Ustawa z dnia 18 listopada 2020 r. o doręczeniach elektronicznych1 (dalej: u.o.d.e.) wprowadza nowy sposób doręczeń pism i dokumentów urzędowych osobom zaufania publicznego. Obowiązek korzystania z e-Doręczeń dla przedstawicieli zawodów zaufania publicznego – w tym radców prawnych – wszedł w życie 1 stycznia br. W niniejszym artykule przypominamy, czym są adres do doręczeń elektronicznych, publiczna usługa rejestrowanego doręczenia elektronicznego i publiczna usługa hybrydowa.
Choć prezydent podpisał nowelizację ustawy o doręczeniach elektronicznych, termin wejścia w życie obowiązku korzystania z e-Doręczeń dla radców prawnych nie uległ zmianie. Nowelizacja z 21 listopada 2024 r. ma pomóc dostosować się do wymogów ustawy podmiotom publicznym. Zakłada ona, że w okresie przejściowym, do 31 grudnia 2025 r., podmioty publiczne będą mogły odstąpić od doręczenia korespondencji na adres do doręczeń elektronicznych lub z wykorzystaniem publicznej usługi hybrydowej z uwagi na przesłanki organizacyjne, których wystąpienie ocenia sam nadawca. Zmiany nie dotyczą terminu wejścia w życie obowiązku posiadania adresu dedykowanego e-doręczeniom.
Adres do doręczeń elektronicznych (ADE)
Cechy ADE:
1) zapewnia możliwość jednoznacznej identyfikacji właściciela przez cały czas korzystania z adresu do doręczeń elektronicznych;
2) nie przechodzi pomiędzy właścicielami – raz przyznany ADE nie może mieć innego właściciela;
3) w przypadku rezygnacji i zamknięcia ADE nie będzie można więcej skorzystać z tego konkretnego ciągu znaków.
W przypadku radców prawnych do bazy adresów elektronicznych można wpisać różne adresy do doręczeń elektronicznych przeznaczone do różnych celów. Ustawa rozróżnia adresy do doręczeń elektronicznych: biznesowe (gospodarcze), zawodowe (służbowe) oraz osobiste (prywatne). Oznacza to, że radca prawny może mieć w bazie dwa (lub więcej) adresy do doręczeń elektronicznych, pod warunkiem wyraźnego rozróżnienia, który z nich należy traktować jako związany z prowadzeniem działalności gospodarczej, wykonywaniem zawodu albo wykonywaniem czynności służbowych. Adres zawodowy (służbowy) powinien być wykorzystywany tylko do spraw mieszczących się w granicach aktywności zawodowej radcy prawnego. To natomiast generuje obowiązek posiadania drugiego adresu do doręczeń elektronicznych, jeżeli radca prawny będzie chciał również prowadzić swoje prywatne sprawy administracyjne w drodze elektronicznej.
Adres do celów prywatnych jest aktualny przez trzy lata, wpis adresu jest przedłużony na okres kolejnych trzech lat, jeżeli podmiot złoży oświadczenie woli o jego przedłużeniu. W przypadku adresu służbowego i zawodowego radcy prawnego adres nadawany jest bezterminowo.
Skutkiem założenia ADE oraz rejestracji w BAE (baza adresów elektronicznych) jest możliwość (w okresie przejściowym), a po okresie przejściowym obowiązek, doręczania przez organ administracji w postępowaniu administracyjnym korespondencji w formie elektronicznej na elektroniczną skrzynkę odbiorczą, niezależnie od tego, czy postępowanie zostało zainicjowane w formie papierowej, czy w formie elektronicznej. Doręczenie na skrzynkę elektroniczną następować będzie niezależnie od woli adresata, a nawet w razie jego sprzeciwu. Sama rejestracja ADE jest wyrażeniem zgody na tę formę doręczenia elektronicznego (art. 7 u.o.d.e.). Nie ma również wpływu na dokonanie doręczenia elektronicznego sposób wniesienia korespondencji do podmiotu publicznego (drogą tradycyjną, np. przesyłką listowną, lub drogą elektroniczną, np. z wykorzystaniem publicznej albo kwalifikowanej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego powiązanej z innym adresem do doręczeń elektronicznych niż ten wpisany w BAE). Nie ma znaczenia także postać jej utrwalenia (papierowa albo elektroniczna).
