TECHNOLOGIA – JAK WDRAŻAĆ, ŻEBY WDROŻYĆ?

0
Fot. Adobe Stock

Prędzej czy później wszyscy zetkniemy się z tym scenariuszem – któraś z technologii wpadnie w oko komuś decyzyjnemu i… choć po kilku miesiącach nikt z załogi nie chce przyznać tego faktu wprost, w praktyce rozwiązanie nie jest używane. Trudno ocenić, czy bardziej w tej sytuacji żal wydawanych na niestosowane rozwiązanie funduszy, czy nieświadomego lidera przekonanego o nowoczesności jego odcinka frontu. Czego zabrakło?

Tomasz Palak– radca prawny, prelegent, autor artykułów na http://tomaszpalak.pl i w prasie. Pięciokrotnie na podium konferencji I love marketing, występował również na Infoshare, TEDx Fuckup Nights
i w licznych innych wydarzeniach. Wykładowca WSB, WSAiB, WSEI i UTH

 

Albo raczej – co było przeszkodą? Bo może od przeszkód należałoby zacząć. Przecież bez rozpoznania „wroga” rozprawienie się z nim będzie znacznie trudniejsze.

Odległość

A może to narzędzie, które tak znakomicie rozwiązuje problem… rozprawia się z takim, którego akurat w naszej organizacji nie ma? Przykładowo być może podczas jakiejś konferencji czy legaltechowego wystąpienia partner kancelarii zachwycił się technologią usprawniającą wdrażanie RODO, czym po modzie na takie wdrożenia w 2018 r. jego kancelaria przestała się zajmować?

Wbrew pozorom nie jest to wcale najrzadszy scenariusz. Zwłaszcza w dużych firmach możliwe jest, że w międzyczasie ich rozrostu ojciec założyciel zdołał się oderwać od problemów na pierwszej linii frontu. Stąd paradoksalnie przed rozpoczęciem stosowania określonej technologii przez radcę prawnego zadanie w organizacji pytania: „czy my w ogóle tego potrzebujemy?”, może z góry pozbawić nas niepotrzebnych rozczarowań.

Z tym scenariuszem wiąże się też relacja między komórkami w organizacjach, gdzie często – w porównaniu
z działem marketingu, sprzedaży czy nawet kadr – mecenasi, delikatnie mówiąc, nie mają opinii liderów innowacyjności. Potwierdza to zresztą przykładowo raport Gartnera – impuls automatyzacji umów wychodził raczej od grup operacyjnych czy właśnie sprzedaży niż działów prawnych.

Realia

Pamiętam, jak podczas organizowanej przez Wolters Kluwer debaty technologicznej przy okazji konkursu Rising Stars miałem okazję wraz z r.pr. Marcinem Marutą zwrócić uwagę obiorców na znacznie w praktyce rzadsze od deklarowanego stosowanie technologii. Wstępnie próbowaliśmy diagnozować przyczyny tego stanu, rozbudowaliśmy też temat w ramach prowadzonego przeze mnie podcastu Krajowej Izby Radców Prawnych „Prawie prawniczo” – zapraszam do obu nagrań.

Z pewnością prócz już dotychczas przeze mnie wymienionych przebija się pewna obawa przed czymś nieznanym. Czasem podszyta niewyrażonym wprost strachem, że poprzez implementację danego narzędzia pracownik stanie się niepotrzebny. Zadaniem lidera wdrożenia jest zatem oswojenie narzędzia i przede wszystkim uspokojenie – odciążenie członka załogi z określonych zautomatyzowanych zadań powoduje danie mu więcej przestrzeni na pracę kreatywną, a nie zabranie całej pracy w ogóle.

Lider wdrożenia? Tak, przyda się taka osoba. Ten jeden człowiek bezpośrednio odpowiedzialny za tłumaczenie, oswajanie, rozwiewanie obaw czy nawet proste „musisz kliknąć tutaj”. W braku takiej osoby odpowiedzialność za narzędzie się rozmyje i z powodu braku odpowiedzialności i rozliczeń za efekt narzędzie się nie przyjmie. Samo się nie przyjmie? Chyba jednak ktoś mu w tym pomógł, a raczej – nie pomógł w przyjęciu.

Obawy

Większość prawników nie uważa swoich organizacji za bardzo dobrze przygotowane do radzenia sobie z rosnącym znaczeniem technologii prawniczej. Nie wziąłem tej oceny z mojego widzimisię – to odwrócenie badań Wolters Kluwer Future Ready Lawyer 2021, w których tylko 33% z nas uznało się za przygotowanych w tym stopniu.

Trudno się dziwić – z paru innych badań przykładowo wyłania się zawężające powiązanie pojęcia legal tech tylko jako rozumienie go jako podpisu elektronicznego. Z badania „5 Legal Technology Trends Changing In-House Legal Departments” wynika także, że wiodące w kontekście planów wdrożenia technologie dotyczą głównie sporządzania dokumentów czy automatyzacji procesów i workflow (kolejność może się nieznacznie różnić dla działów prawnych i kancelarii).

Trudno nie odnieść wrażenia, że w wielu przypadkach badani wybierali najprostsze do wskazania obszary – nie wiedzieli może o możliwościach legal tech w zakresie powiedzmy głosowań, analizy orzecznictwa czy wystawiania faktur. To nie przypadek, że w Future Ready Lawyer równa liczba osób (77%) jako najbardziej wpływające na prawników trendy w ciągu najbliższych trzech lat wskazała nie tylko rosnące znaczenie legal tech – lecz także „radzenie sobie ze wzrostem ilości i złożoności informacji”.

Wdrożenie

A zatem uświadomienie sobie, czy technologia jest nam potrzebna. Jeśli tak – przekonanie do tego wszystkich zainteresowanych członków organizacji. Nie ma nic smutniejszego niż podekscytowany pomysłem lider i dyskretne rozmowy załogi w kuchni, że „po co nam ten pomysł”
i „nic z tego nie będzie”. Istotne jest też zdawanie sobie sprawy z obaw, a nieraz po prostu strukturalnej „betonowości”,
i stworzenie kontrargumentów zawczasu, bez improwizacji podczas wdrożenia.

No i lider wdrożenia – a to nie wszystko. Potrzebne będzie jasne określenie momentu, w którym już nie wdrażamy, tylko wdrożyliśmy. Ocena bezpieczeństwa takich rozwiązań oraz tego, czy dysponujemy jakąś godną uwagi obsługą wdrożeniową od twórcy technologii.

Radzę też zaplanować określone zasoby i wprost zakomunikować, że w danym okresie część osób będzie pochłonięta wdrożeniem. Co więcej – nawet wprost powiedzieć, że spodziewamy się momentu bałaganu, z którego wyłonią się nowe porządki. Ważne jednak, by dla wszystkich – inicjatorów i „ofiar” zmian – jasne było, ile chaos potrwa i jaki jest jego cel. W przeciwnym wypadku nie spodziewałbym się sympatii dla nowego narzędzia, skoro pierwszy kontakt
z nim sprowadzał się do utrudniania pracy.

Jak zawsze samo narzucanie idei może okazać się przyjęte nieprzychylnie. Przy rozpracowaniu obaw, zaplanowaniu zasobów i posiadaniu harmonogramu poszczególnych kroków wdrożenie technologii nie przebiegnie może bez zamieszania i przeszkód, ale ma szansę być skuteczne. A to przecież najważniejsze.