Rozwój cyfrowy powoduje, że w obrocie gospodarczym i prawnym coraz częściej posługujemy się dokumentami w postaci i w formie elektronicznej. Codziennością jest podpisywanie umów kwalifikowanymi podpisami elektronicznymi, a także coraz częściej pełnomocnicy procesowi otrzymują pełnomocnictwa w formie elektronicznej. Sądy są jednak konserwatywne w rozumieniu pojęć dokumentu oraz podpisu i wielokrotnie nie dopuszczają w postępowaniu cywilnym do przedstawiania dokumentów ani w postaci, ani w formie elektronicznej.
Nie inaczej jest w przypadku pełnomocnictw procesowych składanych przez pełnomocnika wraz z pozwem lub w toku procesu. Praktyka pokazuje, że niektóre sądy przyjmują pełnomocnictwa procesowe udzielone w formie elektronicznej, niektóre zaś odmawiają skuteczności pełnomocnictwa udzielonego w tej formie, wzywając pełnomocników do złożenia pełnomocnictwa w formie dokumentu papierowego podpisanego odręcznie przez mocodawcę.
Udzielenie pełnomocnictwa procesowego a wykazanie umocowania pełnomocnika
Należy rozróżnić, że udzielenie pełnomocnictwa jest czymś innym niż wykazanie przez pełnomocnika umocowania do działania przed sądem. O ile nie budzi wątpliwości, że pełnomocnictwo procesowe dla swej skuteczności materialnej może być udzielone w dowolnej formie, także i ustnie, o tyle już sposób jego wykazania przed sądem unormowany jest treścią art. 89 § 1–3 k.p.c. Przepis ten określa sposób wykazania udzielenia pełnomocnictwa w przeszłości.
Zgodnie z art. 89 § 1 zd. 1 k.p.c. pełnomocnik jest obowiązany przy pierwszej czynności procesowej dołączyć do akt sprawy pełnomocnictwo z podpisem mocodawcy lub wierzytelny odpis pełnomocnictwa wraz z odpisem dla strony przeciwnej. Z przepisem tym koresponduje art. 126 § 3 zd. 1 k.p.c., zgodnie z którym do pisma należy dołączyć pełnomocnictwo albo uwierzytelniony odpis pełnomocnictwa, jeżeli pismo wnosi pełnomocnik, który wcześniej nie złożył pełnomocnictwa. Niezłożenie pełnomocnictwa jest brakiem formalnym skutkującym zwrotem pisma procesowego. W konsekwencji powyższych przepisów zachodzi konieczność dołączenia do pisma pełnomocnictwa z podpisem mocodawcy lub jego wierzytelnego odpisu. Pełnomocnictwo to musi przybrać formę dokumentu, co potwierdza art. 89 § 1 zd. 2 i 3 k.p.c., w którym mowa jest o „dokumentach wykazujących umocowanie”. Definicja dokumentu została określona w art. 773 k.c., zgodnie z którym „dokumentem jest nośnik informacji umożliwiający zapoznanie się z jej treścią”. Kodeks cywilny nie ogranicza zatem dokumentu jedynie do postaci papierowej, jak często przyjmują to sądy, każdy bowiem nośnik jest dokumentem, byleby zawierał informację, która może zostać odtworzona.
Aby pełnomocnictwo zostało skutecznie przedstawione przed sądem, musi mieć postać dokumentu (niekonieczne na nośniku w postaci papieru), który to dokument musi zostać podpisany. I tu pojawia się problem, sądy bowiem w ślad za Sądem Najwyższym niekiedy utożsamiają podpis na dokumencie pełnomocnictwa jedynie z podpisem odręcznym, a przecież art. 89 § 1 k.p.c. nie mówi o „podpisie odręcznym”, lecz jedynie o „podpisie”, zatem każdy podpis złożony w formie dopuszczalnej przez prawo powinien być uznany za złożony zgodnie z art. 89 § 1 k.p.c. W orzecznictwie SN pojawił się pogląd, że podpis mocodawcy musi być własnoręczny (vide: postanowienie SN z 17 sierpnia 2020 r., II CKN 894/00, czy postanowienie SN z 15 października 2021 r., IV CSK 19/21), stanowisko to zostało przyjęte także w niektórych komentarzach do k.p.c. i kształtuje praktykę w sądach. Przeciwstawiając się temu konserwatywnemu i niezgodnemu z treścią przepisu art. 89 § 1 k.p.c. poglądowi, należy jeszcze raz podkreślić, że treść art. 89 § 1 k.p.c. nie wymaga „podpisu odręcznego”, lecz „podpisu” – każda forma podpisu dopuszczalna prawem powinna być zatem dopuszczalna w procesie cywilnym.
