Doręczenia elektroniczne w postępowaniu cywilnym

Rozmowa z sędzią Sądu Okręgowego we Wrocławiu Grzegorzem Karasiem, Pełnomocnikiem Zastępcy Koordynatora Krajowego ds. wdrażania systemów informatycznych w Sądzie Okręgowym we Wrocławiu.

Panie sędzio, na co dzień rozwiązuje pan problemy praktyczne związane z reformą postępowania cywilnego. Nowe zasady dokonywania doręczeń pism sądowych profesjonalnym pełnomocnikom za pośrednictwem Portalu Informacyjnego budzą liczne wątpliwości. Okazuje się, że w sądach są różne praktyki. Ciężar tego zamieszania spada na pełnomocników. Co można im radzić?

Niestety, sądownictwo nie może doczekać się systemu doręczeń elektronicznych z prawdziwego zdarzenia. Od lat mamy przepisy umożliwiające dokonywanie takich doręczeń przez sąd oraz wysyłanie przez strony pism drogą elektroniczną do sądów, czyli dwustronną komunikację elektroniczną między sądem i pełnomocnikiem. Przepisy są, lecz systemu nie ma. Przez wiele lat prowadzono prace w celu stworzenia Elektronicznego Biura Podawczego, lecz do dziś go brak. Ministerstwo Sprawiedliwości zdecydowało się na rozwiązanie umożliwiające komunikację jednostronną i doręczanie pism sądowych pełnomocnikowi poprzez portal. Portal Informacyjny jest systemem nowoczesnym, przystosowanym do doręczeń elektronicznych dokonywanych pełnomocnikom zawodowym, jednak pełnomocnicy w dalszym ciągu nie mogą wysłać pism procesowych do sądu elektronicznie. Decyzja o wprowadzeniu doręczeń elektronicznych przez portal jest rozwiązaniem słusznym, lecz połowicznym. Dla zapewnienia prawidłowego funkcjonowania sądów niezbędne jest wprowadzenie akt elektronicznych i pełnej dwustronnej komunikacji elektronicznej z pełnomocnikami. Takie rozwiązania stosowane są powszechnie w Europie i na świecie i nie są to ?Himalaje informatyki?. Administracja ma akta elektroniczne, elektroniczny obieg dokumentów i możliwość dwustronnej komunikacji elektronicznej, sądy takich udogodnień nie mają.

W stanie epidemii i konieczności ograniczenia kontaktów osobistych wprowadzenie doręczeń elektronicznych poprzez publikację pism sądowych w portalu to idea dobra, lecz wykonanie słabsze. Bardzo krótkie, 14-dniowe vacatio legis, praktycznie uniemożliwiające modyfikację portalu oraz brak nowelizacji Zarządzenia o biurowości i Regulaminu urzędowania sądów spowodowały problemy. W tej sytuacji prezesi sądów wydawali zarządzenia określające sposób doręczeń przez publikacje w portalu, co spowodowało różną praktykę w różnych sądach. Brak jednolitych zasad w całej Polsce jest dużym problemem.

Sytuację poprawi opracowywana obecnie modyfikacja portalu polegająca na utworzeniu tzw. modułu doręczeń. Pozwoli ona na dokonywanie doręczeń pism konkretnemu pełnomocnikowi oraz ułatwi korzystanie z portalu poprzez wprowadzenie funkcjonalności dedykowanej doręczeniom pism sądowych.

Czy pismo zamieszczone w portalu wywoła skutek doręczenia dla pełnomocnika, który nie ma utworzonego konta w portalu?

Ustawodawca nie wprowadził jednoznacznych przepisów zobowiązujących pełnomocników do założenia konta w portalu. Nie oznacza to jednak, że pełnomocnik takiego obowiązku nie ma. Wskazanie w art. 15 zzs⁹ ust. 2 ustawy z 2 marca 2020 r. (wprowadzonego ustawą z 28 maja 2021 r.) obowiązku doręczania przez portal pełnomocnikom pism sądowych wprowadza konieczność posiadania przez nich kont w portalu. Tym samym ustawa ta nałożyła na pełnomocników obowiązek posiadania konta i uzyskania dostępu do spraw w portalu. Sąd ma obowiązek doręczania pism przez portal, co pociąga za sobą obowiązek posiadania przez pełnomocników konta. Mogą oczywiście zdarzyć się sytuacje, gdy pełnomocnik nie otrzymał automatycznego dostępu do sprawy i złoży stosowny wniosek, a sąd opóźnia się z nadaniem dostępu, w takim wypadku moim zdaniem do czasu udzielenia dostępu pełnomocnikowi terminy nie powinny biec lub sąd powinien powstrzymać się z publikacją pism w portalu.

Czy brak dostępu do sprawy wynikający z błędu po stronie sądu (np. błędnie wpisany numer PESEL) może uzasadniać przywrócenie terminu?

Dla mnie oczywiste jest, że błędne działanie sądu nie może nieść za sobą niekorzystnych skutków dla strony lub pełnomocnika. Błąd po stronie sądu z całą pewnością może uzasadniać wniosek o przywrócenie terminu uchybionego przez pełnomocnika.

