Ustawa z dnia 18 listopada 2020 r. o doręczeniach elektronicznych1 (dalej: u.o.d.e.) miała wprowadzić nowy sposób doręczeń pism i dokumentów urzędowych osobom zaufania publicznego, w tym i radcom prawnym. Mimo uchwalenia przepisów przed czterema laty ich wejście w życie było już przesuwane. Ostatecznie zgodnie z komunikatem Ministra Cyfryzacji z dnia 12 lipca 2024 r.2 termin wdrożenia rozwiązań technicznych niezbędnych do doręczania korespondencji z wykorzystaniem publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego lub publicznej usługi hybrydowej oraz udostępnienia w systemie teleinformatycznym punktu dostępu
do usług rejestrowanego doręczenia elektronicznego w ruchu transgranicznym określono na 1 stycznia 2025 r.
Do tej daty także radcowie prawni i przedstawiciele innych zawodów zaufania oraz podmiotów wskazanych w ustawie są zobowiązani do posiadania adresu do doręczeń elektronicznych oraz aktywacji skrzynki odbiorczej.
Z powodu braku rzetelnej informacji, przesuwania wejścia w życie obowiązku posiadania adresu do doręczeń elektronicznych oraz zmian przepisów wokół doręczeń elektronicznych i obowiązku posiadania przez radców prawnych adresu do doręczeń elektronicznych narosło wiele mitów i niedomówień. Problem pogłębia istnienie rozbieżności interpretacyjnych co do samego obowiązku posiadania adresu do doręczeń elektronicznych, jak i obowiązku dokonywania doręczeń elektronicznych. Największym jednak problemem w pracy radcy prawnego jest brak jednolitego systemu komunikacji obsługującego wszystkie sfery działalności zawodowej i prywatnej. Obecnie wprowadzany system doręczeń elektronicznych
oparty jest na powszechnym adresie do doręczeń elektronicznych i powiązanej z nim skrzynce doręczeń elektronicznych, jednak nie jest to system powszechny. Równolegle bowiem do 1 października 2029 r. funkcjonować będzie inny system doręczeń obowiązujący w sądach powszechnych i inny obowiązujący w sądach administracyjnych. Skutkiem tego od 1 stycznia 2025 r. radca prawny będzie korzystał z różnych systemów do komunikacji: z sądami powszechnymi, sądami administracyjnymi oraz organami administracyjnymi i będzie musiał posiadać różne konta inaczej skonstruowane i inaczej obsługiwane.
Portal Informacyjny Sądów Powszechnych
Komunikacja z sądami powszechnymi odbywa się za pośrednictwem Portalu Informacyjnego Sądów Powszechnych (PISP). Sposób korespondencji uregulowany jest w art. 1311a k.p.c., który został wprowadzony ustawą z dnia 7 lipca 2023 r. o zmianie ustawy – Kodeks postępowania cywilnego i innych ustaw. Dodatkowo w dniu 1 stycznia 2025 r. wejdzie w życie odnoszący się do pełnomocników profesjonalnych nowy art. 1312 § 1 k.p.c., zgodnie z którym, jeżeli warunki techniczne i organizacyjne sądu to umożliwiają, doręczeń dokonuje się na adres do doręczeń elektronicznych, o którym mowa w art. 2 pkt 1 u.o.d.e., wpisany do bazy adresów elektronicznych, o której mowa w art. 25 tej ustawy, a w przypadku braku takiego adresu – na adres do doręczeń elektronicznych powiązany z kwalifikowaną usługą rejestrowanego doręczenia elektronicznego, z którego adresat wniósł pismo. Należy jednak pamiętać, że praktyczne jego zastosowanie nastąpi dopiero od 1 października 2029 r. Przepis art. 1312 k.p.c. przewiduje bowiem możliwość doręczenia elektronicznego z wykorzystaniem adresu do doręczeń elektronicznych dopiero, gdy zostaną stworzone warunki techniczne i organizacyjne w sądzie cywilnym, a obowiązek taki w odniesieniu do sądów został wydłużony do 1 października 2029 r. Jeżeli jednak w sądzie zostaną wcześniej stworzone warunki techniczne do doręczania korespondencji z wykorzystaniem powszechnej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego lub doręczenia hybrydowego, to doręczenie będzie realizowane na adres do doręczeń elektronicznych wpisany do bazy adresów elektronicznych. Komunikacja z radcami prawnymi przez Portal Informacyjny jest niestety komunikacją jednokierunkową, sąd doręcza pisma sądowe pełnomocnikom, pełnomocnicy natomiast nie mogą korzystać z tego sposobu komunikacji z sądem. Obecnie prowadzone są prace legislacyjne mające w przyszłości umożliwić pełnomocnikom zawodowym składanie za pośrednictwem Portalu Informacyjnego niektórych rodzajów pism do sądu. Rozwiązanie takie jest bardzo wyczekiwane przez wszystkich.