Należy podkreślić, że możliwość udzielenia pełnomocnictwa w formie elektronicznej wynika z przepisów k.c. dotyczących form czynności prawnych, rozporządzenia eIDAS[1] oraz ustawy o usługach zaufania oraz identyfikacji elektronicznej[2]. Artykuł 781 § 1 k.c. wskazuje, że do zachowania elektronicznej formy czynności prawnej wystarcza złożenie oświadczenia woli w postaci elektronicznej i opatrzenie go kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Artykuł 781 § 2 k.c. stanowi natomiast, że oświadczenie woli złożone w formie elektronicznej jest równoważne z oświadczeniem woli złożonym w formie pisemnej. Przepis art. 781 k.c. nie może być stosowany w oderwaniu od regulacji przewidzianych w rozporządzeniu eIDAS. Definicja legalna kwalifikowanego podpisu elektronicznego została zawarta w art. 3 pkt 12 rozporządzenia eIDAS. Jest to zaawansowany podpis elektroniczny, który jest składany za pomocą kwalifikowanego urządzenia do składania podpisu elektronicznego i który opiera się na kwalifikowanym certyfikacie podpisu elektronicznego (art. 3 pkt 12 rozporządzenia eIDAS). Należy podkreślić, że kwalifikowany podpis elektroniczny charakteryzuje się unikalnością i niepowtarzalnością, niemożliwością podrobienia, łatwością wygenerowania i weryfikacji, jak również pozwala na pewne ustalenie tożsamości osoby podpisującej. Cechy te gwarantują wysoki stopień bezpieczeństwa w dokonywanej czynności prawnej.
Artykuł 25 ust. 1 rozporządzenia eIDAS stanowi natomiast, że podpisowi elektronicznemu nie można odmówić skutku prawnego ani dopuszczalności jako dowodu w postępowaniu sądowym wyłącznie z tego powodu, że podpis ten ma postać elektroniczną lub że nie spełnia wymogów dla kwalifikowanych podpisów elektronicznych. Zgodnie natomiast z art. 25 ust. 2 kwalifikowany podpis elektroniczny ma skutek prawny równoważny podpisowi własnoręcznemu. Stosownie zaś do treści art. 46 rozporządzenia eIDAS nie mogą być kwestionowane skutek prawny dokumentu elektronicznego ani jego dopuszczalność jako dowód w postępowaniu sądowym wyłącznie z tego powodu, że dokument ten ma postać elektroniczną. Jak z powyższego wynika, w art. 25 i 46 rozporządzenia eIDAS mowa jest o dopuszczalności uznania za prawnie wiążący podpisu elektronicznego, jak również o skuteczności dokumentu elektronicznego jako dowodu w postępowaniu sądowym. Zatem art. 46 rozporządzenia eIDAS ustanawia zasadę skuteczności prawnej dokumentów elektronicznych, a art. 25 ust. 2 zasadę równoważności kwalifikowanego podpisu elektronicznego względem podpisu własnoręcznego. Na gruncie polskiego prawa koresponduje z nim art. 781 § 2 k.c., zgodnie z którym oświadczenie woli złożone w formie elektronicznej jest równoważne z oświadczeniem woli złożonym w formie pisemnej.
