Ciągłe zmiany procedury cywilnej dokonywane w latach 2019–2024 spowodowały, że nawet uważny pełnomocnik śledzący na bieżąco poczynania ustawodawcy może mieć problem z uniknięciem pułapek zastawionych przez ustawodawcę. Wielokrotne, często niespójne i nieprzemyślane zmiany k.p.c. powodują, że nie tylko pełnomocnicy, ale i sądy mają problem z właściwym odczytaniem intencji ustawodawcy i określeniem, jak należy zachować się w określonej sytuacji procesowej. Wszystkie nowelizacje w mniejszym lub większym stopniu dotyczyły postępowania dowodowego,
które jest najważniejszym elementem każdego postępowania sądowego.
Niniejsze opracowanie stanowi próbę zidentyfikowania pułapek postępowania dowodowego przez próbę rozwiązania problemów procesowych związanych z formą złożenia wniosku dowodowego i formą, w jakiej dowód z dokumentu może zostać przedłożony sądowi.
Wniosek dowodowy
Nie brnąc w naukowe definicje i dywagacje, najprościej rzecz ująwszy, postępowanie dowodowe jest procesem przekonania sądu do swoich racji. Aby przekonać sąd, pełnomocnik zgodnie z rozkładem ciężaru dowodowego (art. 6 k.c.) musi w odpowiednim czasie (ograniczonym prekluzją dowodową) przedstawić dowody, którymi dysponuje, lub zwrócić się do sądu o zarządzenie złożenia dowodów przez osoby, które są w ich posiadaniu. Aby sąd przeprowadził wnioskowany dowód, pełnomocnik musi złożyć wniosek dowodowy spełniający wymagania określone w art. 2351 k.p.c. We wniosku o przeprowadzenie dowodu strona jest obowiązana: oznaczyć dowód w sposób umożliwiający przeprowadzenie go oraz określić i wyszczególnić fakty, które mają zostać wykazane tym dowodem. Przy złożeniu wniosku dowodowego pojawiają się dwa problemy praktyczne: po pierwsze, w jakiej formie złożyć wniosek dowodowy, po drugie, w jakiej formie przedłożyć sądowi wnioskowane dowody tak, by zostały uznane za wiarygodne.
Forma wniosku dowodowego
Analizując pierwszy z problemów, podkreślić należy, że forma złożenia wniosku dowodowego została określona w art. 1281 k.p.c. Ten niezrozumiały i powszechnie krytykowany przepis stanowi, że „pismo wnoszone przez stronę zastępowaną przez adwokata, radcę prawnego, rzecznika patentowego albo Prokuratorię Generalną Rzeczypospolitej Polskiej powinno zawierać wyraźnie wyodrębnione oświadczenia, twierdzenia oraz wnioski, w tym dowodowe. Jeżeli pismo zawiera uzasadnienie, wnioski dowodowe, zgłoszone tylko w tym uzasadnieniu nie wywołują skutków, jakie ustawa wiąże ze złożeniem ich przez stronę”. Obecnie już nie sama treść pisma, lecz jego forma decydować może o negatywnych skutkach procesowych dla strony, w tym o nieskuteczności złożonych wniosków dowodowych. Główny problem związany z interpretacją tego przepisu wiąże się z odpowiedzią na pytanie: jak prawidłowo należy wyodrębnić w piśmie procesowym wnioski dowodowe, by sąd uznał je za skutecznie złożone. Co prawda w uzasadnieniu projektu ustawy wskazano, że postulowane jest, „aby w odniesieniu do stron zastępowanych przez profesjonalistów już we wstępnej części pisma (petitum) wskazywano wszelkie wnioski, w tym dowodowe”, jednak nie wyrażono tego w ustawie, wskazując jedynie, by były one „wyodrębnione”. Nie określono więc, w którym miejscu pisma owo wyodrębnienie ma nastąpić – czy na początku, czy na końcu pisma, czy może w przypisach. Największe kontrowersje budzi jednak, jaki skutek dla postępowania dowodowego będzie miał brak takiego wyodrębnienia. Niezachowanie formy pisma przewidzianej w art. 1281 k.p.c. może spowodować, że sąd rozpoznający sprawę w ogóle nie rozpozna złożonych w wadliwej formie wniosków dowodowych. Ustawodawca przewidział dla niewyodrębnionych wniosków dowodowych sankcję w postaci „nie wywoływania skutków”. Skutek tak określony wywołuje duże kontrowersje, bowiem ustawodawca nie określił, co oznacza owo „nie wywoływanie skutków” – czy będzie to zignorowanie wniosków dowodowych przez sąd bez informowania o tym stron, czy też sąd postanowieniem pominie dowody wskazane jedynie w uzasadnieniu pisma. Niezależnie od tego, jak sąd zareaguje na wadliwie sformułowany wniosek, skutkiem będzie brak możliwości dowiedzenia przez stronę swoich racji wobec zignorowania lub pominięcia wniosków dowodowych.
