Informatyzacja wymiaru sprawiedliwości to proces postępujący wbrew pozorom bardzo intensywnie już od ponad 10 lat. Wielość portali i narzędzi, które powstały w tym czasie, z jednej strony napawa optymizmem, a z drugiej zaskakuje. Poniżej przedstawiam pierwszą część subiektywnego przeglądu różnych portali i narzędzi informatycznych udostępnianych przez podmioty publiczne i związanych z wymiarem sprawiedliwości.
Wiktor Kożuch
radca prawny
Fot. Archiwum W. Kożucha
Z uwagi na ograniczenia redakcyjne w tej części zestawienia zostały ujęte tylko niektóre narzędzia (ogólne). Portale bardziej „specjalistyczne”, m.in. dotyczące Krajowego Rejestru Sądowego czy Rejestru Zadłużonych, zostaną opisane w kolejnym numerze „Radcy Prawnego”.
E-SĄD (e-sad.gov.pl)
Elektroniczne postępowanie upominawcze (potocznie „EPU” lub „e-sąd w Lublinie”) to najstarszy polski projekt z zakresu informatyzacji sądownictwa na tę skalę (ma już ponad 10 lat). Początkowo okryty złą sławą (z uwagi na częste nadużycia firm windykacyjnych) – dziś znacznie „uszczelniony”, co jednak nie oznacza, że zainteresowanie nim spadło. Nadal w tym trybie rozpoznawanych jest około 2 mln spraw rocznie (obecnie jest to związane z niższą opłatą od pozwu oraz utrzymaniem w tym postępowaniu, w niektórych przypadkach, tzw. fikcji doręczenia). Jakkolwiek w momencie uruchomienia był to portal dość nowoczesny – to jednak niewiele zmienił się przez ten okres i dziś już znacząco odstaje od obecnych realiów technologicznych. Częste nowelizacje (w tym „uszczelnianie”) przepisów o e-sądzie wdrażane w formie „łatek” na dotychczasową platformę nie zawsze były dobrym pomysłem. Rzuca się w oczy także brak pełnej obsługi profilu zaufanego (obecnie po zalogowaniu na konto poszczególne pozwy i pisma podpisuje się jedynie przez zwykłe kliknięcie). Jak się wydaje, nastał najwyższy czas na kompleksowy przegląd zarówno przepisów o e-sądzie (np. powiązanie e-sądu z bazą faktur JPK_VAT), jak i zmiany samej platformy (przejście na znacznie nowsze technologie).
PORTAL INFORMACYJNY I E-DORĘCZENIA
(portal.[miasto].sa.gov.pl)
Wbrew pozorom to nie jest rozwiązanie nowe, ale również prawie dziesięcioletnie. Zostało ono rozpropagowane dopiero w czasie pandemii z uwagi na e-doręczenia realizowane za jego pośrednictwem. Co istotne, nie ma jednego portalu informacyjnego, ale jest ich 11 (dla każdego sądu apelacyjnego odrębny, co prawdopodobnie związane jest z rozliczeniem funduszy unijnych, przy których udziale został stworzony). Sam portal spełnia swoje zadanie (informuje o stanie sprawy sądowej, także na e-mail, znacząco odciążając sekretariaty). Niemniej konieczne wydaje się ujednolicenie terminu udostępnienia treści w portalu (większość sądów wprowadza nowe informacje w ciągu 24 godz., jednak są sądy, gdzie opóźnienia sięgają wielu dni, a nawet tygodni). Wart uregulowania byłby także zakres publikowanych dokumentów. W niektórych sądach publikowane treści są zbyt szczegółowe (łącznie z zarządzeniami „technicznymi”, np. o zszyciu akt), w innych zaś informacje te są zbyt skromne (np. brak jest potwierdzeń doręczenia orzeczeń i pism pozostałym stronom, co wymusza kontakt z sekretariatami sądów w tej sprawie). Ponadto wymaga usprawnienia system automatycznego przydzielania dostępu do poszczególnych spraw (np. po numerze PESEL albo numerze prawa wykonywania zawodu), co jest tym istotniejsze, że planowane jest ustanowienie obowiązku posiadania konta i komunikacji przez sąd za pośrednictwem portalu z profesjonalnymi pełnomocnikami. Czas także rozważyć składanie przez portal pism do sądu (wykorzystanie go do komunikacji dwustronnej), a co najmniej „drobnych” wniosków przez uczestników procesu (np. o uzasadnienia orzeczeń).
