Rozmowa z MARIĄ MŁOTKOWSKĄ, radcą prawnym, dyrektorem Biura Prawnego Urzędu m.st. Warszawy, laureatką pierwszej edycji konkursu ,,Ambasador mediacji?, zorganizowanego przez Centrum Mediacji przy Krajowej Radzie Radców Prawnych 3i Ogólnopolską Sieć Ośrodków Mediacji Radców Prawnych.
Dzięki pani zaangażowaniu Warszawa wdraża projekt ?Warszawa ? miasto przyjazne mediacji?. Na czym on polega i skąd ten pomysł?
Projekt ma popularyzować, zarówno wśród urzędników, jak i mieszkańców Warszawy, mediację jako instytucję, która weszła do polskiego systemu prawnego. Wszystko zaczęło się od porozumienia, które prezydent m.st. Warszawy podpisał z jednym z większych ośrodków mediacji, działającym przy Konfederacji Lewiatan. Chcemy pokazać osobom prowadzącym postępowania administracyjne i mieszkańcom miasta, że przepisy dotyczące mediacji w administracji funkcjonują, i spowodować, żeby zaczęły być stosowane w praktyce. Obecnie wszyscy się ich uczymy, ponieważ instytucja mediacji jest stosunkowo nowa.
Do mediacji administracyjnej potrzebni są z jednej strony urzędnik, który ma pewność, że może ją zastosować, a z drugiej mieszkaniec, który wie, że może z niej skorzystać. Czy urzędnicy są do tego przygotowani?
Można powiedzieć, że przygotowania do wdrożenia projektu ?Warszawa ? miasto przyjazne mediacji? już się odbyły. W tej chwili jesteśmy na końcowym etapie opracowywania wewnętrznych procedur stosowania mediacji. Po zapoznaniu się z nimi urzędników oraz sprawdzeniu, że opanowali wiedzę teoretyczną na tyle, że mogą zacząć ją stosować w praktyce, będziemy mogli uznać, że jesteśmy gotowi.
Jak urzędnicy odbierają pomysł, żeby zamiast twardo egzekwować decyzje, powiedzieć: dobrze, wobec tego porozmawiajmy?
Wśród pracowników urzędu miasta jest bardzo duże zainteresowanie instytucją mediacji w administracji.
W szkoleniu, które z powodu zagrożeń epidemicznych było zorganizowane online, uczestniczyło około 200 osób. Było wiele pytań i odzew był bardzo pozytywny. Na podstawie tych doświadczeń mogę powiedzieć, że jeśli tylko uda nam się wprowadzić bezpieczne dla wszystkich stron procedury, to mediacja będzie, mam nadzieję, często wykorzystywana w praktyce. Chcielibyśmy, żeby nie było obawy przed stosowaniem nowych przepisów, które jeszcze się w praktyce nie utarły. Dlatego obecnie pracujemy nad stworzeniem bezpiecznej formuły, w której zarówno organ administracji, jak i strona postępowania czuliby się komfortowo, ponieważ wiedzieliby, że to, co jest w ramach mediacji uzgodnione, mieści się w ramach procedur obowiązujących w urzędach.
Trzeba od razu dodać, że mediacja administracyjna nie może dotyczyć wszystkich postępowań i nie ma w niej pełnej dowolności.
Wszystko, co jest możliwe w ramach mediacji administracyjnej, a ta zasada obowiązuje także w mediacji cywilnej, musi się mieścić w granicach prawa. Uzgodnienia, które mają prowadzić do zawarcia ugody, nie mogą być oderwane od rzeczywistości urzędowej. Na pewno więc oczekiwania strony postępowania od organu, że podejmie on rozstrzygnięcie niezgodne z przepisami, skończy się niepowodzeniem. Z tego powodu strony przystępujące do mediacji powinny zdawać sobie sprawę, że poruszają się w pewnych granicach, aczkolwiek pole do negocjacji na pewno jest. Na przykład na płaszczyźnie wyjaśniania okoliczności sprawy, bo często mamy do czynienia z sytuacją, że między urzędnikiem prowadzącym a mieszkańcem nie dochodzi do pełnego zrozumienia i informacje, jakie on przekazuje dalej, nie dają pełnej wiedzy dotyczącej okoliczności sprawy, co wpływa na treść decyzji. Mediacja daje szansę, żeby o sprawie dowiedzieć się więcej, co w konsekwencji może prowadzić do rozstrzygnięcia, które będzie satysfakcjonowało wszystkich.
Kiedy mieszkańcy Warszawy się dowiedzą, że mogą próbować dogadać się z urzędem?
Jak już wspomniałam, jesteśmy na końcowym etapie wdrażania procedur. Myślę, że nastąpi to w ciągu dwóch, trzech miesięcy. Zanim jednak skierujemy tę usługę do mieszkańców i zaczniemy ją promować w ramach systemu komunikacji miasta, chcemy mieć pewność, że wszystko jest gotowe. W tej chwili potrzebujemy informacji zwrotnej od urzędników, że nie mają żadnych wątpliwości co do stosowania mediacji w postępowaniach, i formalnego nadania terminu obowiązywania tych procedur.
W jakim punkcie rozwoju jest obecnie mediacja administracyjna w Polsce ? czy to już praktyka, czy wciąż tylko zapis ustawowy?