Nie budzi zatem wątpliwości, że elektroniczna forma pełnomocnictwa powinna być także dopuszczalna przed sądem jako spełniająca wymogi art. 89 § 1 k.p.c. Niestety wiele sądów, oceniając formę pełnomocnictwa złożonego w postępowaniu cywilnym, nie stosuje rozporządzenia eIDAS, mimo że są to normy prawne wiążące w Polsce. Należy także zwrócić uwagę na postanowienie SN z 31 sierpnia 2021 r., IV CSK 205/21, którym zwrócono skargę kasacyjną sądowi drugiej instancji w celu wezwania pełnomocnika strony skarżącej do usunięcia braków formalnych skargi przez wykazanie, że pełnomocnictwo zostało podpisane kwalifikowanym podpisem elektronicznym (art. 781 § 1 k.c.) równoważnym ze złożeniem własnoręcznego podpisu (art. 781 § 2 k.c. w zw. z art. 89 § 1 k.p.c. i w zw. z art. 78 § 1 k.c.)lub przedłożenia uwierzytelnionego odpisu pełnomocnictwa opatrzonego własnoręcznymi podpisami osób upoważnionych do reprezentowania pozwanej. Z treści postanowienia wynika, że SN nie wykluczył możliwości udzielenia pełnomocnictwa w formie elektronicznej, a brak formalny pełnomocnictwa wynikał jedynie z niewykazania, że pełnomocnictwo zostało udzielone w tej formie przez podpisanie dokumentu w formie elektronicznej kwalifikowanym podpisem elektronicznym.
W jakiej formie pełnomocnik może przedłożyć pełnomocnictwo
Jeżeli pełnomocnictwo zostało złożone w formie elektronicznej, czyli w dokumencie elektronicznym podpisanym kwalifikowanym podpisem elektronicznym, to pełnomocnik może złożyć je w sądzie (w oryginale) jako plik cyfrowy na nośniku (np. płycie). W takim przypadku sąd, jak i każdy inny użytkownik Internetu, ma możliwość zweryfikowania autentyczności kwalifikowanego podpisu elektronicznego. W tym celu po podłączeniu do Internetu wystarczy „kliknięcie” w miejscu „podpis” i dokonana zostanie jego walidacja w rozumieniu art. 3 pkt 41 rozporządzenia eIDAS, czyli przeprowadzona zostanie weryfikacja, czy podpis elektroniczny został złożony przez osobę uprawnioną, wskazaną na pełnomocnictwie.
Złożenie pełnomocnictwa w formie elektronicznej jest jednak sposobem nieczęsto spotykanym w praktyce, najczęściej pełnomocnik składa uwierzytelniony odpis pełnomocnictwa. Należy pamiętać jednak, że uwierzytelnienie wydruku pełnomocnictwa udzielonego w formie elektronicznej nie jest wystarczające, gdyż wydruk nie obejmuje podpisów mocodawców, a jedynie jest to wydruk obejmujący ich imiona i nazwiska ze stwierdzeniami „elektronicznie podpisany przez…”. Taka forma uwierzytelnienia pełnomocnictwa jest niewystarczająca w świetle art. 89 § 1 k.p.c. Aby złożyć skuteczny odpis pełnomocnictwa jako dokumentu elektronicznego, należy w pierwszej kolejności otworzyć panel „podpis” i po ukazaniu się walidacji kwalifikowanego podpisu elektronicznego dokonać wydruku w takiej postaci i taki wydruk uwierzytelnić, potwierdzając go za zgodność z oryginałem.
Podsumowanie
Ponieważ występuje rozbieżność w praktyce sądowej w zakresie uznawania za skuteczne procesowo w świetle art. 89 § 1 k.p.c. pełnomocnictwa udzielanego w formie elektronicznej, należy wprowadzić przepisy analogiczne jak w prawie o postępowaniu przed sądami administracyjnymi[3], w którym wyraźnie umożliwiono udzielenie pełnomocnictwa w formie dokumentu elektronicznego. Nadarza się ku temu okazja, trwają bowiem prace nad nowelizacją k.p.c. Niestety w projekcie opracowanym przez Komisję Kodyfikacyjną Prawa Cywilnego brak jest uregulowań analogicznych do ustawy o postępowaniu przed sądami administracyjnymi.
GRZEGORZ KARAŚ
sędzia Sądu Okręgowego we Wrocławiu, specjalista w dziedzinie prawa cywilnego, prawa europejskiego oraz prawa nowych technologii
[1] Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady nr 910/2014 z 23 lipca 2014 r. w sprawie identyfikacji elektronicznej i usług zaufania w odniesieniu do transakcji elektronicznych na rynku wewnętrznym oraz uchylające dyrektywę 1999/93 WE, Dz.Urz. L nr 257 z 28 sierpnia 2014 r., s. 73.
[2]Ustawa z 5 września 2016 r. o usługach zaufania oraz identyfikacji elektronicznej (Dz.U. z 2016 r. poz. 1579).
[3] Ustawa z 30 sierpnia 2002 r. – Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (Dz.U. z 2002 r. nr 153, poz. 1270).