Jak należy rozumieć pojęcie zapoznania się przez odbiorcę z pismem umieszczonym w portalu? Samo zalogowanie się do portalu czy ?odkliknięcie? lub pobranie danego pisma?

Ustawodawca, wprowadzając art. 15 zzs⁹, zmienił filozofię doręczania pism sądowych. Mimo użycia określenia ?doręczenie? mamy do czynienia z udostępnieniem, skutkującym doręczeniem w chwili zapoznana się przez pełnomocnika z pismem sądowym lub upływem 14 dni od udostępnienia pisma. Samo zalogowanie się do portalu nie powoduje skutku w postaci doręczenia pisma. Do wywołania tego skutku konieczne jest pobranie pisma kierowanego do pełnomocnika. Dopiero faktyczne pobranie pisma będzie skutkowało jego doręczeniem pełnomocnikowi. Trwają bardzo intensywne prace nad modyfikacją portalu i mam nadzieję, że z końcem września zostanie wprowadzony moduł ?doręczenia?, za pomocą którego sąd będzie mógł kierować pisma sądowe do pełnomocników będących adresatami pisma. 

A co ze skutkiem doręczenia w sytuacji odczytania pisma za pomocą subkonta, np. przez pracownika kancelarii?

Pełnomocnik może upoważnić inną osobę do dostępu do dokumentów w portalu (również w konkretnych sprawach, a nie do konta jako całości). Tym samym w razie odbioru pisma przez osobę działającą w imieniu adresata, to jest z subkonta, należy przyjąć, że zaistniało skuteczne doręczenie poprzez odczyt pisma przez osobę upoważnioną.

Czy pisma będą zamieszczane w portalu w dni ustawowo wolne od pracy? Jaką wówczas datę należy uznać za datę publikacji?

Dane z systemów biurowych wszystkich sądów są przesyłane do portalu po godzinach pracy sądów. Pisma sądowe publikowane są więc także w soboty. Nie powoduje to jednak negatywnych skutków dla pełnomocnika, jeżeli bowiem pełnomocnik pobierze pismo, to terminy procesowe biegną od tego dnia. Jeżeli pismo zostanie opublikowane w sobotę, a pełnomocnik nie odbierze pisma i 14-dniowy termin zakończy się w sobotę, to termin ten jest przedłużony do poniedziałku. Jeżeli pełnomocnik odbierze pismo w sobotę lub niedzielę, to będzie to jego decyzja, tak samo, jak ewentualny odbiór pisma awizowanego w urzędzie pocztowym czynnym w sobotę lub niedzielę. Nie narusza praw pełnomocników również rozpoczęcie biegu terminu 14 dni w sobotę lub niedzielę. Termin ten bieg rozpocznie, niemniej jednak zgodnie z art. 115 k.c. zakończy się nie w sobotę lub niedzielę, lecz w pierwszy dzień roboczy po nich przypadający. Rozpoczęcie biegu terminu 14 dni w sobotę lub dzień ustawowo wolny od pracy albo też odbiór pisma w taki dzień wydłuża w istocie czas pełnomocnikowi, nie może być zatem uznany za naruszający jego prawa czy też ograniczający prawo do obrony. Przy odbiorze pisma w sobotę termin przesunie się na poniedziałek, a zatem faktycznie wyniesie 9 dni.

Jaką datę należy uznać za datę doręczenia, jeżeli pismo sądowe zostanie doręczone przez portal i przez pocztę?

Pierwszeństwo ma doręczenie pocztowe, ponieważ dokonywane jest ono na zarządzenie przewodniczącego. Wówczas umieszczenie pisma w portalu ma charakter informacyjny i nie pociąga skutku doręczenia.

Jak będą publikowane w portalu i doręczane orzeczenia wraz z uzasadnieniem sporządzane na wniosek jednej strony postępowania, zobowiązania sądu kierowane wyłącznie do jednej strony czy też odpowiedzi na wnioski złożone tylko przez jedną stronę?

Do konsultacji skierowany został projekt zmiany Zarządzenia o biurowości, które rozstrzygnie ten problem, bowiem w portalu należy publikować scalony dokument zawierający orzeczenie wraz z uzasadnieniem i od daty zapoznania się przez pełnomocnika z takim dokumentem rozpocznie się bieg terminu do złożenia zażalenia/apelacji. Obecnie z orzeczeniem wraz z uzasadnieniem mogą zapoznać się pełnomocnicy obu stron, ale oczywiste jest, że uprawnienie do złożenia zażalenia/apelacji przysługiwać będzie jedynie pełnomocnikowi, który złożył wniosek o uzasadnienie. Po wprowadzeniu modyfikacji i wdrożeniu tzw. modułu doręczeń pisma kierowane wyłącznie do jednego pełnomocnika będą widoczne tylko dla adresata i tylko on będzie mógł się z nimi zapoznać.

Czy sądy będą z automatu udzielać dostępu pełnomocnikowi do danej sprawy, czy konieczne będzie każdorazowe złożenie wniosku?