Obowiązek założenia ADE i uruchomienia skrzynki wynika wprost z art. 9 u.o.d.e. i art. 2210 ustawy o radcach prawnych, zgodnie z którym radca wykonujący zawód jest obowiązany posiadać adres do doręczeń elektronicznych, o którym mowa w art. 2 pkt 1 ustawy o doręczeniach elektronicznych, wpisany do bazy adresów elektronicznych, o której mowa w art. 25 tej ustawy. Należy jednak wyraźnie podkreślić, że ustawodawca, nakładając na radców prawnych obowiązek założenia ADE, nie określił skutków zaniechania tego obowiązku w postępowaniu administracyjnym. Dlatego też jeżeli radca prawny nie założy ADE i nie uruchomi skrzynki do doręczeń, to w praktyce organ publiczny nie będzie miał faktycznej możliwości doręczenia elektronicznego i będzie musiał przesłać korespondencję listem poleconym lub za pomocą publicznej usługi hybrydowej (PUH), oczywiście po wprowadzeniu tej usługi. Organ administracyjny nie będzie miał faktycznej możliwości doręczenia elektronicznego (bo nie ma adresu, na jaki można wysłać korespondencję), nie będzie mógł więc zastosować fikcji doręczenia. Należy pamiętać, że założenie adresu do doręczeń elektronicznych i zarejestrowanie go w bazie adresów elektronicznych (BAE) skutkować będzie doręczaniem przez organ administracyjny korespondencji na ADE radcy prawnego. Brak odbioru korespondencji ze skrzynki do odbioru korespondencji po upływie 14 dni od umieszczenia w niej przesyłki skutkować będzie fikcją doręczenia.
Sposoby doręczeń elektronicznych z wykorzystaniem ADE i elektronicznej skrzynki do doręczeń
Organy publiczne będą dokonywały doręczeń elektronicznych za pośrednictwem publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego (PURDE) lub publicznej usługi hybrydowej (PUH). Doręczenia elektroniczne z wykorzystaniem adresu do doręczeń elektronicznych będą dokonywane obligatoryjnie pomiędzy podmiotami publicznymi, chyba że charakter przesyłki na to nie pozwoli. W relacjach podmiot publiczny–podmiot niepubliczny (radca prawny) wpisany obligatoryjnie lub fakultatywnie do bazy adresów elektronicznych e-Doręczenia będą domyślną formą komunikacji. W relacjach podmiot publiczny–podmiot niepubliczny (radca prawny) nieposiadający adresu do doręczeń elektronicznych e-przesyłka będzie przekazywana do operatora wyznaczonego (Poczta Polska), który dokona automatycznej konwersji (wydruku) i doręczy przesyłkę jako listowną (tzw. przesyłka hybrydowa).
Skrzynka do doręczeń elektronicznych
Doręczenie elektroniczne dokonywane będzie na skrzynkę do doręczeń elektronicznych. Jest to narzędzie umożliwiające wysyłanie, odbieranie korespondencji elektronicznej i przechowywanie danych w ramach publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego (PURDE), a także w ramach publicznej usługi hybrydowej (PUH). Za pośrednictwem skrzynki do doręczeń odbywać się będzie wymiana korespondencji elektronicznej otrzymywanej od organów publicznych i wysyłanych organom publicznym. Po założeniu adresu niezbędna jest aktywacja skrzynki. Skrzynka do doręczeń elektronicznych dostępna jest pod adresem: https://edoreczenia.gov.pl[1].
