Chociaż ostatnie lata trudno nazwać czasem prosperity, to już chyba nikt nie ma wątpliwości, że weszliśmy w czas ostrego kryzysu, napędzanego rosnącymi cenami paliw, energii elektrycznej i ciepła, a w konsekwencji inflacją. Portfele przedsiębiorców chudną w tempie odliczanym kolejnymi doniesieniami GUS. To już nie chwilowa sytuacja, a trend rynkowy.
Fakty są takie, że lawinowo rosną koszty funkcjonowania działalności gospodarczej i to nie tylko restauracji, piekarni czy zakładu fryzjerskiego, ale wszystkich ? w tym również kancelarii radcowskich. A wysokie koszty, to mniejszy zysk lub po prostu strata. Jak tego uniknąć?
Wydatki pod lupą
Wydawałoby się, że sposobów na to jest mnóstwo, ale tak naprawdę jest ich niewiele. Bo przecież nie będziemy zbierać gałęzi w lesie (oczywiście państwowym), żeby zaoszczędzić na węglu ani nie przestaniemy jeździć na spotkania. Pewne możliwości jednak istnieją, a w internecie i mediach można znaleźć kilka dobrych rad. Wśród nich najważniejsze to:
– przyjrzyj się swoim wydatkom, ich strukturze, zidentyfikuj te najbardziej kosztowe i coś z tym zrób;
– korzystaj z bezpłatnych narzędzi (warunkowo, bo czasami taniej jest korzystać z tych płatnych);
– przejrzyj umowy z pracownikami, korzystaj z outsourcingu wszędzie tam, gdzie jest to możliwe;
– pilnuj podatków, m.in. poprzez zatrudnienie dobrej księgowej.
Tym ostatnim nakazem nie będziemy się tu w ogóle zajmowali, choć dobra księgowa to skarb. Nie będziemy też rozważać kwestii umów z pracownikami, bo w przypadku radców prawnych niewiele da się zmienić. Ale pozostałe postulaty warto rozebrać na czynniki pierwsze.
Coworking zamiast stałego biura
Nie ulega wątpliwości, że w kosztach prowadzenia kancelarii najważniejszą pozycją jest siedziba kancelarii. Kiedyś tylko dobra lokalizacja kancelarii, w prestiżowym punkcie miasta, dawała gwarancję, że klienci będą chętnie korzystali z jej usług. Teraz tak nie jest, przynajmniej gdy chodzi o małe kancelarie. Internet zrobił swoje, a ostateczną kropkę nad ?i? postawiła pandemia. Jej efektem jest to, że ludzie niechętnie wracają do pracy za biurkami, a klienci nie chcą ich odwiedzać. Wiele spraw załatwianych jest zdalnie, a wykonywanie działalności bezpośrednio w siedzibie w wymiarze np. dwóch dni w tygodniu staje się standardem. To uwalnia konkretne metry powierzchni biurowej, które stają się niepotrzebne. Sale konferencyjne świecą pustkami. Więc można to jakoś przeorganizować. Pozbyć się części lokalu np. podnająć innemu przedsiębiorcy lub go zmienić. W przypadku, kiedy stałe biuro nie jest nam potrzebne, dobrym pomysłem może być coraz popularniejszy coworking, a więc praca na wynajmowanej w określonych godzinach powierzchni biurowej.
Za zmianą siedziby mogą przemawiać również inne argumenty, takie jak wysokość czynszu, opłat za ciepło, czy w końcu koszty i dostępność miejsc parkingowych.
Niepotrzebne kredyty ? w sytuacji, kiedy z miesiąca na miesiąc rośnie oprocentowanie kredytów bankowych, trzeba zrobić wszystko, by się ich pozbyć. Warto więc przejrzeć te kredyty i spłacić te, które są najbardziej nieopłacalne. Dotyczy to również nadmiernej liczby kart płatniczych, które często mamy w portfelach ? bo kiedyś się zdarzyło, że jakaś nie zadziałała. Ograniczmy ich liczbę, bo za każdą kryją się dodatkowe opłaty ? za prowadzenie karty, za ubezpieczenie, za spóźnienia w spłacie w przypadku kart debetowy itd. Przypomnijmy sobie, za co płacimy opłaty i jakie. Banki o tym stale nas informują, ale czy ktoś to w ogóle czyta?
Ograniczmy przejazdy ? to hasło, które było aktualne i przed kryzysem ze względu na alert klimatyczny, chociaż niewiele osób się nim przejęło. Teraz ma ono istotny wymiar finansowy. Więc korzystajmy z transportu miejskiego, z hulajnóg, rowerów czy pojazdów na minuty ? oczywiście tam, gdzie się da. Klient nawet tego nie zauważy, a nam przybędzie nieco sił i grosza w portfelu.
