Jest już prawie pewne, że długo zapowiadana i oczekiwana rewolucja w stosunkach pracownik–pracodawca stanie się faktem. Weszły już w życie przepisy dotyczące kontroli trzeźwości, 7 kwietnia wchodzą te regulujące pracę zdalną, wkrótce po nich natomiast przepisy dotyczące elastycznych form zatrudnienia i work-life balance. Przyjęta przez Sejm 8 marca nowelizacja czeka już tylko na podpis Prezydenta RP.
Trudno się spodziewać, by prezydent Andrzej Duda miał do niej zgłosić jakieś wątpliwości, ponieważ sprzyja ona pracownikom i z pewnością porządkuje wiele kwestii. Przepisy wprowadzane ustawą wynikają wprost z dyrektyw unijnych Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1152 z 20 czerwca 2019 r. w sprawie przejrzystych i przewidywalnych warunków pracy w Unii Europejskiej (Dz.Urz. UE L 186 z 11 lipca 2019 r., s. 105) oraz 2019/1158 z 20 czerwca 2019 r. w sprawie równowagi między życiem zawodowym a prywatnym rodziców i opiekunów oraz uchylającą dyrektywę Rady 2010/18/UE (Dz.Urz. UE L 188 z 12 lipca 2019 r., s. 79), które miały być wdrożone do polskiego porządku prawnego kilka miesięcy temu.
Już same nazwy tych dyrektyw wskazują, że na tych regulacjach to pracownicy zyskują przywileje, a pracodawcy wyłącznie nowe obowiązki. Ale nie od dzisiaj wiadomo, że zadowolony pracownik, pracownik wypoczęty, który nie musi się martwić o to, że nie będzie w stanie zaopiekować się swoimi dziećmi lub najbliższymi, to dobry pracownik, a więc i w dłuższym okresie pracodawcy też na tych regulacjach skorzystają.
Póki co czeka ich sporo pracy związanej z wdrożeniem już obowiązujących zmian wynikających z nowelizacji i tych zapowiadanych.
Co się zmienia
Przede wszystkim za sprawą nowelizacji Kodeksu pracy z 1 grudnia 2022 r. (ustawa o zmianie ustawy – Kodeks pracy oraz niektórych innych ustaw, Dz.U. z 6 lutego 2023 r., poz. 240) od 21 lutego obowiązują przepisy umożliwiające pracodawcy przeprowadzanie kontroli trzeźwości pracowników (art. 221c‒221h), gdy uzna, że jest to niezbędne do zapewnienia ochrony życia i zdrowia pracowników czy innych osób lub ochrony mienia. Kontrola nie jest obowiązkowa, ale jeśli pracodawca widzi taką konieczność – czy to w stosunku do wszystkich pracowników, czy tylko w stosunku do wybranych grup pracowników – musi wdrożyć powyższe rozwiązania do przepisów wewnątrzzakładowych.
– Nie wystarczy, że przepisy ustawy istnieją – trzeba je wprowadzić do przepisów wewnątrzzakładowych i to zgodnie z procedurą, czyli po uprzednim uzgodnieniu z pracownikami bądź w obwieszczeniu – wyjaśnia r. pr. Bartosz Opaliński.
A więc w drodze zmian w układzie zbiorowym pracy, jeśli taki w danym zakładzie obowiązuje, lub w drodze zmian w regulaminie pracy – na podstawie uzgodnień ze związkami zawodowymi lub – jeśli ich nie ma, z reprezentacją pracowników. W małych przedsiębiorstwach natomiast, gdzie nie działają związki i nie ma obowiązku tworzenia regulaminu – w drodze obwieszczenia.
Dopiero po wprowadzeniu odpowiednich przepisów i odczekaniu dwutygodniowego vacatio legis można będzie taką kontrolę przeprowadzać.
W przepisach wewnątrzzakładowych należy określić m.in., jakich grup pracowników będzie ona dotyczyć, jak również sposób, w jaki ta kontrola będzie przeprowadzana i przy pomocy jakich urządzeń.