System e-doręczeń (jako część portalu informacyjnego), choć działa poprawnie i ma być utrzymany także po pandemii, co wydaje się dość oczywiste, wymaga możliwie szybkiego przeniesienia do zewnętrznego (niezależnego) operatora. Niedopuszczalne jest (w dłuższej perspektywie), aby sądy dokonujące doręczeń miały jednocześnie możliwość „edycji” danych zawartych w doręczeniu (a właśnie takie są zasady działania portalu informacyjnego). Jakkolwiek istnieje możliwość pobrania elektronicznego potwierdzenia odbioru korespondencji („EPOK”) ze wskazaniem tzw. hasha (skomplikowanego kodu) odebranego dokumentu, to jednak nieznane są zasady jego tworzenia, a ponadto dotyczy to tylko dokumentów już odebranych. Tymczasem trwałość i pewność doręczanych treści (już od momentu ich pierwszego wprowadzenia do systemu) winna być gwarantowana przez podmiot zewnętrzny (np. operatora publicznego).
PORTAL AKT SĄDÓW ADMINISTRACYJNYCH
(portal.nsa.gov.pl)
Portal o bardzo prostej funkcjonalności. Pozwala on przeglądać akta postępowania sądowoadministracyjnego (skany, „strona po stronie”). Brak jest nawet podstawowych funkcji (np. powiadomień e-mail o nowych kartach akt). Ponadto dość skomplikowane jest uzyskiwanie dostępu do danej sprawy – wymaga każdorazowo złożenia wniosku tradycyjnym pismem, gdy tymczasem dla zalogowanych użytkowników dostęp do akt mógłby być przyznawany w sposób w pełni zautomatyzowany (np. po numerze PESEL, który trzeba podać w piśmie procesowym składanym do sądu administracyjnego).
Tu przy okazji warto uchylić nieco „kuchni” zasad przetwarzania akt w sądach. Sądownictwo administracyjne już od pewnego czasu stosuje tzw. elektroniczny obieg dokumentów. Jest to model powszechny w zachodnich korporacjach, w którym papierowy obieg dokumentów kończy się i zaczyna w sekretariacie. Wewnątrz przedsiębiorstwa wszelkie dokumenty wymieniane są wyłącznie w formie elektronicznej (np. skanów). Jakkolwiek rozwiązanie to ma swoje minusy (szczególnie dla osób przyzwyczajonych do pracy z papierowymi dokumentami i np. łatwością przemieszczania się po takim dokumencie czy robienia notatek), to jednak ma niezaprzeczalne plusy. Przede wszystkim chodzi o pewność obrotu dokumentowego (który na każdym etapie jest monitorowany) oraz całkowite bezpieczeństwo (przy założeniu stosowania odpowiedniej polityki kopii zapasowych). Dla sądownictwa powszechnego jest to więc kierunek nieunikniony (pomimo oporu, z jakim wiąże się wdrażanie elektronicznego obiegu dokumentu w tym obszarze).
PORTAL OPŁAT SĄDOWYCH (oplaty.ms.gov.pl)
To jeden z mniej popularnych portali Ministerstwa Sprawiedliwości, choć bardzo prosty i funkcjonalny. Pozwala on na uiszczanie opłat w sprawach sądowych za pośrednictwem popularnych systemów płatności (szybkie przelewy, karty płatnicze czy BLIK). Działa on w trzech trybach: zakup znaków sądowych, zapłata wstępna do sprawy oraz zapłata w toku sprawy. W praktyce najbardziej przydatny wydaje się moduł znaków sądowych (które można natychmiast wydrukować i dołączyć do pisma procesowego). Moduły zapłaty wstępnej do sprawy oraz zapłaty w toku sprawy – jakkolwiek potencjalnie równie przydatne, to jednak są niezwykle sformalizowane i istnieje obawa o błędne księgowania takich opłat. Narzędzie to faktycznie obsługuje również płatności dokonywane w innych portalach Ministerstwa Sprawiedliwości (np. e-Sąd czy e-KRS). W zasadzie jedynym istotnym mankamentem tego portalu jest brak obsługi sądów administracyjnych (gdzie znaki opłaty sądowej nie są honorowane). Warta rozważenia byłaby możliwość wprowadzenia tej formy „znaków elektronicznych – kasowanych skanerem kodów kreskowych” dla opłat skarbowych (gdzie obecnie jest nieco chaosu). Wystarczyłby bardzo prosty mechanizm uniwersalnego znaku, którego „skasowanie” (zeskanowanie) przez sąd lub urząd położony w danej gminie powoduje automatycznie przekazanie opłaty skarbowej tymczasowo zdeponowanej na koncie skarbu państwa na konto właściwego urzędu miasta lub gminy. Kolejną wartą zaproponowania funkcją jest udostępnienie informacji o sygnaturze sprawy, w której dany „zużyty” znak sądowy skasowano (system z pewnością przetwarza taką informację). Pozwoliłoby to na uzyskanie tą drogą szybkiej informacji o sygnaturze nadanej dla złożonego pozwu czy wniosku (i opłaconego znakami) – bez konieczności zbędnego kontaktu telefonicznego z sekretariatem sądu.