Gwarantowana pojemność skrzynek doręczeń wynosi:
30 GB dla podmiotów publicznych i 3 GB dla podmiotów niepublicznych. Operator wyznaczony monitoruje na bieżąco stopień zapełnienia każdej skrzynki doręczeń. Po zapełnieniu 90% gwarantowanej pojemności skrzynki doręczeń operator jednorazowo informuje podmiot o skutkach zapełnienia skrzynki doręczeń. Po zapełnieniu 98% gwarantowanej pojemności skrzynki doręczeń operator wyznaczony umożliwia użytkownikowi jedynie odczytywanie i usuwanie korespondencji, nowa korespondencja nie może być doręczona, jednak jej wysłanie w ramach usługi PURDE powodować będzie fikcję doręczenia po 14 dniach od jej nadania. Brak wolnej przestrzeni w skrzynce obciąża adresata.
Publiczna usługa rejestrowanego doręczenia elektronicznego (PURDE)
Jest to usługa rejestrowanego doręczenia elektronicznego świadczona przez operatora wyznaczonego (Pocztę Polską). Zapewnia ona identyfikację nadawcy i odbiorcy, a także dowody z doręczenia elektronicznego, które są oznaczone kwalifikowanym elektronicznym znacznikiem czasu. Jest to, inaczej mówiąc, elektroniczna przesyłka polecona ze zwrotnym poświadczeniem odbioru.
Z przesłaniem korespondencji na elektroniczną skrzynkę do doręczeń podmiotowi posiadającemu ADE wiąże się możliwość zastosowania fikcji doręczenia w przypadku nieodebrania korespondencji. Korespondencję przesłaną na ADE zarejestrowany w BAE uważa się za doręczoną w chwili zalogowania się na skrzynkę do doręczeń (inaczej, niż jest to w przypadku doręczenia na Portal Informacyjny Sądów Powszechnych, gdzie datą doręczenia jest odebranie pisma sądowego w zakładce „Moje doręczenia”, a nie samo zalogowanie się do portalu). Nadawcy przesyłany jest dowód doręczenia wystawiany:
- po odebraniu korespondencji przekazanej na adres do doręczeń elektronicznych podmiotu niepublicznego;
- po wpłynięciu korespondencji na adres do doręczeń elektronicznych podmiotu publicznego lub po upływie 14 dni od dnia wpłynięcia korespondencji przesłanej przez podmiot publiczny na ADE podmiotu niepublicznego (radcy prawnego), jeżeli adresat nie odebrał go przed upływem tego terminu. Korespondencja w ramach usługi PURDE jest bezpłatna od obywateli, radców prawnych i firm do podmiotów publicznych oraz pomiędzy podmiotami publicznymi. Podmioty publiczne będą jednak płacić za wysyłkę dokumentów do radców prawnych, obywateli, firm i innych instytucji niepublicznych.
Publiczna usługa hybrydowa (PUH)
Jest to usługa pocztowa, o której mowa w art. 2 ust. 1 pkt 3 ustawy z dnia 23 listopada 2012 r. – Prawo pocztowe. Usługa ta świadczona przez operatora wyznaczonego (Pocztę Polską) polegać będzie na przesyłaniu przez nadawcę przesyłek w formie elektronicznej, następnie jej wydrukowaniu i doręczeniu osobom fizycznym w formie przesyłki listowej. Usługa hybrydowa jest usługą elektroniczno-papierową (łączoną), która daje takie samo bezpieczeństwo jak przesyłka elektroniczna, ponieważ: zapewnia tajemnicę korespondencji (jest ona drukowana i kopertowana automatycznie), potwierdza tożsamość nadawcy, daje wiarygodną informację o tym, jak i komu doręczono przesyłkę. Z PUH będą mogły korzystać tylko podmioty publiczne. Radca prawny nie może przesłać przesyłki w tej postaci ani podmiotowi publicznemu, ani podmiotowi prywatnemu, jednak w przypadku braku ADE radca prawny w takiej formie otrzyma korespondencję wysłaną przez podmiot publiczny.
GRZEGORZ KARAŚ
sędzia Sądu Okręgowego we Wrocławiu, specjalista w dziedzinie prawa cywilnego, prawa europejskiego oraz prawa nowych technologii
[1]Poradnik, jak założyć skrzynkę do e-Doręczeń, opublikowaliśmy w „Radcy Prawnym” nr 216 (listopad‒grudzień)/2024, s. 34‒35.
