Negocjacje to wielostronny złożony proces porozumiewania się stron w sytuacji konfliktu interesów, czy rozbieżności ich poglądów. Polegający na podejmowaniu decyzji, w którym każda ze stron próbuje doprowadzić do realizacji swoich celów poprzez osiągnięcie porozumienia i tym samym wspólnego poszukiwania przez strony takiego rozwiązania, które satysfakcjonowałoby zaangażowane strony.
Proces ten polega również na sprawowaniu przez negocjatorów kontroli nad rozmową, wymianie informacji, zrozumieniu punktu widzenia drugiej strony, wspólnym poszukiwaniu płaszczyzn porozumienia oraz rozwiązań, które mogłyby być satysfakcjonujące dla obu stron. W negocjacjach biorą często udział strony, które w jakiś sposób są od siebie zależne i dlatego muszą wspólnie podejmować decyzje, wypracowywać wspólne stanowisko np. przy podpisywaniu transakcji handlowych.
Interesującym nas, jako radców prawnych, rodzajem negocjacji są negocjacje prawne, których wyodrębnienie jest wynikiem poruszanych w nich kwestii prawnych i naszym udziałem. Przedmiotem negocjacji prawnych jest m.in. negocjowanie warunków umów handlowych pomiędzy stałymi partnerami celem ich zmiany, jak i negocjowanie umów w sytuacji, gdy strony chcą dopiero nawiązać relacje biznesowe, ale także sprawy dotyczące podziału majątku, niewykonania lub nienależytego wykonania umowy handlowej, ustalenia opieki nad dzieckiem etc. Obecność prawników w tego typu negocjacjach jest podyktowana często kwestią rozwiązywania na bieżąco problemów prawnych, a także przygotowania projektów umów po przeprowadzeniu negocjacji.
Natomiast pod pojęciem mediacji rozumie się metodę rozwiązywania sporów, w której osoba trzecia pomaga stronom we wzajemnej komunikacji, określeniu interesów i kwestii do rozmowy oraz dojściu do akceptowanego przez obie strony konsensusu. Stosuje się je przy rozwiązywaniu wszystkich rodzajów konfliktów, w tym cywilnych, gospodarczych i karnych. Mediacje są zatem dobrowolnym i poufnym procesem dochodzenia przez strony do rozwiązania sporu, prowadzonym w obecności mediatora, czyli osoby trzeciej cieszącej się ich zaufaniem. Mediatorem może być osoba wyznaczona przez sąd (mediacja sądowa), jak i wybrana przez strony (mediacja umowna). Ma ona na celu stworzenie stronom warunków umożliwiających osiągnięcie dobrowolnego porozumienia, a nie narzucenie im rozwiązania. Mediacje różnią się od rozstrzygnięć autorytatywnych przede wszystkim tym, że ich celem nie jest ustalenie, kto ma rację, ale wypracowanie rozwiązania zadowalającego obie strony sporu, na które mogą one przystać dobrowolnie.
Podobieństwa
Negocjacje i mediacje łączy to, że stanowią alternatywną dla postępowania sądowego metodę rozwiązywania problemów stron. Oba rozwiązania mają charakter pozasądowy i stosuje się je przy rozwiązywaniu wszystkich rodzajów konfliktów. Ponadto są one tańsze i szybsze niż postępowanie sądowe, a przy okazji pozwalają na utrzymanie dobrych relacji pomiędzy stronami na przyszłość.
Cel obu metod jest tożsamy. Negocjacje i mediacje dążą do ugodowego zakończenia sporu poprzez wspólnie wypracowanego przez strony porozumienia i zaaprobowanego przez nich celem zachowania dobrych relacji pomiędzy nimi. Należy podkreślić, że miarą sukcesu negocjacji i mediacji jest satysfakcja stron biorących w nich udział, która często wyraża się już w nawiązaniu dialogu pomiędzy nimi.
Stanowią one również rozmowę, która charakteryzuje się dużą elastycznością co do zakresu ich przedmiotu, czasu, który ma być na nią przeznaczony oraz miejsca, gdzie będą prowadzone. Brak sformalizowania tych metod daje stronom prawo decydowania o ich przebiegu. Podczas ich prowadzenia strony zachowują kontrolę nad rozmowami i ponoszą odpowiedzialność za ich wynik, czyli zawarcie porozumienia lub jego brak. Wynik tych rozmów jest trudny do przewidzenia, gdyż strony podczas ich prowadzenia często na nowo definiują i kształtują wzajemne stosunki i oczekiwania wobec siebie.
Wspólną cechą mediacji i negocjacji jest również ich dobrowolność, gdyż zawsze wszczynane są na wniosek stron lub za ich obopólną zgodą. Ponadto w trakcie ich prowadzenia strony nie są związane złożonymi oświadczeniami oraz nie mają obowiązku zawarcia porozumienia. Mają więc swobodę w zakresie podjęcia decyzji o jej zawarciu i na każdym etapie mogą odstąpić od prowadzonych rozmów, i tym samym nie zawrzeć porozumienia. W obu przedstawionych sposobach rozwiązywania problemu strony samodzielnie wypracowują jego rozwiązanie, które bezwzględnie musi być przez nie zaaprobowane.
Zarówno mediator jak i negocjator reprezentujący stronę na zlecenie to osoby, które mają przewagę emocjonalnej dysocjacji od sprawy. Stanowi to atut, ponieważ stany podniesionych emocji rzadko prowadzą do konstruktywnych rozmów; szczególnie jeżeli te emocje są zabarwione negatywnie ? co występuje zarówno w przypadku sporów (np. podejrzliwość, złość, nienawiść) jak i negocjacji (np. niepokój, niepewność, nerwowość). Osoba niezaangażowana emocjonalnie ma zdecydowanie większe prawdopodobieństwo wypracowania zadowalającego wszystkich porozumienia w krótszym czasie.
