technologii wiąże się również z wieloma wątpliwościami i pytaniami. Na wiele takich pytań udało się odpowiedzieć w trakcie konferencji ?Chmura w kancelarii prawnej czy kancelaria prawna w chmurze?. Konferencji została poświęcona specjalna strona internetowa (www.konferencja.kirp.pl), na której można sprawdzić, na jakie pytania odpowiadali prelegenci. Każdy radca prawny mógł również włączyć się do debaty, zadając pytanie za pośrednictwem specjalnego formularza umieszczonego na stronie.
Jednocześnie każde zgłębianie tematu prowadzi do dalszych pytań, na które liczymy, że będzie okazja odpowiedzieć w trakcie wydarzeń przygotowanych przez Komisję Wspierania Rozwoju Zawodowego przy Krajowej Izbie Radców Prawnych.
Na koniec warto wspomnieć, że konferencja zorganizowana została przez Komisję Wspierania Rozwoju Zawodowego przy Krajowej Izbie Radców Prawnych, pod przewodnictwem Włodzimierza Chróścika, dziekana Rady Okręgowej Izby Radców Prawnych w Warszawie, jako jedna z wielu inicjatyw promujących nowoczesne rozwiązania wspierające wykonywanie zawodu radcy prawnego.
Wkrótce odbędzie się już III Forum Młodych Radców Prawnych, na którym będzie okazja do omówienia tematów ważkich dla radców prawnych pracujących coraz częściej w cyfrowej rzeczywistości. Już teraz jednak możemy zapowiedzieć, że, wychodząc naprzeciw oczekiwaniom radców prawnych, Komisja planuje organizować cykliczne wydarzenia dotyczące technologii w świadczeniu usług prawnych.??