W sytuacji, gdy sekretariat wprowadzi do systemu numer PESEL pełnomocnika, uzyskuje on automatyczny dostęp do sprawy. Problem powstaje, gdy pełnomocnik, zgłaszając się do sprawy, nie poda numeru PESEL. Niestety Ministerstwo Sprawiedliwości nie zmieniło Zarządzenia o biurowości i nie wprowadziło obowiązku ustalenia numeru PESEL i wpisania go do systemu. Obowiązek taki na sekretariaty nakładany jest często przez prezesów sądów, przykładowo Prezes Sądu Okręgowego we Wrocławiu zarządzeniem nakazał sekretariatom ustalenie numeru PESEL pełnomocnika w systemie ROBUS na podstawie wpisu na listę radców prawnych
i wpisanie tak ustalonego numeru do systemu biurowego, co powoduje automatyczne udostępnienie danych o sprawie pełnomocnikowi. Brak wpisu na listę, zawieszenie lub wykreślenie pełnomocnika z listy radców powoduje automatyczne odebranie dostępu do wszystkich spraw prowadzonych w portalu. Dla sprawnego nadawania dostępu konieczne jest więc podanie co najmniej numeru wpisu na listę radców. Jeżeli pełnomocnik go nie poda, to pracownik sekretariatu sprawdza pełnomocnika na ogólnopolskiej liście radców prawnych dostępnej w internecie i weryfikuje jego dane telefonicznie lub e-mailowo. Jest to rozwiązanie modelowe, które nie zostało niestety wprowadzone w całej Polsce.

Czy pełnomocnicy będą powiadamiani e-mailowo o zamieszczeniu pisma w portalu?

Tak, są i będą informowani e-mailowo o umieszczeniu pisma w portalu. Po modyfikacji systemu i wprowadzeniu modułu do doręczeń pełnomocnicy będą e-mailowo informowani o tym, że w portalu umieszczono pismo z obowiązkiem jego pobrania.

Czy doręczenie radcy prawnemu może odbywać się poprzez subkonto przyporządkowane do konta podmiotu, na rzecz którego świadczy on pomoc prawną?

Uważam, że utworzenie subkonta jest równoznaczne z udzieleniem pełnomocnictwa do odbierania pism sądowych w portalu. Odmienna interpretacja powodowałaby nadużycia procesowe, bowiem pełnomocnicy zakładaliby subkonta pracownikowi tylko po to, by móc zapoznać się z treścią pisma bez rozpoczęcia terminu procesowego i następnie czekać 14 dni aż nastąpi skutek doręczenia.

Czy tytuły zabezpieczające będą doręczane tradycyjnie?

Postanowienia o zabezpieczeniu z uwagi na specyficzny charakter powinny być doręczane przez pocztę, aby wykluczyć możliwość zapoznania się z treścią postanowienia przez zobowiązanego. Chodzi przecież o to, by to postanowienie zaskoczyło dłużnika i uniemożliwiło mu wyprowadzenie majątku i unikanie odpowiedzialności.

Jakie pisma sądowe podlegają doręczeniu przez portal? Czy takie doręczenia obejmują również postępowanie rejestrowe, wieczystoksięgowe, w sprawach nieletnich (gdzie stosuje się k.p.c.)?

Wszystkie pisma mogą być doręczane przez publikację w portalu, za wyjątkiem tych pism, od doręczenia których przez portal odstąpił przewodniczący. Pisma doręczane przez portal są doręczeniami elektronicznymi, zatem w myśl § 31 ust. 5 Zarządzenia o biurowości pisma takie nie muszą zawierać podpisu ani pieczęci sądu. Nie będą natomiast doręczane pisma złożone przez strony, jak i załączniki do tych pism. W postępowaniach rejestrowych, wieczystoksięgowych i EPU nie ma portalu, bowiem postępowania te mają własne systemy teleinformatyczne i doręczenia dokonywane są za ich pośrednictwem.

Jeśli z uwagi na charakter sprawy zostanie wydane zarządzenie o doręczeniu ?na papierze?, jak pełnomocnik się o tym dowie?

Obecnie w wielu sądach prezesi wydali zarządzenia zobowiązujące sekretariaty sądowe do publikowania zarządzeń o sposobie doręczenia pisma sądowego oraz umieszczania klauzul informacyjnych jednoznacznie określających sposób doręczenia pisma. Projektowana zmiana Zarządzenia o biurowości przewiduje, że treść zarządzenia przewodniczącego o odstąpieniu od doręczenia pisma za pośrednictwem systemu teleinformatycznego udostępnia się wraz z tym pismem w formie scalonego pliku. Pełnomocnik otrzyma jednoznaczną informację o formie doręczenia. 

Zdarza się, że mimo złożenia wniosku sądy podłączają pełnomocnika do spraw z opóźnieniem?

Czasami zdarzają się problemy techniczne, ale są to sytuacje wyjątkowe. Mam nadzieję, że modyfikacja systemu poprawi jakość pracy portalu i profesjonalni pełnomocnicy będą mieli mniej problemów, czego im na koniec życzę.

Rozmawiała Wiesława Moczydłowska