Forma dowodów składanych
przez pełnomocnika
Drugim problemem, na jaki w praktyce natykają się pełnomocnicy, jest forma, w jakiej dowody powinny zostać sądowi przestawione. Wynika to z anachronizmu przepisów k.p.c. i nienadążania ustawodawcy za szybko zmieniającą się rzeczywistością. Ostatnie zmiany procedury wskazują na odchodzenie ustawodawcy od osobowych źródeł dowodowych (przesłuchania świadków i stron) na korzyść dowodów z dokumentów w różnej ich formie. Należy przy tym przypomnieć, że zgodnie z art. 773 k.c. dokumentem jest nośnik informacji umożliwiający zapoznanie się z jej treścią. Dokumentem, jako nośnikiem informacji, może być nie tylko tradycyjny dokument papierowy, mogą nimi być np. nośniki informatyczne, takie jak twardy dysk komputera, serwer poczty elektronicznej, płyty CD, DVD, dysk przenośny, pendrive, dyskietka, płyta Blu-ray. Konstytutywną cechą dokumentu jest informacja, która może być oświadczeniem woli bądź wiedzy. Sam nośnik bez informacji nie jest dokumentem. Wprowadzenie w Kodeksie cywilnym definicji dokumentu doprowadziło do tego, że podpis nie stanowi konstytutywnego elementu dokumentu[1].
Konserwatywne podejście sądów do dokumentów innych niż pisemne i papierowe rodzi po stronie pełnomocników wiele dylematów: czy kserokopia może być pełnowartościowym dowodem w sprawie, jak złożyć dowód istniejący jedynie w postaci elektronicznej, jak prawidłowo wykazać złożenie oświadczenia woli przez jego podpisanie kwalifikowanym podpisem elektronicznym czy też jak przeprowadzić dowód z nagrania lub zdjęcia.
Kserokopia jako dowód w sprawie
Czy kserokopia dokumentu bez potwierdzenia jej przez pełnomocnika „za zgodność z oryginałem” może stanowić dowód w sprawie? Wiele sądów oddala powództwa z powodu nieudowodnienia roszczenia lub z powodu braku legitymacji procesowej czynnej (nawet wyrokami zaocznymi) tylko z tego powodu, że przedłożone dowody stanowiły jedynie kserokopie oryginalnych dokumentów. Kserokopia dokumentu (której nie nadano cech poświadczonego odpisu) w zasadzie nie jest dokumentem urzędowym ani prywatnym w dotychczasowym, procesowym rozumieniu tego pojęcia, ale po zmianie k.c. od dnia 8 września 2016 r. jest dokumentem zgodnym z normą art. 773 k.c., czyli wprost innym środkiem dowodowym zgodnym z art. 308 k.p.c., a będącym pośrednim dowodem istnienia dokumentu o określonej treści (podobnie, jak np. fotografia dokumentu). Niepoświadczona za zgodność z oryginałem kserokopia dokumentu jest w pełni dopuszczalnym dowodem dla czynienia ustaleń co do istnienia i treści samego dokumentu w sytuacjach, gdy z obiektywnych przyczyn faktycznych lub prawnych strona posługująca się tym środkiem dowodowym nie może definitywnie przedstawić samego oryginału dokumentu czy jego wiarygodnego odpisu[2].