– W akcie wewnętrznym, czyli w układzie zbiorowym pracy, regulaminie pracy lub w obwieszczeniu powinno być też wskazane, kto w imieniu pracodawcy może taką kontrolę przeprowadzać, ponieważ kodeks tego nie reguluje – wskazuje Bartosz Opaliński.
Zdaniem r. pr. dr. Piotra Kapusty z Instytutu Nauk Prawnych Uniwersytetu Zielonogórskiego ta regulacja może spowodować pewne trudności. Bo z jednej strony trzeba się cieszyć, że pracodawcy dostają instrument do weryfikowania trzeźwości pracownika, na który czekali, ale z drugiej pojawiła się ocenność tego, co to jest ta niezbędność do zapewnienia ochrony.
– Regulamin przeprowadzania kontroli trzeźwości musi określić grupy pracowników – więc to nie będą wszyscy pracownicy. Tymczasem, jeśli mówimy o ochronie mienia i zdrowia pracowników, to powinniśmy kontrolować wszystkich – argumentuje dr Kapusta.
Praca zdalna
Wprowadzeniu do przepisów wewnątrzzakładowych będzie podlegała również organizacja pracy zdalnej, co do której przepisy (art. 6718–6734) zaczną obowiązywać już 7 kwietnia. Zgodnie z art. 6718 praca ta może być wykonywana całkowicie lub częściowo w miejscu wskazanym przez pracownika i każdorazowo uzgodnionym z pracodawcą, w tym pod adresem zamieszkania pracownika. Tu również zasady wykonywania pracy zdalnej, pracowników lub grup pracowniczych, których może one dotyczyć, oraz zasady rozliczania kosztów tej pracy przedsiębiorca będzie musiał określić w porozumieniu z organizacjami związkowymi czy w regulaminie pracy ustalonym z przedstawicielami pracowników lub w drodze obwieszczenia.
– W myśl nowych przepisów pracodawca jest organizatorem pracy zdalnej, a więc po jego stronie leży też zorganizowanie miejsca pracy zdalnej, wyposażenie pracownika w niezbędny sprzęt, w tym dostarczenie oprogramowania, serwis, oraz pokrycie kosztów mediów służących do wykonywania tej pracy – wyjaśnia mec. Opaliński.
Trudnością dla pracodawców i służb kadrowych będzie zapewne konieczność indywidualnego ustalenia pracy zdalnej z osobami w ciąży, wychowującymi dzieci do ukończenia czwartego roku życia lub sprawującymi opiekę nad innym członkiem najbliższej rodziny lub inną osobą pozostającą we wspólnym gospodarstwie domowym (art. 6718 § 6 k.p.), o ile oczywiście wystąpią one z takim wnioskiem i pracodawca się na to zgodzi.
Doktor Piotr Kapusta wskazuje, że w chwili wejścia w życie przepisów oczekującej na podpis prezydenta nowelizacji ta regulacja nie zostanie uchylona, tylko zdublowana kolejnym przepisem dotyczącym elastycznych organizacji pracy, pośród której form wskazuje się m.in. pracę zdalną. Ta forma ma być dostępna dla osób wychowujących dzieci do ukończenia ósmego roku życia. Pracodawca nie musi się na to zgodzić, odmowę zaś w obu przypadkach musi uzasadnić, ale istnienie tych dwóch przepisów może budzić pewne wątpliwości.
Jego zdaniem idea ponoszenia kosztów pracy zdalnej przez pracodawcę też nie do końca jest słuszna, ponieważ na pracy zdalnej korzystają również pracownicy – nie ponosząc kosztów transportu i innych kosztów związanych z funkcjonowaniem poza domem. Nie tracą czasu na dojazd do pracy.
– Moi znajomi np. nie oczekują ekwiwalentu, ale nie chcą wracać do biura, bo to wiąże się z dojazdami. Poza tym dla wielu pracowników praca zdalna jest efektywniejsza, bo nikt ich nie rozprasza. Pracodawcy też to widzą, ale zostają postawieni w sytuacji konieczności zwrotu ponoszonych kosztów. Całe szczęście, że nowa ustawa obok zwrotu rzeczywiście ponoszonych kosztów przewiduje również możliwość posłużenia się zwrotem ryczałtowo, bo trudno sobie wyobrazić wyliczanie każdemu z osobna np. zużycia energii elektrycznej na podstawie jego indywidualnej umowy z zakładem energetycznym – wskazuje dr Kapusta.