Benefity dla pracowników (i siebie) w postaci służbowych samochodów, telefonów, kart sportowych (na siłownię, basen), kart czy miejsc parkingowych, szkoleń, bonów zakupowych czy paczek świątecznych dla dzieci ? to kolejna lista wydatków do przejrzenia. Krótka analiza faktów i rozmowa z pracownikami pozwoli zdecydować, czy są im one naprawdę potrzebne. Być może taniej i korzystniej wyjdzie od czasu do czasu wypłacić im premię.
Oprzyrządowanie stanowisk pracy ? to kolejna pozycja kosztowa. Systemy informacji prawnej kosztują. Pytanie tylko, czy potrzebujemy je mieć na wszystkich stanowiskach? To trzeba policzyć. Wśród porad, jakie można znaleźć, są i takie, które mówią o korzystaniu z bezpłatnego oprogramowania. To dobra rada, ale tylko w niewielkim zakresie do wykorzystania. Bo zazwyczaj w przypadku wykorzystywania bezpłatnego lub przeznaczonego do użytku domowego oprogramowania w prowadzonej działalności gospodarczej ta bezpłatność jest wyłączona.
Propozycją do rozważenia jest natomiast kupowanie używanego sprzętu komputerowego. Pamiętajmy, że nam, osobom pracującym z tekstami sprzęt najnowszej generacji, gwarantujący najwyższą moc przeliczeniową i jakość obrazu nie jest w ogóle potrzebny. Komputer czy laptop z procesorem Pentium I5 lub analogicznym radzi sobie ze wszystkim, co otwieramy. Istnieją firmy, które specjalizują się w sprzedaży sprzętu używanego z oprogramowaniem. W dodatku wystawiają na niego fakturę VAT, więc warto pamiętać o takiej alternatywie.
Ta propozycja dotyczy również innych sprzętów, takich jak meble biurowe, wyposażenie biura czy nawet samochody.
Niemal powszechnie zaleca się też kupowanie wyposażenia biura w leasingu, tak jak i samochodu. Ale uwaga ? Polski Ład oraz inflacja zrobiły swoje i tak naprawdę trudno stwierdzić jednoznacznie, że to jest opłacalne. Bo koszty leasingu bardzo mocno wzrosły i miejscami dorównują zwykłym kredytom bankowym.
Istotną rekomendacją jest korzystanie z usług firm zewnętrznych, które specjalizują się w danych działaniach. Dzięki outsourcingowi można zaoszczędzić na księgowym, informatyku, marketingu czy sprzątaczce. Powszechnie radzi się także, by przeglądać umowy z dotychczasowymi kontrahentami, bo ceny się zmieniają. W tym kontekście warto też przejrzeć ceny oferowane przez firmy wyspecjalizowane w zaopatrzeniu biur.
W radach dla przedsiębiorców ważną pozycję stanowi oszczędzanie energii, a więc prądu, gazu i ciepła, poprzez przykręcanie grzejników, czy zmniejszenie ilości zużywanej wody, czy też wyłączanie oświetlenia na noc. To cenne uwagi, ale trudno je zastosować w kancelarii, bo przecież nikt nie będzie pracować w niedogrzanym pomieszczeniu. Nie będzie w czapce i rękawiczkach przyjmować klientów. Drugi raz nie przyjdą.
Pewne możliwości jednak istnieją, choć to oszczędności mikroskopijne. Dzbanek elektryczny ? gotujmy tyle wody, ile naprawdę potrzebujemy, w ten sposób zaoszczędzimy na zużyciu wody i na energii. Ekspres przelewowy ? może i praktyczne rozwiązanie, ale kawa nie musi być podgrzewana przez pół dnia. Zróbmy ją wtedy, kiedy potrzebujemy, zużyjemy mniej energii. Poza tym świeżo parzona lepiej smakuje. Lodówka ? kiedy ją kupujemy, zwróćmy uwagę na jej energochłonność. Tak samo, gdy chodzi o mikrofalę, sprzęt komputerowy czy oświetlenie. W kancelarii one też zużywają energię elektryczną.
Wsparcie z Krajowego Funduszu Szkoleniowego
Na koniec wciąż aktualne rada, o której chyba nikomu nie trzeba przypominać. Należy korzystać z programów unijnych i rządowych, które oferują przedsiębiorcom wsparcie w przeróżnych działaniach. Może to być np. wsparcie z Krajowego Funduszu Szkoleniowego, udzielone na kształcenie ustawiczne siebie i pracowników. Wynosi ono 80 proc. kosztów (kwalifikowanych), ale dla przedsiębiorców zatrudniających do 10 osób ? już 100 proc. Według Ministerstwa Rodziny i Polityki Społecznej to wsparcie może być przeznaczone na pokrycie m.in. kosztów ?kursów i studiów podyplomowych oraz egzaminów, w których wezmą udział Twoi pracownicy z inicjatywy pracodawcy lub za Twoją zgodą?.