Niepoświadczone kserokopie wprawdzie nie stanowią dowodów z dokumentów, o których mowa w art. 244 k.p.c. i art. 245 k.p.c., nie są jednak pozbawione mocy dowodowej, w rozumieniu art. 232 w zw. z art. 308 k.p.c. Dopóki strona przeciwna nie zakwestionuje ich, a sąd nie zażąda złożenia oryginałów dokumentów, stanowią one jeden ze środków dowodowych, przy których pomocy strona może udowodnić fakty istotne dla rozstrzygnięcia sprawy. Dowody te, jak każde inne, podlegają ocenie sądu na podstawie art. 233 k.p.c.[3]
Zatem złożenie jako dowód w sprawie kserokopii dokumentów nie pozbawia ich mocy dowodowej. Podobnie jak mocy dowodowej nie są pozostawione wydruki dokumentów zeskanowanych. Dopiero jeżeli strona przeciwna zakwestionuje ich prawdziwość lub prawidłowość odzwierciedlenia treści dokumentu oryginalnego w postaci kserokopii, pełnomocnik będzie zobowiązany do przedłożenia oryginału dokumentu (art. 129 § 1 k.p.c.) lub potwierdzonej za zgodność z oryginałem kserokopii dokumentu (art. 129 § 2 k.p.c.).
Dowód w postaci elektronicznej
Rozwój technologiczny spowodował, że coraz więcej dokumentów jest przygotowywanych, podpisywanych i przechowywanych jedynie w postaci elektronicznej. Przykładem jest dokumentacja księgowa (której prawie nikt nie prowadzi już w postaci papierowej) czy też dokumentacja bankowa. W tym zakresie należy odróżnić dokument w postaci elektronicznej (sporządzony lub przechowywany jako elektroniczny) od dokumentu w formie elektronicznej (podpisanego kwalifikowanym podpisem elektronicznym – art. 781 k.c.). Dokumenty w postaci elektronicznej mogą być złożone do akt sprawy w toczącym się postępowaniu cywilnym w trzech postaciach: jako elektroniczne nośniki informacji, na których są zapisane dane, jako wizualizacja na monitorze komputera (print screen) lub jako wydruk komputerowy.
Dokumenty w postaci elektronicznej mogą stanowić inny środek dowodowy, pozwalający na czynienie na ich podstawie ustaleń faktycznych. Nie wiąże się ono z domniemaniami, jakie towarzyszą dokumentom (244 k.p.c., art. 245 k.p.c.), jednakże świadczą one o istnieniu zapisu komputerowego określonej treści w chwili dokonywania wydruku[4]. Jednak jeżeli dokument został sporządzony pierwotnie i wyłącznie w postaci elektronicznej, to jego oryginał jest jedynie w tej formie. Aby dokument taki przedstawić jako dowód w sprawie, pełnomocnik może wykonać wydruk dokumentu elektronicznego i poświadczyć za zgodność z oryginałem. W sferze prawnej wydruk dokumentu elektronicznego nie różni się od kserokopii dokumentu papierowego. Zarówno jeden, jak i drugi mogą zostać przez pełnomocnika uwierzytelnione. W razie wątpliwości sądu co do wiarygodności takiego dokumentu pełnomocnik na żądanie sądu musi przedstawić elektroniczną wersję dokumentu czy to przez złożenie go na nośniku, czy to przez udzielenie dostępu do systemu elektronicznego, w którym dokument taki jest przechowywany. Należy tu także wskazać, że wydruk korespondencji mailowej jest dokumentem, o którym mowa w art. 773 k.c.[5] Pewnym utrudnieniem jest przedstawienie dokumentu elektronicznego zapisanego jako blockchain, ale to już temat na oddzielne opracowanie z uwagi na jego skomplikowany charakter[6].