Jeśli chodzi o mediację w postępowaniu cywilnym, to jesteśmy już mocno zaawansowani, ponieważ te przepisy zaczęły obowiązywać wcześniej i mamy już praktykę orzeczniczą w tym zakresie. Inne jest też podejście organów nadzorujących działalność administracji publicznej w tych sprawach, istnieją pewne ramy prawne, np. art. 54a ustawy o finansach publicznych, który warunkuje elementy ugody z udziałem podmiotu publicznego, tak żeby ona była zawarta zgodnie z prawem. Ten sam proces trzeba teraz przejść, gdy chodzi o mediację w postępowaniach administracyjnych. Mamy już pierwsze orzecznictwo, ale widać też, że niektóre przepisy wymagają dopracowania. Chodzi głównie o dobrowolność mediacji. Oczywiście zdaję sobie sprawę, że to jedna z podstawowych cech mediacji, ale może warto byłoby wypracować jakiś mechanizm, żeby ta dobrowolność nie była tak interpretowana przez sądy, jak jest obecnie. Bo ciężko czasami przekonać strony, żeby do tej mediacji przystąpiły. A to podstawowy warunek.
Czy np. regionalne izby obrachunkowe dopuszczają takie rozwiązania?
Mediacja w sprawach administracyjnych dopiero raczkuje, dlatego nie ma jeszcze jakichś sygnałów czy wypowiedzi, które by wskazywały, że RIO podważają uzgodnienia podjęte w wyniku mediacji. Trzeba też pamiętać, że nie wszystkie sprawy administracyjne podlegają nadzorowi RIO, ponieważ te nadzorują wyłącznie gospodarkę finansową jednostek samorządu terytorialnego. Tymczasem w postępowaniach administracyjnych bardzo często mamy do czynienia z rozstrzygnięciami w sferach regulowanych przez prawo ochrony środowiska, prawo budowlane itd.
Co jest obecnie największą barierą w rozwoju mediacji administracyjnej ? niechęć mieszkańców, niechęć urzędników czy też zbyt wąski zakres spraw, w których można mediować?
To brak szczegółowych ram tego postępowania. Mamy przepisy, które zakreślają granice, ale szczegóły są na etapie wypracowywania. Czyli muszą się wykształcić orzecznictwo i praktyka stosowania tej instytucji. Uważam, że mediacja administracyjna musi być też popularyzowana. Poprzez mówienie o korzyściach, ale też pokazywanie warstwy praktycznej mediacji, czyli informowanie, jak urzędnik może bezpiecznie takie postępowanie prowadzić, a jednocześnie czego mieszkaniec może oczekiwać po mediacji. Tak żeby te oczekiwania nie były niezgodne z tym, co urzędnik może zrobić, ani z zasadami postępowania administracyjnego, którymi urzędnik musi się kierować. Czyli popularyzacja, edukacja i jednocześnie uświadamianie, że to nie jest tak, że w mediacji zawsze uzyskamy korzystną decyzję. Czasami możemy tylko się dowiedzieć, że to, czego oczekujemy, jest niemożliwe, bo niezgodne z przepisami. Ale to również jest wartość dodana mediacji.
Centrum Mediacji przy KRRP we współpracy z Ministerstwem Przedsiębiorczości i Technologii przygotowało podręcznik dla pracowników urzędów na temat mediacji administracyjnej. Czy był on przydatny w przygotowaniu pracowników urzędu do obsługi mieszkańców Warszawy?
Oczywiście. Ten podręcznik był dystrybuowany do pracowników urzędu, a także dodatkowo do osób, które uczestniczyły w szkoleniu z mediacji w postępowaniu administracyjnym przede wszystkim po to, żeby przed szkoleniem już coś na temat mediacji wiedziały. Podręcznik jest napisany w bardzo przystępny sposób, zawiera wiele schematów, które pozwalają na usystematyzowanie zdobytej wiedzy. Myślę, że ten podręcznik ułatwi pracownikom administracji publicznej zrozumienie, na czym mediacja w postępowaniu administracyjnym polega.
Konkurs ?Ambasador mediacji?, którego jest pani pierwszą laureatką, to jeden z elementów promowania mediacji. Co pani o nim sądzi? Czy warto tak promować mediację w administracji?
Przede wszystkim czuję się zaszczycona, że mogłam takie wyróżnienie otrzymać, i dziękuję bardzo kapitule konkursu za jego przyznanie. Myślę, że taki konkurs jest potrzebny ze względu na fakt, że instytucja mediacji wciąż jeszcze jest w naszym systemie prawnym nowa i stosunkowo rzadko stosowana, więc na pewno warto ją popularyzować. Mamy coraz lepsze przepisy, pojawiają się już konkretne korzyści ze stosowania instytucji mediacji, dlatego uważam, że konkurs jest ważnym elementem jej promowania i przypominania, że czasami warto ją rozważyć.
Rozmawiał Bogdan Bugdalski
MARIA MŁOTKOWSKA
Radca prawny, dyrektor Biura Prawnego Urzędu m.st. Warszawy, propagatorka mediacji w administracji oraz inicjatorka wdrożenia programu ?Warszawa ? miasto przyjazne mediacji. Jest laureatką pierwszej edycji konkursu ?Ambasador mediacji?, organizowanego przez Centrum Mediacji przy Krajowej Radzie Radców Prawnych i Ogólnopolską Sieć Ośrodków Mediacji Radców Prawnych.