Można mieć również zastrzeżenia do kwestii prowizji za płatność elektroniczną (wcześniej 0,19 zł, obecnie 0,60 zł). Jakkolwiek nie jest to wysoka kwota, to jednak standardem jest obciążenie tego typu prowizją kontrahenta, który oszczędza na braku konieczności obsługi gotówki czy weryfikowania stanu konta bankowego. Standard ten obowiązuje nawet w administracji publicznej, np. w toku zapłaty mandatu karnego, gdzie w przypadku płatności np. kartą żadna prowizja za obsługę płatności nie jest doliczana. Jest to tym bardziej godne zweryfikowania, iż aktualnie UOKiK prowadzi szeroko zakrojoną akcję przeciwko tego typu niewielkim opłatom (ang. junk fees) doliczanym na końcu transakcji przez sprzedawców biletów czy usług elektronicznych.
BAZA ORZECZEŃ SĄDÓW POWSZECHNYCH (orzeczenia.ms.gov.pl)
Portal potrzebny, ale w obecnym kształcie o znikomej funkcjonalności. Pomimo około 10 lat jego istnienia liczba dokumentów (tj. zanonimizowanych orzeczeń) w portalu ledwo sięga 400 tys. (co można odnieść do orzecznictwa polskich sądów z zaledwie kilkudziesięciu tygodni). Komercyjne rozwiązania tego typu mogą się pochwalić bazami liczącymi po kilka milionów orzeczeń i przyrostem sięgającym nawet 1 tys. orzeczeń dziennie. Ministerstwo Sprawiedliwości, dysponując nieograniczonym dostępem do orzeczeń, winno przygotować bazę co najmniej tak samo szeroką. Mechanizm wyszukiwania orzeczeń (jakkolwiek również bardzo mało funkcjonalny) wobec tak ograniczonej bazy ma tu marginalne znaczenie.
BAZA ORZECZEŃ SĄDÓW ADMINISTRACYJNYCH (orzeczenia.nsa.gov.pl)
W kontrze do bazy orzeczeń sądów powszechnych jest niezwykle funkcjonalna baza orzeczeń sądów administracyjnych. Jest to baza kompletna (zawierająca – po ich zanonimizowaniu – wszystkie orzeczenia sądów administracyjnych). Ponadto ma bardzo funkcjonalną wyszukiwarkę o wielu kryteriach wyszukiwania i przejrzystych wynikach (z odnośnikami do wszystkich orzeczeń w tej samej sprawie czy odpowiednim oznaczeniem orzeczeń uchylonych). Jedynym (drobnym) mankamentem jest nie zawsze aktualna informacja o prawomocności danego orzeczenia (szczególnie jeśli sprawę zakończono w jednej instancji). Pozostaje jedynie zachęcić do stworzenia podobnej bazy i wyszukiwarki dla sądownictwa powszechnego (być może przy zastosowaniu podobnych mechanizmów, np. automatycznej anonimizacji).
WIDEOROZPRAWY (Jitsi Meets, MS Teams,
Avaya Scopia itd.)