Dokument w formie elektronicznej
W odróżnieniu od dokumentu w postaci elektronicznej (czyli jedynie utrwalonego w sposób elektroniczny) dokument w formie elektronicznej zawiera oświadczenie woli strony i jest opatrzony kwalifikowanym podpisem elektronicznym (art. 781 k.c.). Przedstawienie jako dowodu w procesie cywilnym dokumentu prywatnego podpisanego kwalifikowanym podpisem elektronicznym sprawia pełnomocnikom sporo kłopotów. Oświadczenia woli mają moc dowodową tylko wtedy, gdy można jednoznacznie określić, od kogo pochodzą. W przypadku dokumentów w formie elektronicznej określenie osoby składającej podpis może nastąpić wyłącznie poprzez weryfikację (walidację) podpisu elektronicznego w połączeniu z samym dokumentem. W praktyce sąd ma możliwość zweryfikowania podpisu elektronicznego jedynie w przypadku, gdy sam dokument zostanie złożony na nośniku elektronicznym lub gdy sądowi zostanie udzielony dostęp do systemu elektronicznego, w którym dokument taki jest przechowywany.
Jako że dokument elektroniczny nie ma formy materialnej, wątpliwości budzi także forma złożenia go do akt. Zasadą procesu jest jawność dla stron, każda z nich powinna mieć zapewniony równy dostęp do materiału zgromadzonego w sprawie. Nie zawsze przeciwnik procesowy dysponuje odpowiednim sprzętem technicznym, umożliwiającym dostęp zwłaszcza do dokumentu elektronicznego. Należy więc przyjąć, że pełnomocnik powinien złożyć wydruk komputerowy odzwierciedlający treść dokumentu w postaci elektronicznej. Pamiętać przy tym trzeba, że sam wydruk dokumentu elektronicznego podpisanego kwalifikowanym podpisem elektronicznym nie jest wiarygodnym dowodem, bowiem na wydruku znajduje się jedynie znak graficzny z adnotacją, że dokument został podpisany elektronicznie. Jest to utrudnienie, z którym można sobie w prosty sposób poradzić w praktyce. Pełnomocnik składający jako dowód w sprawie dokument sporządzony w formie elektronicznej, podpisany kwalifikowanym podpisem elektronicznym, powinien dokument taki otworzyć, kliknąć na okienko podpisu elektronicznego, wówczas pojawi się informacja, czy podpis jest aktualny i jaki podmiot gwarantuje jego autentyczność (innymi słowy, czy jest on kwalifikowany). Dokument w takiej postaci należy wydrukować i opatrzyć potwierdzeniem „za zgodność z oryginałem” – jest to bowiem obraz oryginalnego dokumentu w postaci elektronicznej z uwidocznionym i sprawdzonym podpisem, w swojej mocy zrównany z poświadczoną kserokopią dokumentu papierowego opatrzonego podpisem odręcznym.
W przypadku złożenia przez pełnomocnika takiego wydruku i powzięcia przez sąd wątpliwości co do skuteczności podpisu lub prawdziwości dokumentu w formie elektronicznej sąd zawsze może wezwać pełnomocnika do przedłożenia oryginału dokumentu. Jako że oryginał dokumentu jest jedynie w warstwie elektronicznej (niezmaterializowanej), przedstawienie oryginału dokumentu polegać będzie na złożeniu dokumentu elektronicznego na nośniku lub udzieleniu sądowi dostępu do systemu, w którym zapisany jest ten dokument.
