Wprowadzona 29 listopada 2021 r. modyfikacja systemu doręczeń elektronicznych za pośrednictwem Portalu Informacyjnego (dalej: PI) eliminuje większość ze zgłaszanych problemów i usprawnia obsługę procesu doręczeń sądowych zarówno po stronie sekretariatów, jak i pełnomocników wykonujących codzienne obowiązki zawodowe.
–Katarzyna Klimas
radca prawny, Centrum Kompetencji i Informatyzacji Sądownictwa (CKIS), Sąd Apelacyjny we Wrocławiu
Wdrożony nowy model doręczeń za pośrednictwem PI stanowi odpowiedź na zgłaszane przez radców prawnych oraz adwokatów potrzeby w zakresie odbioru korespondencji sądowej doręczanej na podstawie art. 15zzs9 ust. 2 ustawy z 2 marca 2020 r.
o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych (Dz.U. z 2021 r. poz. 2095, dalej: ustawa COVID-19).
Odbiór pism w zakładce
?Moje doręczenia?
Podstawową kwestią, która od dnia wejścia w życie wskazanych wyżej przepisów (od 3 lipca 2021 r.) budziła wątpliwość pełnomocników zawodowych, był brak jednoznacznej i pewnej informacji, czy pismo opublikowane przez sąd w Portalu Informacyjnym stanowi pismo doręczone pełnomocnikowi w oparciu o art. 15zzs9 ust. 2 ustawy COVID-19. Wynikało to z braku możliwości wyraźnego oznaczenia takich pism w systemie. Problem ten został rozwiązany poprzez uruchomienie w PI dedykowanej zakładki ?Moje doręczenia?, w której publikowane są wyłącznie te pisma sądowe, które podlegają doręczeniu konkretnemu pełnomocnikowi. Taki sposób oznaczania korespondencji eliminuje również wątpliwość dotyczącą adresata publikowanego w PI pisma, gdyż każdy z pełnomocników dysponujący swym indywidualnym kontem w zakładce ?Moje doręczenia? ma możliwość odczytania wyłącznie własnej korespondencji sądowej. Jest to odpowiedź na zgłaszane przez środowiska zawodowe wątpliwości natury praktycznej, związane z występowaniem w sprawie wielu pełnomocników reprezentujących jedną stronę czy też substytutów.
Jednocześnie wciąż funkcjonuje zakładka ?Dokumenty?, w której publikowane są różnego rodzaju pisma zamieszczane przez sąd w PI. W zakresie dokumentów opublikowanych od 29 listopada 2021 r. w zakładce ?Dokumenty? pobranie lub odczytanie pisma nie wywołuje skutków procesowych równoznacznych z doręczeniem. Oznacza to, iż obecnie jedynie czynności wykonywane przez radcę prawnego w stosunku do pism opublikowanych w zakładce ?Moje doręczenia? mogą spowodować formalny odbiór pisma sądowego. Efektem przyjęcia takiego modelu było zlikwidowanie rubryki uwidaczniającej datę odczytania pisma w zakładce ?Dokumenty?, a także zmodyfikowanie systemów repertoryjno-biurowych wykorzystywanych przez sądy w taki sposób, aby automatycznie pobierały dane o dacie doręczenia pisma sądowego w przypadku dokonania odpowiednich czynności w zakładce ?Moje doręczenia? przez użytkownika konta (lub w razie odnotowania upływu ustawowego terminu na odbiór korespondencji).
Po wdrożeniu zakładki ?Moje doręczenia? odbiór pism sądowych następuje poprzez uruchomienie okna, w którym dostępne są pisma sądowe. Jest to możliwe po zalogowaniu się do konta w PI i wybraniu odpowiedniej opcji oznaczonej słowem ?Odbierz?. Jednocześnie przed skutecznym doręczeniem pisma sądowego wyświetlany jest komunikat informujący o tym, że czynność ta spowoduje wystąpienie skutku doręczenia w razie kontynuowania. Sam fakt zalogowania się do PI nie powoduje wystąpienia w sposób automatyczny doręczenia pisma sądowego.
Dokument potwierdzenia odbioru korespondencji
Kolejnym elementem wprowadzonym do PI jest możliwość wygenerowania zindywidualizowanego dokumentu elektronicznego potwierdzenia odbioru korespondencji. Teraz po skutecznym doręczeniu pisma sądowego pełnomocnik będący użytkownikiem konta w PI ma możliwość pobrania dokumentu generowanego w formacie PDF, w którym zawarte są podstawowe informacje dotyczące doręczonej korespondencji (za pośrednictwem przycisku ?Pobierz EPOK?). Format EPOK umożliwia jego łatwe pobranie, zapisanie oraz wydrukowanie, co jest często praktykowane, w szczególności na potrzeby odnotowania niezbędnych danych dotyczących postępowania sądowego w aktach sprawy.
Zmianie uległ także sposób powiadamiania o opublikowaniu dokumentu w PI oczekującego na doręczenie. Pełnomocnik informowany jest o pojawieniu się adresowanej do niego korespondencji sądowej za pośrednictwem odrębnego powiadomienia e-mail. Wiadomość ta zawiera wyłącznie informacje dotyczące doręczanego pisma, nie zaś listę wszystkich czynności lub zmian dokonanych na koncie pełnomocnika w PI. Możliwe jest również zmodyfikowanie indywidualnych ustawień konta w PI w taki sposób, aby pełnomocnik otrzymywał wyłącznie te powiadomienia e-mail, które dotyczą doręczeń elektronicznych, co powinno wyeliminować zgłaszany problem otrzymywania licznych i nieczytelnych powiadomień przez pełnomocników obsługujących znaczną liczbę postępowań sądowych.
Wyjaśnić również należy, że problem dotyczący braku dostępu do sprawy w PI nie może zostać wyeliminowany przez techniczną modyfikację samego portalu. Wielokrotnie formułowane były postulaty zapewnienia ?automatycznego? dostępu do sprawy w PI dla występujących w sprawie pełnomocników. PI zasilany jest danymi wprowadzanymi przez sądy powszechne do systemów repertoryjno-biurowych. Nie jest możliwe zapewnienie w tym obszarze automatyzacji, gdyż przyznanie dostępu do sprawy wymaga zweryfikowania przez pracownika sądu, który prowadzi postępowanie, czy dana osoba występuje w procesie w roli pełnomocnika zawodowego. Czynność ta wymaga udziału człowieka i dokonywana jest ręcznie.
Pilne zgłaszanie problemów
Oczywiście Portal Informacyjny jeszcze w wielu kwestiach wymaga dalszego rozwoju oraz utrzymania. W tym zakresie nadal prowadzone są prace zmierzające do tego, aby PI stało się nie tylko podstawowym narzędziem pracy pełnomocnika zawodowego, lecz także narzędziem łatwym i komfortowym w obsłudze. Nie ulega wątpliwości, że w dalszym ciągu mogą występować problemy techniczne związane z realizacją doręczeń pism sądowych. W takim wypadku profesjonalny pełnomocnik powinien w pierwszej kolejności niezwłocznie zwrócić się do pomocy technicznej, zgłaszając problem. Dane kontaktowe podane są w zakładce ?Pomoc? na stronie PI. Niezbędne jest również zapoznanie się z treścią publikowanych na stronie PI instrukcji obsługi, a także śledzenie zmian wprowadzanych do tych dokumentów. Pomoże to ograniczyć wątpliwości oraz niepewność co do procesu doręczenia korespondencji sądowej.
