Wydatki ponoszone przez radczynię prawną z tytułu najmu mieszkania z innym najemcą w innym mieście w części, która przypada wyłącznie na nią, są kosztami uzyskania przychodów kancelarii prawnej. Taką korzystną interpretację wydały organy skarbowe. Jakie jeszcze wydatki może zaliczyć do kosztów radca prawny?
od rachunkowości i podatków
Fot. Archiwum W. Moczydłowskiej
O możliwości zaliczenia wydatku do kosztów podatkowych decydują czasem szczegóły, konkretne okoliczności danej sprawy. Wynajęcie lokalu na działalność gospodarczą nie budzi wątpliwości co do możliwości zaliczenia wydatków na najem do takich kosztów. Ale miała je jednak radczyni prawna, która na co dzień mieszka w miejscowości, nazwijmy ją A. Tutaj ma całe swoje centrum interesów życiowych i nie planuje na stałe wyprowadzać się z miasta.
Przedmiotem jej działalności są usługi prawne, świadczone w ramach wykonywania zawodu radcy prawnego. Wykonuje ona kompleksową obsługę prawną, polegającą m.in. na udzielaniu porad prawnych, sporządzaniu opinii prawnych, przygotowywaniu i analizie projektów umów oraz innych dokumentów, a także reprezentowaniu kontrahenta i jego klientów przed sądami, organami administracji publicznej i innymi instytucjami. Usługi te często wymagają jej osobistego stawiennictwa w siedzibie kontrahenta lub w miejscach prowadzenia spraw klientów, w tym podczas posiedzeń sądowych, rozpraw administracyjnych czy negocjacji handlowych.
Lokal tylko na cele mieszkalne
Radczyni była zmuszona poszukać potencjalnych klientów poza stałym miejscem zamieszkania i to się jej udało. Z obecnym kontrahentem prowadzącym swoją działalność w B zawarła umowę o świadczenie usług. Ze względu na fakt, że miejsce zamieszkania i obecne miejsce świadczenia usług są oddalone od siebie, codzienne dojazdy (nawet kilka razy w ciągu dnia – gdy wymaga tego kontrahent) są uciążliwe i kosztowne. Z tego powodu radczyni wynajęła mieszkanie w B, w którym będzie przebywała w czasie wzmożonej aktywności zawodowej związanej z podjętą współpracą. Przedmiotowy lokal, który radczyni wynajmuje, jest lokalem mieszkalnym. Nie będzie ona prowadzić w nim działalności gospodarczej, lecz jedynie użytkować go wyłącznie w celach mieszkaniowych w okresie opisanej aktywności zawodowej.
Mieszkanie to wynajmuje wspólnie ze współlokatorem. Umowa najmu została zawarta wspólnie przez obie osoby, które partycypują w kosztach najmu i opłat eksploatacyjnych w równych częściach. Takie rozwiązanie zostało przyjęte przez radczynię z uwagi na konieczność racjonalizacji wydatków ponoszonych w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą oraz ograniczenia kosztów związanych z najmem lokalu w większym mieście.
Radczyni złożyła wniosek o interpretację indywidualną, podkreślając, że jest zainteresowana zaliczeniem do kosztów uzyskania przychodu jedynie połowy uiszczanych opłat, tj. opłat, które przypadają na nią. Ponoszone opłaty za mieszkanie, w tym czynsz i opłaty za media, odpowiadają średnim stawkom rynkowym na tym obszarze. Najem mieszkania w B jest niezbędny jej zdaniem w celu umożliwienia uzyskiwania przychodu z działalności gospodarczej oraz świadczenia usług odpowiadających oczekiwaniom zleceniodawcy.
Najem pozwoli także zaoszczędzić czas oraz pieniądze potrzebne na podróże służbowe. Zapytała ona, czy w opisanych okolicznościach stanu faktycznego wydatki ponoszone przez nią z tytułu najmu mieszkania w części, która przypada wyłącznie na nią, są kosztami uzyskania przychodów w rozumieniu art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.
Jej zdaniem odpowiedź jest twierdząca. A Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w interpretacji z 3 marca 2026 r. przyznał podatniczce rację (0112-KDIL2-2.4011.109.2026.1.MG). Przypomniał, że dla kwalifikacji prawnej danego kosztu istotne znaczenie ma cel, w jakim został poniesiony. Wydatek zostanie uznany za koszt uzyskania przychodów, jeżeli między jego poniesieniem a powstaniem, zwiększeniem bądź też możliwością powstania przychodów istnieje związek przyczynowy.
Zatem warunkiem uznania wydatku poniesionego przez podatnika za koszt uzyskania przychodów jest łączne spełnienie następujących przesłanek:
- został poniesiony przez podatnika, tj. w ostatecznym rozrachunku musi on zostać pokryty z zasobów majątkowych podatnika (nie są kosztami uzyskania przychodów podatnika wydatki, które zostały poniesione na działalność podatnika przez osoby inne niż podatnik);
- jest definitywny (rzeczywisty), tj. wartość poniesionego wydatku nie została podatnikowi w jakikolwiek sposób zwrócona;
- pozostaje w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą;
- poniesiony został w celu uzyskania, zachowania lub zabezpieczenia przychodów lub może mieć wpływ na wielkość osiągniętych przychodów;
- został właściwie udokumentowany;
- nie może znajdować się w grupie wydatków, których zgodnie z art. 23 ust. 1 ww. ustawy nie uważa się za koszty uzyskania przychodów.