Ponadto do stosowania tych metod zobowiązuje art. 187 k.p.c., zgodnie z którym strony zobowiązane są do zamieszczania w pozwie informacji, czy podjęły próbę mediacji lub innego pozasądowego sposobu rozwiązania sporu przed wystąpieniem na drogę postępowania sądowego, a gdy takiej próby nie podjęły, wyjaśnienie przyczyn ich niepodjęcia. Zapis ten w swoim zamyśle miał na celu zwiększenie liczby spraw, które będą rozpatrywane w trybie polubownym, w tym poprzez mediacje i negocjacje, a także wzmocnienie działania motywacyjnego stron w zakresie polubownego rozwiązywania sporów. Jednak należy podkreślić, że niezależnie od tych zobowiązań przystąpienie do negocjacji, czy mediacji zawsze następuje za zgodą wszystkich stron na ich prowadzenie.
Mediacje i negocjacje są więc co do zasady podobnymi metodami posiadającymi wiele cech wspólnych mającymi na celu osiągnięcie porozumienia. Jednak każda z nich posiada również cechy jedynie je charakteryzujące, o czym poniżej.
Różnice
Wprawdzie negocjacje i mediacje mają wiele wspólnych elementów, to jednak posiadają wyróżniające je, specyficzne cechy. Różnice pojawią się np. w zakresie prowadzenia negocjacji i mediacji. Negocjacje są prowadzone przez same strony lub zawodowych negocjatorów, którzy działają w ich imieniu. To drugie rozwiązanie jest często stosowane przez osoby, które mają znikome doświadczenie w negocjowaniu i wolą skorzystać ze wsparcia. Symetria nie zawsze jest zachowana, stąd czasami spotkamy sytuacje, w których zawodowy negocjator występuje tylko po jednej ze stron, a czasami po obu. Natomiast mediacje są zdeterminowane obecnością mediatora ? czyli jednej osoby zarządzającej procesem po obu stronach ? przez co zmienia się forma tej rozmowy. To mediator prowadzi mediacje zmierzając do polubownego rozwiązania sporu poprzez wspieranie stron w formułowaniu przez nie propozycji ugodowych lub na ich zgodny wniosek wskazując sposoby jego rozwiązania, które jednak nie są dla stron wiążące (art. 1833a k.p.c.).
Różnice występują też w zakresie podejścia stron do przedmiotu negocjacji i mediacji. Przedmiotem negocjacji nie zawsze jest konflikt, w przeciwieństwie do mediacji, w których on istnieje zawsze.
Kolejną cechą różnicą obie metody jest kwestia poufności i tajności informacji uzyskanych w związku z prowadzeniem negocjacji i mediacji. Wszystko bowiem, co dzieje się w trakcie mediacji jest poufne i tajne. Nikt ? ani strony, ani mediator ? nie może przekazać informacji uzyskanych podczas nich osobom postronnym bez zgody obu stron sporu. Do czego obliguje przepis art. 1834 § 2 k.p.c., zgodnie z którym ?Mediator, strony i inne osoby biorące udział w postępowaniu mediacyjnym są obowiązane zachować w tajemnicy fakty, o których dowiedziały się w związku z prowadzeniem mediacji. Strony mogą zwolnić mediatora i inne osoby biorące udział w postępowaniu mediacyjnym z tego obowiązku?. W negocjacjach natomiast strony mogą ustalić poufność i tajność informacji w wyniku ustaleń poczynionych pomiędzy nimi, ale nie jest to obligatoryjne jak ma miejsce przy mediacjach.
Mediacje mają również na celu satysfakcjonujące dla wszystkich stron konfliktu rozstrzygnięcie wygrany?wygrany (win?win), co nie zawsze ma miejsce w negocjacjach.
Jeśli natomiast chodzi o koszty związane ze wszczęciem procesu negocjacji, czy mediacji. Oczywiście co do zasady negocjacje są bezpłatne, choć strony mogę ponieść np. koszty wynajmu sali przeznaczonej do spotkania. Natomiast mediacje umowne, czy sądowe są związane z kosztami, które ponoszą strony, tj. wynagrodzenie mediatora i zwrot wydatków związanych z przeprowadzeniem mediacji.
Podsumowanie
Artykuł 187 k.p.c. zobowiązał strony do zamieszczania w pozwie informacji, czy podjęły próbę mediacji lub innego pozasądowego sposobu rozwiązania sporu, a gdy takich prób nie podjęto, do wyjaśnienia przyczyn ich niepodjęcia. Ponadto art. 10 k.p.c. stanowi, iż sąd w sprawach, w których zawarcie ugody jest dopuszczalne, dąży w każdym stanie postępowania do ich ugodowego załatwienia, w szczególności przez nakłanianie stron do mediacji. Przepisy te mają na celu zwiększenie liczby spraw, które będą rozpatrywane w trybie polubownym, w tym również poprzez negocjacje i mediacje. Alternatywne metody rozwiązywania problemów stron są więc bardzo aktualną i ważną kwestią w różnych strefach życia, a w szczególności tych, w których łączy się to z ryzykiem powstawania konfliktów. Dlatego mediacje i negocjacje zamiast sądowych procesów to właściwy kierunek, a posiadanie umiejętności negocjacyjnych przez prawnika jest coraz bardziej istotne. Znajomość zasad obowiązujących w negocjacjach i mediacjach pozwali bowiem często naszym Klientom na utrzymaniu dobrych relacji z drugą stroną.
