Zacznę nietypowo i osobiście – choć nie narzekam na rozwój swojej kancelarii, w pewnym sensie jest ona w jego najgorszym momencie. Przechodzi etap rozrostu z trójki do piątki członków załogi – to już ten moment, gdy jako ojciec założyciel nie mogę być wszędzie naraz, wiedzieć wszystkiego. I po prostu obieg informacji musi być oparty na czymś więcej niż tylko relacje ekipy. Innymi słowy – to jest ostatnia chwila na uratowanie się oprogramowaniem zewnętrznym do prowadzenia kancelarii. Raport Krajowej Izby Radców Prawnych z porównaniem takich programów spadł mi z nieba.
Choć to właśnie pierwsza niesprawiedliwość przy określaniu zawartości dokumentu „Programy do zarządzania kancelarią prawną. Jak wybrać i wdrożyć najlepszy program dla Twojej kancelarii?”, stworzonego przez Bartłomieja Majchrzaka i Ryszarda Sowińskiego oraz wspierające ich głosy autorytetów. To nie jest po prostu „porównanie” – nawet gdyby jakąś część dokumentu tak określić, to jest to powiedzmy kilkanaście stron z ponad 90. A w moim przypadku właśnie te pozostałe okazały się może nawet bardziej pożyteczne.
Jak uniknąć błędów?
Na przykład moich – kupienia programu i rezygnacji po płatnych trzech miesiącach. Albo próbnego kręcenia się przez pracownika bez celu po trzech innych. Raport wyjaśnia, jak powinien przebiegać proces wyboru oprogramowania. Co więcej – wcześniej można w nim poznać podpowiedzi programów „nieprawniczych”, mogących wspierać naszą pracę, w tym mocny gościnny nacisk na Office365 od Marty Czapik znanej jako Legalna Marta. A dla poszerzenia obrazu jeszcze bardziej – poznać kontekst trendów w technologii dla prawników oczami jej twórców i relację kancelaryjnego oprogramowania z AI.
„Wybór oprogramowania to dopiero początek. Prawdziwym wyzwaniem jest jego prawidłowe wdrożenie” – ten cytat z dokumentu jest zdecydowaną prawdą. Kto wie, czy więcej potencjalnych błędów do uniknięcia nie dzieje się właśnie teraz, a nie wcześniej przy wybieraniu. Takie odniosłem wrażenie także przy odpowiedziach poszczególnych firm na pytanie o zagrożenia wdrożeń – ale o tym później. „Programy do zarządzania kancelarią prawną. Jak wybrać i wdrożyć najlepszy program dla Twojej kancelarii?” odpowiada na szczęście w bardzo precyzyjnych krokach, jak uczynić wdrażanie bezbolesnym.
Podsumowując na ten moment – na pierwszy rzut oka można by uznać, że o programach jako takich mówi się przecież w raporcie tylko w drugiej połowie. Dla mnie jednak ta już tutaj omówiona pierwsza okazała się cenniejsza i jestem przekonany, że będzie tak dla sporej puli odbiorców. Zamiast rzucać się na głęboką wodę porównań narzędzie po narzędziu – ustalmy sami ze sobą ich kryteria, etapy i nasze „warunki” tych wewnętrznych negocjacji.
A z kim negocjować?
Przejdźmy jednak do części, w której pojawi się także druga strona do rozmów – czyli sprzedający oprogramowanie. A w przypadku dokumentu Bartłomieja Majchrzaka i Ryszarda Sowińskiego – szalenie często wręcz ich twórcy. Docenienia wymaga, że oddano im głos i pozwolono na samodzielną prezentację oferowanych rozwiązań, a jednak bez pola do marketingowego lania wody, bo w określonych pytaniami granicach.
W jakich krokach Majchrzak i Sowiński tego dokonali? Przede wszystkim: przeczesali rynek i „znaleźli” na nim 31 programów – ich pełna lista jest w raporcie. W razie potrzeby po kontakcie od jakiegoś „trzydziestego drugiego” dokument zostanie oczywiście uzupełniony – póki co nie spodziewałbym się tego, lista wydaje się bardzo skrupulatnie przyrządzona i kompletna.
Każde z narzędzi (a właściwie zapewne stojący za nimi ludzie, to jeszcze nie ten etap sztucznej inteligencji) otrzymało te same pytania z intencją umieszczenia odpowiedzi w omawianym przeze mnie pliku. A producenci 19 skorzystali z tej możliwości – choć przy zasłużonej popularności raportu aż kusi, by użyć słowa „okazji”. Pytania były o:
- wyróżnik produktu i firmy,
- przykład wdrożenia i koszty dla jednej osoby, pięciu i 30 osób,
- integracje i nowe funkcje,
- bardzo ciekawe – klientów!,
- trzy rady odnośnie do wdrożenia i najczęstszych błędów.
To właśnie te ostatnie pytania przenikają się z pierwszą połową raportu, o czym wspomniałem wcześniej. I są równie cenne. A pozostałe z kolei najbardziej przydatne do bezpośrednich porównań – „co za ile” czy „kto używa”.
To nie wszystko
„Pandemia COVID-19 upowszechniła pracę zdalną, a rozwój nowoczesnych technologii, zwłaszcza sztucznej inteligencji, otworzył nowe możliwości optymalizacji pracy prawników” – to zdanie Prezesa Włodzimierza Chróścika ze wstępu raportu trafnie wskazuje nagłość zmian technicznych, z którymi przy wyborach oprogramowania będziemy się stykać. Dlatego zachęcam, by potraktować dokument jako uniwersalny – to nie tak, że za rok się zestarzeje i zdezaktualizuje. Uwzględnia kryteria i zjawiska, które będą evergreenami przy decyzjach tego typu.
Prócz wspomnianych wcześniej warto wymienić odwieczne pytanie, co do czego dostosować – program do istniejących procedur czy procedury do programu? A przede wszystkim fakt, że po lekturze raportu będziemy już umieli na nie odpowiedzieć – podobnie jak na te podniesione dzięki wkładowi odpowiedzialnej za doradztwo w obszarze HR i organizacji Agnieszce Borskiej.
Z kolei gościnny udział Bartosza Hetmańskiego ułatwi analizę i wybór między trzymaniem danych u siebie na serwerze a w chmurze, między innymi rozprawiając się z częstym myśleniem, że pod kątem RODO drugie z tych rozwiązań zawsze i bez żadnych wątpliwości jest gorsze. A skoro o unijnej regulacji o danych osobowych mowa – dokument uwzględnia oczywiście również ten aspekt i to ponownie przy wsparciu autorytetu twórcy spoza głównego duetu autorów – Rafała Surowego.
Podsumowanie
To mogłaby być uwaga na marginesie, ale w rzeczywistości jest bardziej odczuwalna, niż wiele osób chciałoby przyznać. Raport jest bardzo przejrzysty, czytelny i po prostu bardzo ładnie „podany”. Widać, że także na Legal Design znalazło się w nim miejsce.
Na koniec garść statystyk – oczywiście także z dokumentu. Praktycznie co trzecie wdrożenie narzędzia do obsługi kancelarii kończy się niepowodzeniem – to na przykład moja historia. Świetnie byłoby oszczędzić jej czytelnikowi tak, by wraz ze mną dołączył do 29% korzystających z oprogramowania. Ja decyzję już podjąłem i raport wydatnie w tym pomógł. Ulga!