Na wstępie należy wskazać na brak jednej technologii prowadzenia wideorozpraw. Niemniej wszystkie wymienione platformy są z powodzeniem wykorzystywane przez firmy na całym świecie (jako bezpieczne i funkcjonalne). Ewentualne różnice mają raczej znaczenie praktyczne (np. sposób logowania). Zgłaszane problemy (np. przypadkowe zerwanie połączenia, kamera skierowana w okno czy pogłos z sali sądowej uniemożliwiający jakąkolwiek wypowiedź) są możliwe do wyeliminowania i dotyczą zazwyczaj posiedzeń hybrydowych (gdy część osób jest na sali, a część zdalnie, co mocno komplikuje posiedzenie i nie zawsze powinno być dopuszczalne). Dostęp do odpowiedniego sprzętu i szybkiego łącza przez uboższą część obywateli (wystarczający jest zwykły smartphone i internet klasy LTE) można rozwiązać, tworząc w lokalnych urzędach i sądach pokoje do uczestnictwa w wideorozprawach (co jest planowane). Dostęp do odpowiedniego sprzętu i szybkiego łącza po stronie sądów oraz dostęp do serwerów pośredniczących (ze strony Ministerstwa Sprawiedliwości) to już kwestia inwestycji rządowych. Na tę chwilę w przypadku niestabilnego połączenia z sądem (co niestety zdarza się dość często) warte zaproponowania jest wyłączenie transmisji obrazu w obie strony (oczywiście za zgodą sędziego), co w większości przypadków odciąża sprzęt i łącze sądowe, stabilizując jakość transmisji głosu (co wydaje się kluczowe). Jak wynika z aktualnych doświadczeń z wideorozprawami, niejednokrotnie nawet sam program do ich obsługi ma aktywowaną opcję automatycznego (tymczasowego) wyłączenia przesyłu obrazu po wykryciu niestabilnego łącza.
Nie bez znaczenia w tym zakresie wydaje się również obecna dominacja w polskich sądach rozwiązania Jitsi Meets
(najprawdopodobniej na skutek decyzji centralnych) rozwijanego bez wsparcia międzynarodowych korporacji, ale głównie przez pasjonatów informatyki, jako tzw. oprogramowanie open source. Jakkolwiek samo to nie przekreśla przydatności tego narzędzia, to jednak w tak specyficznym zakresie jak transmisja wideo kluczowe są m.in. techniki obróbki i kodowania obrazu. Tymczasem najnowocześniejsze programy w tym zakresie są jednak rozwiązaniami komercyjnymi i opatentowanymi (głównie w USA), a więc płatnymi i niedostępnymi w rozwiązaniach typu open source. Można przypuszczać, iż m.in. stosowanie otwartego oprogramowania Jitsi Meets spowodowało wykluczenie udziału publiczności za pomocą wideołącza (jakkolwiek rozwiązania komercyjne również początkowo obsługiwały jedynie kilka/kilkanaście równoczesnych połączeń, to jednak w ostatnich miesiącach i latach, w związku z ich dynamicznym rozwojem, wdrożyły obsługę nawet do 1 tys. równoczesnych uczestników).
Wideorozprawy są rozwiązaniem wartym zainteresowania. Niemniej po przejściu faz sceptycyzmu wobec tego rozwiązania (w roku 2021 było to zaledwie kilka procent rozpraw) oraz euforii (w poprzednim i bieżącym roku) winno przyjść jego racjonalne wykorzystanie. Nadużycia (np. „suflerzy” podpowiadający świadkom zza kadru czy notatki na tablicy za ekranem) niestety się zdarzają. Jednak to już kwestia rozwiązań ustawowych (które są obecnie procedowane).
PODSUMOWANIE
Informatyzacja wymiaru sprawiedliwości to nie tylko kwestia okresu pandemii, lecz także proces trwający od wielu lat. Co ciekawe, każda platforma tworzona jest odrębnie, a bywa też kilka konkurencyjnych rozwiązań w jednym obszarze (tak np. wideorozprawy). Ma to swoje pozytywne i negatywne strony. W szczególności pozwala na wyciągnięcie wniosków i skupienie się na rozwiązaniach dobrze funkcjonujących, z porzuceniem tych gorszych. Warto więc zrobić przegląd i posumowanie już istniejących rozwiązań, przygotowując odpowiednie zmiany techniczne i prawne. Jednak z obranego kierunku nie można rezygnować, nawet w tak kontrowersyjnych obszarach jak wideorozprawy (ale ze wskazaniem zagrożeń oraz jasnych reguł, kiedy mogą być stosowane).
W kolejnym artykule zostaną przeze mnie zaprezentowane rozwiązania specjalistyczne, skierowane do nieco węższego kręgu odbiorców (np. funkcjonujące w zakresie Krajowego Rejestru Sądowego czy Rejestru Zasłużonych). Niemiej są to również narzędzia warte poznania, do czego zachęcam.