Dowody z nagrań audio, wideo, zdjęć i innych dokumentów niezawierających tekstu
Zgodnie z art. 308 k.p.c. dowody z innych dokumentów niż wymienione w art. 2431 k.p.c. (czyli niezawierających tekstu umożliwiających ustalenie ich wystawców), w szczególności zawierających zapis obrazu, dźwięku albo obrazu i dźwięku, sąd przeprowadza, stosując odpowiednio przepisy o dowodzie z oględzin oraz o dowodzie z dokumentów. Przepis ten odnosi się zatem do tych dokumentów (w rozumieniu art. 773 k.c.), które jednak nie zawierają treści w postaci tekstu. Zaznaczyć należy, że oświadczenia woli i wiedzy są także sporządzane w inny niż pisemny sposób, a mianowicie przy użyciu nowoczesnych środków technicznych, najczęściej nagrania audio albo audiowizualnego. W przypadku takich dokumentów należy odpowiednio stosować przepisy o dowodzie z oględzin. Sądy są wyposażone w sprzęt komputerowy umożliwiający dokonanie oględzin dowodów (np. odtworzenia filmu czy nagrania audio), zatem pełnomocnik składający taki dowód powinien go złożyć na nośniku umożliwiającym jego odtworzenie w sądzie w powszechnie używanym formacie. Należy tutaj zwrócić uwagę, że technika deepfake (stosowana do łączenia i nakładania obrazów nieruchomych i ruchomych na obrazy lub filmy źródłowe przy użyciu AI) daje duże możliwości manipulacji obrazem i dźwiękiem. Uzyskane w ten sposób łudząco realistyczne obrazy lub dźwięki mogą prowadzić do fałszerstwa dowodu, o czym pełnomocnik, który dowód taki uzyskał od strony, może nie mieć pojęcia. Dlatego też w przypadku dowodu z nagrania audio, wideo lub ze zdjęcia konieczne jest zabezpieczenie oryginalnego nośnika, na którym pierwotnie dokument taki utrwalono, by można było przeprowadzić dowód z udziałem biegłego, który stwierdzi jego prawdziwość.
Podsumowanie
Zadaniem pełnomocnika w postępowaniu cywilnym jest prawidłowe sformułowanie wniosków dowodowych oraz prawidłowe przedłożenie wnioskowanych dowodów w sposób umożliwiający zapoznanie się z nimi przez sąd i pozostałe strony. Dowody mogą być składane w formie oryginałów dokumentów papierowych lub ich kserokopii z uwierzytelnieniem lub bez. Dokumenty w postaci elektronicznej i w formie elektronicznej wymagają od pełnomocnika zapewnienia dostępu sądu do oryginalnego zapisu, czy to na nośniku, czy to poprzez dostęp do systemu informatycznego, w którym dokument został zapisany. Niewątpliwie obowiązujące przepisy nie nadążają za zmieniającą się rzeczywistością i konieczne jest wprowadzenie ułatwień procesowych i dowodowych w zakresie coraz częściej występujących dokumentów elektronicznych.
[1] Wyrok Naczelnego Sądu Administracyjnego z dnia 26 stycznia 2021 r., II GSK 36/19.
[2] Wyrok Sądu Apelacyjnego w Lublinie z dnia 6 lipca 2022 r., I ACa 79/22.
[3] Wyrok Sądu Najwyższego z dnia 23 stycznia 2020 r., II PK 135/18; z dnia 25 listopada 2015 r., IV CSK 52/15.
[4] Wyrok Sądu Apelacyjnego w Katowicach z dnia 8 lutego 2019 r., I ACa 767/18; wyrok Sądu Apelacyjnego w Gdańsku z dnia 24 maja 2018 r.,
V ACa 392/17.
[5] Wyrok Sądu Apelacyjnego w Poznaniu z dnia 22 lutego 2022 r., I AGa 323/20.
[6] Szerzej na ten temat D. Szostek, Blockchain a prawo, CH Beck 2018.