Dyrektor KIS stwierdził, że kosztami uzyskania przychodów są wszelkie racjonalne i gospodarczo uzasadnione wydatki związane z prowadzoną działalnością gospodarczą, których celem jest osiągnięcie, zabezpieczenie i zachowanie źródła przychodów, które nie są wymienione w art. 23 ust. 1 ustawy podatkowej. Koszty ponoszone przez podatnika należy oceniać pod kątem ich celowości, a więc dążenia do uzyskania przychodów.
Organ zauważył, że w sytuacji, gdy powodem wynajęcia mieszkania poza miejscowością, w której radczyni mieszka i na stałe przebywa – jest zwiększenie efektywności jej działalności oraz utrzymanie źródła przychodów i zdobycie nowych klientów, a wynajęte mieszkanie będzie pełnić wyłącznie funkcję związaną z działalnością gospodarczą i nie będzie miejscem prywatnego zamieszkania – to wydatki z tytułu najmu mieszkania (w tym czynsz i opłaty za media) w części, która przypada na nią – jako niemające charakteru wydatków osobistych – będą spełniać przesłanki określone w art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, a w konsekwencji mogą być kosztami uzyskania przychodów.
Konieczność dokumentowania wydatków
Dyrektor KIS zwrócił jednak uwagę na konieczność właściwego udokumentowania wskazanych we wniosku wydatków. Zaznaczył, że zgromadzone dowody nie mogą się ograniczać wyłącznie do dowodów wystawionych przez właściciela wynajmowanego mieszkania stwierdzających jedynie wysokość poniesionych przez nią wydatków z tytułu wynajmu mieszkania. Niezbędne jest bowiem posiadanie dowodów świadczących o wykonanych w ramach prowadzonej działalności gospodarczej usługach wymagających pobytu w miejscowości, w której radczyni wynajmie mieszkanie, umożliwiających w sposób bezsporny ustalenie związku przyczynowego poniesionych wydatków z uzyskanymi przychodami z prowadzonej działalności gospodarczej, a ponadto potwierdzających racjonalność ich poniesienia.
Podsumowując zatem, wydatki ponoszone przez radczynię prawną na wynajem w innej miejscowości mieszkania wykorzystywanego wyłącznie w związku z prowadzoną przez nią działalnością gospodarczą, obejmujące czynsz najmu oraz opłaty za media, mogą być kosztami uzyskania przychodów w prowadzonej przez nią działalności gospodarczej, mimo że w samym mieszkaniu radczyni działalności nie prowadzi.
Efekt nie musi być natychmiastowy
Argumenty przedstawione przez Dyrektora KIS mogą posłużyć przy ocenie możliwości uznania każdych innych wydatków za koszty podatkowe. W każdym przypadku powinny być ocenione te same warunki, przede wszystkim to, czy wydatek poniesiony został w celu uzyskania, zachowania lub zabezpieczenia przychodów lub może mieć wpływ na wielkość osiągniętych przychodów. Warto dodać, że organy skarbowe uznają, iż wydatki mogą być kosztem uzyskania przychodu, nawet jeśli ich efekt nie jest natychmiastowy.
W okresie wakacyjnym warto zwrócić uwagę na wydatki związane z przemieszczaniem się. Może się bowiem zdarzyć, że częściej wyjeżdżamy i przemieszczanie się między sądami, urzędami i siedzibami klientów może generować niemałe koszty. Wówczas, jeśli kancelaria posiada firmowe auto, wpisane do ewidencji środków trwałych, możliwe jest odliczenie wydatków na paliwo, ubezpieczenie, naprawy i serwis auta. Istnieje tu jednak ograniczenie do 75% wysokości poniesionych wydatków w przypadku auta używanego do celów mieszanych, czyli służbowych i prywatnych. Ograniczenie to dotyczy także odliczenia VAT. Alternatywą jest używanie prywatnego auta do celów służbowych i prowadzenie ewidencji przebiegu pojazdu, tzw. kilometrówki. Warto dodać, że koszty transportu publicznego, takiego jak taksówki, pociągi czy samoloty, także mogą być zaliczone do kosztów uzyskania przychodu, jeśli są związane z prowadzoną działalnością.
Jeśli chodzi o ubiór, to prawnik może ująć w koszty uzyskania przychodu ubiór z trwałym logo kancelarii. Koszt nabycia togi adwokackiej lub radcowskiej jest uznawany za koszt firmowy, ponieważ jest to element wymuszony przepisami prawa. Podobnie koszty związane z utrzymaniem stroju urzędowego, typu wydatki na czyszczenie chemiczne lub naprawę togi, również są kosztami uzyskania przychodów. Niestety radca prawny nie może zaliczyć do kosztów podatkowych wydatków na garnitur. Organy skarbowe nie są przychylne w tej kwestii. Radca prawny może też oczywiście zaliczyć do kosztów podatkowych wydatki na zakup literatury fachowej, kodeksów i komentarzy.