Inaczej natomiast przedstawia się sytuacja z doręczeniami w postępowaniu administracyjnym i sądowoadministracyjnym. Obecnie doręczenia odbywają się za pośrednictwem poczty oraz platformy ePUAP, ustawa o doręczeniach elektronicznych przewiduje ustanowienie doręczenia elektronicznego jako jedynego sposobu dokonywania doręczeń. Okazuje się jednak, że z uwagi na opóźnienia we wdrażaniu systemu w podmiotach publicznych w dniu 30 października br. do Sejmu wpłynął rządowy projekt zmiany ustawy o doręczeniach elektronicznych (druk sejmowy nr 761). Aktualnie projekt został przyjęty przez sejmową Komisję Cyfryzacji, Innowacyjności i Nowoczesnych Technologii i skierowany do drugiego czytania. Projekt ustawy zakłada szereg zmian, w tym co najważniejsze wprowadzenie do końca 2025 r. okresu przejściowego do wdrożenia doręczeń elektronicznych. W tym czasie korespondencja będzie mogła być doręczana na adres do doręczeń elektronicznych, ale będzie mogła być również doręczana za pośrednictwem operatora pocztowego i platformy ePUAP. W okresie przejściowym istnieć będzie równoważność doręczania korespondencji za pośrednictwem operatora pocztowego albo w ePUAP z e-Doręczeniami. W okresie przejściowym podmiot publiczny będzie kierował korespondencję do podmiotu niebędącego podmiotem publicznym na adres do doręczeń elektronicznych – jedynie jeśli odbiorca taki adres posiada. Jeśli odbiorca nie będzie posiadał adresu do doręczeń elektronicznych, to korespondencja może być kierowana w dotychczasowy sposób, tj. zgodnie z przepisami k.p.a. i ordynacji podatkowej w brzmieniu sprzed nowelizacji. W przypadku więc braku adresu do doręczeń elektronicznych korespondencja będzie kierowana przez operatora pocztowego, chyba że jest to odpowiedź na wniosek złożony przez ePUAP – w takim przypadku korespondencja będzie kierowana przez ePUAP.
Adres do doręczeń elektronicznych (ADE)
Od 1 stycznia 2025 r. przedstawiciele zawodów zaufania publicznego, w tym i radcowie prawni, będą zobowiązani do posiadania adresu do doręczeń elektronicznych (ADE). Posiadanie przez radcę prawnego adresu do doręczeń elektronicznych (ADE) daje możliwość przesłania mu rejestrowanej korespondencji elektronicznej (odpowiednik listu poleconego ze zwrotnym poświadczeniem odbioru) oraz jednoznacznie identyfikuje nadawcę i adresata korespondencji. ADE nadawany jest przez Ministra Cyfryzacji i przypisany do publicznej albo kwalifikowanej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego. Po uzyskaniu ADE radca prawny uzyskuje także skrzynkę do doręczeń elektronicznych. Adres wpisywany jest do rejestru państwowego, tzw. Bazy Adresów Elektronicznych (BAE). Adres do doręczeń elektronicznych można uzyskać na podstawie: wypełnionego wniosku o założenie adresu do
e-Doręczeń lub automatycznie poprzez wpis lub aktualizację danych w rejestrach państwowych – Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEIDG) lub Krajowym Rejestrze Sądowym (KRS).
Aby utworzyć ADE i aktywować skrzynkę do doręczeń elektronicznych, należy wypełnić formularz elektroniczny na stronie https://edoreczenia.gov.pl[1]. Złożenie wniosku o utworzenie adresu i skrzynki do doręczeń elektronicznych wymaga posiadania: potwierdzonego konta Profilu Zaufanego lub założonego konta w systemie ePUAP. ADE nie jest przydzielany automatycznie, wniosek wymaga akceptacji przez pracownika Centrum Obsługi Informatycznej.
Należy podkreślić, że adres do doręczeń elektronicznych to nie jest adres mailowy wskazywany przy rejestracji ani inny adres mailowy w potocznym rozumieniu. ADE jest ciągiem znaków przeznaczonym do realizacji usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego. Przykładowy ADE: AE:PL-12345-67890-ABCDE-12. Na adres mailowy wskazany przy rejestracji będą natomiast przesyłane zawiadomienia o umieszczeniu w skrzynce odbiorczej korespondencji przesyłanej do adresata.
Czy będzie okres przejściowy?
Do 1 stycznia 2025 r. radcowie prawni i inne osoby wykonujące wymienione w ustawie zawody zaufania publicznego mają obowiązek założenia adresu do doręczeń elektronicznych oraz aktywacji skrzynki do doręczeń elektronicznych. Od chwili zarejestrowania adresu w bazie adresów elektronicznych korespondencja z organów publicznych przekazywana będzie radcy prawnemu w formie elektronicznej z użyciem publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego (PURDE). W przypadku braku założenia przez radcę prawnego adresu do doręczeń elektronicznych organ publiczny będzie doręczał korespondencję listownie lub z użyciem publicznej usługi hybrydowej (PUH). Radca prawny, wysyłając korespondencję do organu publicznego, będzie mógł korzystać z PURDE. W przypadku konieczności doręczenia innemu podmiotowi niż publiczny radca prawny będzie mógł korzystać z kwalifikowanej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego, świadczonej odpłatnie przez podmioty komercyjne.
Projektowane jest jednak wprowadzenie do końca 2025 r. okresu przejściowego umożliwiającego podmiotom publicznym dostosowanie swoich systemów do usługi doręczenia elektronicznego. Nie jest jeszcze wiadome, czy w związku z wprowadzeniem okresu przejściowego nie zostanie przesunięty w czasie także obowiązek posiadania przez radców prawnych adresu do doręczeń elektronicznych.
[1]Jak założyć skrzynkę do e-Doręczeń? – praktyczny poradnik na s. 34‒35.
