Radca prawny, wykonując kopię dokumentu publicznego, np. dowodu osobistego, prawa jazdy czy aktów stanu cywilnego, dla celów udzielenia pomocy prawnej, zawsze musi rozważyć, czy ma ona cechy autentyczności. Ta kwestia rozstrzyga bowiem o potrzebie zastosowania lub nie, oprócz RODO, także przepisów ustawy z 22 listopada 2018 r. o dokumentach publicznych.
W praktyce każdego fachowego pełnomocnika zachodzi niekiedy potrzeba skopiowania różnego rodzaju dokumentów, w tym m.in. dowodu osobistego, paszportu, aktu stanu cywilnego, prawa jazdy itp. Od dnia wejścia w życie rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych), zwanego dalej ?RODO?, kopiowanie jako forma przetwarzania danych osobowych zostało prawnie uregulowane w całej Unii Europejskiej. Polski ustawodawca zdecydował się jednak na jej uszczegółowienie, co nastąpiło 12 lipca 2019 r., kiedy weszła w życie ustawa z 22 listopada 2018 r. o dokumentach publicznych (Dz.U.2019.53.), zwana dalej ?u.d.p.?
Nowa ochrona dokumentów publicznych
Artykuł 1 ust. 2 u.d.p. wprowadza system bezpieczeństwa dokumentów publicznych, który obejmuje projektowanie, wytwarzanie, przechowywanie oraz weryfikację autentyczności dokumentów publicznych, a także inicjowanie zmian zabezpieczeń dokumentów publicznych przed fałszerstwem w oparciu o analizę przypadków fałszerstw tych dokumentów, podnoszenie poziomu edukacji w zakresie wiedzy o bezpieczeństwie dokumentów publicznych oraz współpracę z międzynarodowymi instytucjami i organizacjami zajmującymi się bezpieczeństwem dokumentów publicznych.
Artykuł 2 ust. 1 u.d.p. zawiera definicje ustawowe m.in. pojęć dokument publiczny i replika dokumentu publicznego. Zgodnie z art. 2 ust. 1 pkt 2 u.d.p. dokumentem publicznym jest dokument, który służy do identyfikacji osób, rzeczy lub potwierdza stan prawny bądź prawa osób posługujących się takim dokumentem, zabezpieczony przed fałszerstwem i: a) wytwarzany według wzoru określonego w przepisach prawa powszechnie obowiązującego albo b) którego wzór graficzny i forma zostały zatwierdzone przez podmiot realizujący zadania publiczne uprawniony na podstawie odrębnych przepisów i który jest zgodny z wymogami dla blankietu tego dokumentu określonymi w przepisach prawa powszechnie obowiązującego. Jak wynika z powyższej definicji, pojęciu dokumentu publicznego ustawodawca nadał bardzo szerokie ramy przedmiotowe. Artykuł 5 ust. 2?4 u.d.p. doprecyzowuje przytoczoną definicję, gdyż zawiera opis każdej z trzech kategorii dokumentów publicznych, które ustawodawca podzielił w oparciu o kryterium znaczenia dla bezpieczeństwa państwa. Przykłady dokumentów publicznych I kategorii to m.in. dowód osobisty, dokumenty paszportowe, prawo jazdy, akta stanu cywilnego. Natomiast dokumenty potwierdzające kwalifikacje zawodowe, w tym do wykonywania zawodu radcy prawnego, zostały zgodnie z art. 5 ust. 4 u.d.p. zakwalifikowane do kategorii III dokumentów publicznych, z wyjątkiem dokumentów dotyczących prawa wykonywania zawodu lekarza, prawa wykonywania zawodu lekarza dentysty oraz legitymacji służbowych, gdyż dokumenty te należą do I kategorii. Choć art. 5 ust. 4 u.d.p. nie posługuje się pojęciem legitymacji (np. radcy prawnego), wydaje się, że w zakresie, w jakim przepis ten dotyczy dokumentów potwierdzających kwalifikacje zawodowe, obejmuje także dokument w postaci legitymacji zawodowej. Jednak niezależnie od przynależności dokumentów do jednej z trzech kategorii zasady ich powielania są takie same. Trzeba natomiast zawsze zbadać, czy dany dokument mieści się w zamkniętym katalogu zawartym w art. 5 u.d.p. Artykuł 2 ust. 1 pkt 6 u.d.p. wskazuje, że repliką dokumentu publicznego jest odwzorowanie lub kopia wielkości od 75 do 120% oryginału o cechach autentyczności dokumentu publicznego lub blankietu dokumentu publicznego, z wyłączeniem kserokopii lub wydruku komputerowego dokumentu publicznego wykonanych do celów urzędowych, służbowych lub zawodowych określonych na podstawie odrębnych przepisów lub na użytek osoby, dla której dokument publiczny został wydany. Przepis ten nawiązuje do ochrony danych osobowych, określając sytuację, kiedy dopuszczalne jest wykonanie repliki dokumentu publicznego, jego kserokopii lub wydruku komputerowego. Ustawodawca zawęził pojęcie repliki dokumentu publicznego, wyłączając z jego zakresu kserokopie i wydruki komputerowe dokumentu publicznego pod warunkiem łącznego spełnienia dwóch przesłanek:
a) kserokopie lub wydruki zostały wykonane w celu urzędowym, służbowym, zawodowym lub na użytek osoby, dla której dokument publiczny został wydany,
b) cele wskazane w pkt a, poza użytkiem osoby, dla której dokument publiczny został wydany, zostały określone na podstawie odrębnych przepisów.