Jego zdaniem rozliczenie ponoszonych kosztów będzie polegało głównie na określeniu zryczałtowanej stawki. Przestrzega jednak, by nie były to kwoty zbyt wysokie. Wprawdzie zgodnie z wyraźnym brzmieniem art. 6725 k.p. czy to wypłata ekwiwalentu, czy ryczałtu nie stanowi przychodu w rozumieniu przepisów ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, to jednak ryczałt powinien odpowiadać przewidywanym kosztom ponoszonym przez pracownika w związku z wykonywaniem pracy zdalnej. Jeżeli jednak kwota ekwiwalentu będzie wygórowana, to urząd skarbowy może się upomnieć o swoją część.
Umowy o pracę
Nie ulega wątpliwości, że dla przedsiębiorców, a zwłaszcza ich służb kadrowych i finansowych, nowe przepisy będą stanowiły nie lada kłopot. Zwłaszcza że przepisy wynikające z nowelizacji z 8 marca wejdą w życie 21 dni od chwili ogłoszenia. A wraz z nimi kolejne regulacje dotyczące zawierania umów o pracę na okres próbny oraz na czas określony, a także praw pracowników do pełniejszej i uaktualnionej informacji
o warunkach zatrudnienia oraz przywileje w obszarze ochrony rodzicielstwa.
Nowela w sprawie przejrzystych i przewidywalnych warunków pracy wprowadza m.in. zasadę, że pracownik w momencie podpisywania umowy z pracodawcą ma wiedzieć m.in.:
- jaki rodzaj pracy będzie wykonywał,
- gdzie będzie ją wykonywał,
- jakie będzie otrzymywał za nią wynagrodzenie.
Zgodnie z nowymi uregulowaniami umowa na okres próbny ma teraz trwać jeden miesiąc w przypadku zamiaru zawarcia umowy o pracę na czas określony krótszy niż sześć miesięcy; dwa miesiące natomiast w przypadku zamiaru zawarcia umowy o pracę na czas określony wynoszący co najmniej sześć miesięcy i krótszy niż 12 miesięcy. Jedno- i dwumiesięczny czas trwania umowy o pracę na okres próbny będzie mógł być wydłużony o jeden miesiąc, jeżeli będzie to uzasadnione rodzajem pracy. Po nowelizacji w przypadku zwolnienia pracownika zatrudnionego na czas określony pracodawca będzie miał obowiązek wskazania przyczyny uzasadniającej wypowiedzenie.
Według dr. Kapusty ta zmiana utrudni przedsiębiorcom życie. Bo teraz przedsiębiorca już w momencie podejmowania decyzji o zatrudnianiu pracownika na okres próbny będzie musiał wiedzieć, na ile chce go zatrudnić. Zwraca też uwagę, że niektóre regulacje w tej sprawie nie są do końca jasne, choć ustawa jest mocno kazuistyczna.
– Czy mam zatrudnić pracownika na 6 czy 12 miesięcy; i jak podejdzie do tego inspekcja pracy, jeśli się pomylę i okres próbny będzie trwał dwa miesiące, a nie miesiąc? A jeśli w trakcie okresu próbnego zmieni się – w szczególności zmniejszy się – zapotrzebowanie na pracę planowaną na okres umowy na czas określony, to jak będzie oceniane zastosowanie krótszego okresu trwania umowy na czas określony – to pytania, na które już teraz pracodawcy szukają odpowiedzi – wskazuje Piotr Kapusta.
Nie zmienia to faktu, że co do zasady pozytywnie ocenia kierunek zmian wyznaczanych nowymi przepisami.
Również dla r. pr. Bartosza Opalińskiego zmiany przepisów dotyczących bezpieczeństwa warunków pracy idą we właściwym kierunku, ponieważ umowy na czas określony bywały instrumentem nadużywanym przez przedsiębiorców ze względu na to, że można je było rozwiązać bez podania przyczyny.