Rozróżnienie repliki dokumentu publicznego i jego kserokopii lub wydruku komputerowego jest istotne, gdyż zgodnie z art. 58 u.d.p. kto wytwarza, oferuje, zbywa lub przechowuje w celu zbycia replikę dokumentu publicznego, podlega grzywnie, karze ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do lat dwóch. Wykonanie kserokopii dokumentu publicznego może zatem stanowić przestępstwo. Trzeba jednak zwrócić uwagę, że wykonana kopia, aby stanowić replikę dokumentu publicznego w rozumieniu art. 2 ust. 1 pkt 6 u.d.p., a zatem aby być objęta dyspozycją art. 58 u.d.p., musi mieć cechy autentyczności dokumentu publicznego (np. kolorystyka, format) lub blankietu dokumentu publicznego. Ustawodawca, dążąc do ograniczenia zjawiska kopiowania dokumentów publicznych, powinien był doprecyzować tę kwestię, gdyż obecne rozwiązania prawne zawarte w u.d.p. prowadzą do wniosku, że możliwe jest niestety zaistnienie sytuacji, w której wykonanie kserokopii dokumentu publicznego pomimo niespełnienia wyżej wymienionych przesłanek ustawowych nie będzie podlegać penalizacji z uwagi na wykazanie przez sprawcę braku cech autentyczności kserokopii.
Dokumenty publiczne w praktyce radcy prawnego
Przekładając powyższe wywody na codzienną praktykę zawodową radcy prawnego, należy przede wszystkim zawsze rozstrzygnąć, czy wykonana kopia dokumentu publicznego ma cechy autentyczności i tym samym stanowi replikę w rozumieniu u.d.p. Jeśli tak, to trzeba ocenić, czy wykonanie repliki nastąpiło w celu urzędowym, służbowym, zawodowym. W przypadku wykonywania zawodu radcy prawnego cel zawodowy uprawniający do wykonania repliki został wskazany wprost w art. 6 ust. 3 ustawy z 6 lipca 1982 r. o radcach prawnych (Dz.U.2018.2115 ze zm.), zwanej dalej ?u.r.p.?, który zawiera prawo radcy prawnego do sporządzania poświadczeń odpisów dokumentów, nie ograniczając ich zakresu przedmiotowego. Granice te wyznacza potrzeba dokonania poświadczenia dokumentu dla potrzeb danej sprawy, co podlega ocenie radcy prawnego świadczącego usługę prawną. Pośrednio natomiast cel ten wskazano także w art. 6 ust. 1 u.r.p. odnoszącym się do świadczenia pomocy prawnej, co często wymaga wykonania kopii dokumentu, w tym niekiedy kopii stanowiącej replikę w rozumieniu u.d.p., np. w celu przechowania w aktach dla celów dalszych działań procesowych. Odmienna jest natomiast sytuacja, gdy radca prawny wykona kopię (np. ksero) dokumentu publicznego nieposiadającą cech autentyczności. W takiej sytuacji u.d.p. nie może znaleźć zastosowania z uwagi na niespełnienie dyspozycji art. 2 ust. 6 u.d.p., gdyż zachodzi brak cech autentyczności dokumentu publicznego. W obu przypadkach należy jednak przestrzegać RODO oraz właściwych przepisów krajowych regulujących przetwarzania danych osobowych, w szczególności art. 5a?5c u.r.p., gdyż zawsze w powyższych przypadkach radca prawny przetwarza te dane. Szczególne znaczenie mają w omawianym zakresie zasady ograniczenia celu i minimalizacji danych uregulowane odpowiednio w art. 5 ust. 1 lit. b i c RODO. Istotne znaczenie dla wykonywania repliki dokumentu publicznego mają, oprócz art. 6 u.r.p., przepisy procesowe, np. art. 126 § 1 pkt 5 w zw. z art. 128 k.p.c. lub art. 76a § 2 k.p.a. Przepisy te, przewidując wykonanie i złożenie odpisów załączników, a zatem często dokumentów stanowiących dokumenty publiczne w rozumieniu u.d.p., jak np. repliki lub kserokopie aktów stanu cywilnego, stanowią regulacje określające wyraźnie cel zawodowy ich wykonania w rozumieniu art. 2 ust. 1 pkt 6 u.d.p. Tym samym wykonanie repliki jest zgodne z u.d.p. Natomiast wykonanie odpisu załącznika w postaci kserokopii, a zatem kopii nieposiadającej cech autentyczności, nie będzie objęte u.d.p., a jedynie zasadami przetwarzania danych wynikających z RODO. Na marginesie warto zaznaczyć, że osobnym zagadnieniem pozostaje ocena prawidłowości wykonania odpisu w rozumieniu przepisów procesowych, a odrębnie należy dokonywać oceny repliki w kontekście u.d.p. i zasad RODO. Z powyższych uwag wypływa konkluzja, że radca prawny, wykonując kopię dokumentu publicznego dla celów udzielenia pomocy prawnej, zawsze musi rozważyć, czy ma ona cechy autentyczności. Ta kwestia rozstrzygnie bowiem o potrzebie zastosowania lub nie, oprócz RODO, także przepisów u.d.p.