– Teraz trzeba będzie wypowiedzenie uzasadnić, jak wiadomo, w sposób konkretny, rzeczywisty. To wzmocni trwałość stosunku pracy. Dla pracodawców będzie to na pewno ograniczenie w kształtowaniu zatrudnienia, dla pracowników będzie to natomiast bardzo dobre rozwiązanie. Czy okaże się takie w dłuższej perspektywie – zobaczymy – stwierdza.
Jego zdaniem konieczność uzasadnienia wypowiedzenia umowy może spowodować zmiany na rynku pracy i może się okazać, że teraz pracodawcy nie będą chcieli ich zawierać – wrócą do umów cywilnoprawnych.
Podkreśla przy tym, że wszystkie rozwiązania wynikające z nowelizacji z 8 marca są warte aprobaty i są zdecydowanie propracownicze.
– Mamy regulację dotyczącą przerw w pracy – pojawia się druga, dodatkowa przerwa 15-minutowa, jeśli ktoś pracuje dziewięć godzin. Pracownik, który pracuje dłużej niż sześć miesięcy, będzie mógł wystąpić z wnioskiem o zmianę warunków pracy na bezpieczniejsze. Pracodawca może ich nie zmienić, ale musi to uzasadnić – wylicza.
Podkreśla, że te przepisy naprawdę stwarzają pracownikowi bardziej przewidywalne warunki pracy, wzmacniają więź pracowniczą.
Work-life balance
Do tych zmian dochodzą przepisy wynikające z implementacji postanowień dyrektywy w sprawie równowagi między życiem zawodowym a prywatnym rodziców i opiekunów. To na jej podstawie do Kodeksu pracy wprowadzone zostają:
- prawo do urlopu rodzicielskiego, którego łączny wymiar ma wynosić do 41 tygodni (w przypadku urodzenia jednego dziecka) albo do 43 tygodni (w przypadku porodu mnogiego), w przypadku natomiast urodzenia dziecka niepełnosprawnego odpowiednio 65 i 67 tygodni;
- możliwość stosowania elastycznych form organizacji pracy dla pracownika wychowującego dziecko do ukończenia ósmego roku życia, takich jak telepraca, indywidualny rozkład czasu pracy, w tym praca zdalna;
- urlop opiekuńczy w wymiarze pięciu dni w roku kalendarzowym (art. 1731) w celu zapewnienia osobistej opieki lub wsparcia osobie będącej członkiem rodziny lub zamieszkującej w tym samym gospodarstwie domowym, bez zachowania prawa do wynagrodzenia za czas tego urlopu;
- zwolnienie od pracy na okres dwóch dni lub 16 godzin (art. 1481 k.p.) z powodu działania siły wyższej w pilnych sprawach rodzinnych, spowodowanych chorobą lub wypadkiem, jeżeli jest niezbędna natychmiastowa obecność pracownika. W okresie tego zwolnienia od pracy pracownik zachowuje prawo do wynagrodzenia w wysokości połowy wynagrodzenia.
Doktor Piotr Kapusta zwraca uwagę, że to uprawnienie przysługuje najpóźniej w dniu korzystania z tego zwolnienia, więc jest bardzo podobne do urlopu na żądanie (art. 1672 k.p.). Można sobie bowiem wyobrazić, że komuś przydarzy się przypadek siły wyższej, potem weźmie urlop na żądanie i jeszcze skorzysta z urlopu opiekuńczego.
– Dla pracodawcy te dodatkowe dni wolne, które właściwie są na żądanie, będą dużym obciążeniem, bo mogą dezorganizować cykle pracy, których płynność jest szczególnie widoczna w produkcji. Pracownicy muszą się zastępować, mają dobowe normy odpoczynku, których nie można zakłócić. W niektórych przypadkach może to nawet oznaczać konieczność zatrudnienia dodatkowej osoby. To wszystko wpłynie na koszty pracy, a w konsekwencji może przełożyć się na wzrost cen oferowanych usług lub towarów – komentuje.
